Fakturapåminnelse sms: när det hjälper och hur du gör

Ett sms hjälper som en vänlig knuff ett par dagar efter förfallodagen, för kunden som bara glömde. Den formella påminnelsen, med eventuell avgift, hör hemma i faktureringsprogrammet. Zapiers Fortnox-app saknar trigger (händelse som startar ett flöde) för förfallna fakturor, så i Fortnox bygger du en kontroll som körs två gånger i veckan och skickar sms via 46elks.

Guiden är för dig som fakturerar i Fortnox och har kunder som svarar på sms bättre än på mejl. Du behåller kontrollen: sms:et går först när du godkänt det. Räkna med två till tre timmar. Använder du Spiris eller Bokio finns ingen färdig väg, och jag visar en enklare i ett avsnitt längre ned.

När ett sms hjälper

Det hjälper när kunden är en privatperson eller ett litet företag som missat fakturan, när mejlet hamnat i skräpposten eller när du vill att kunden ser beloppet och hur man betalar utan att leta. Det hjälper sämre vid tvist, mot stora företag där fakturan ligger i ett attestflöde, och mot kunder du ändå ringer. Använder du Fortnox Påminnelseservice får kunden redan påminnelser därifrån, och då ska sms:et inte komma ovanpå. Jag har inga siffror på hur mycket ett sms ger.

Det här behöver du

Fortnox med Fakturering. Kontrollera under Administrera integrationer om integrationslicensen redan ingår i ditt paket.
Zapier med betald plan, eftersom flödet har flera steg, filter och en loop. Zapiers prissida visar tvåstegsflöden på gratisplanen.
Ett konto hos 46elks, en svensk sms-leverantör med en egen app i Zapier, samma som i påminnelser före en bokning. Se deras prislista.
Mobilnummer på kundkorten. Fortnox kunduppgifter har fälten Phone1 och Phone2.
Ett Google Sheets-ark med kolumnerna Fakturanummer, Kund och Datum, som loggar vad du skickat.

Steg för steg

Skriv meddelandet och regeln först. Sms:et skickas en gång per faktura, en eller några dagar efter förfallodagen. Se avsnittet om tonen nedan.
Skapa en Zap med Schedule by Zapier och Every Week, tisdag och torsdag klockan 09. Det ger en naturlig fördröjning på en till fyra dagar utan datumräkning.
Lägg till Fortnox och åtgärden API Request, alltså ett eget anrop mot Fortnox. Använd metoden GET mot adressen api.fortnox.se/3/invoices?filter=unpaidoverdue. Fortnox beskriver filtret som alla fakturor som är obetalda och förfallna. Fältnamnen ser du i åtgärden. Du ska få en lista med fakturanummer, kundnummer och förfallodag, men kontrollera i testet vad som kommer med.
Lägg till Looping by Zapier och Create Loop From Line Items, som Zapier kallar en avancerad åtgärd. Då körs resten av stegen en gång per faktura. Det förutsätter att svaret från API Request kommer som en lista med fält. Kommer det som en enda textsträng behövs ett extra steg som delar upp den, och det har jag inte testat i ett konto.
Slå upp fakturanumret i arket med Google Sheets och Lookup Spreadsheet Row. Lägg ett filter som bara går vidare om raden inte finns. Det hindrar ett andra sms.
Hämta kunden med Fortnox Find Customer på kundnumret. Du ska få Phone1, Phone2 och kundkortets kommentarsfält.
Lägg ett filter: gå vidare bara om numret är ett mobilnummer (till exempel börjar på 07 eller +467) och kommentaren inte innehåller NOSMS. Det är din avregistrering, som du skriver in på kundkortet när någon ber om det.
Lägg till Formatter och gör om numret till internationellt format, +46 följt av numret utan inledande nolla och utan mellanslag. 46elks vill ha E.164.
Lägg till Request Approval under Human in the Loop. Du får en förfrågan och sms:et går bara vid godkännande. Kontrollera att funktionen ingår i din plan. Det är mitt villkor för att låta flödet kontakta dina kunder.
Lägg till 46elks och Send SMS. Under From anger du ett mobilnummer om kunden ska kunna svara, annars ett avsändarnamn på högst 11 tecken. Fyll i To och Message.
Avsluta med Google Sheets och Create Spreadsheet Row, så att fakturanummer, kund, datum och text loggas. Loggen är också ditt bevis på vad du skickat.

Utan Fortnox: Zapiers Visma eAccounting-app har triggers som New Sales Invoice men inget för förfallna fakturor. Zapiers Bokio-app har enligt appsidan inga triggers, och jag har inte kunnat bekräfta att sökningen Get All Invoices visar betalstatus, se Bokio-guiden. Skriv i stället fakturanummer och mobilnummer i arket när du själv ser att en faktura är förfallen, och låt en Zap med triggern för ny rad skicka sms:et. Rutinen för Spiris finns i Spiris-guiden och för Fortnox i Fortnox-guiden.

Så ska meddelandet se ut

Skriv kort, vänligt och utan hot. Säg vem du är, vilken faktura det gäller, att kunden kan bortse om den redan är betald, och hur man når dig. Lägg inget om avgift, ränta eller inkasso i sms:et, och inga erbjudanden. Ett sms är inte en låst brevlåda, så håll det fritt från känsliga detaljer.

Hej Anna! Vi ser inte betalningen av faktura 1234 (förföll 12/11). Redan betalt? Bortse då från detta. Frågor eller inga sms? Ring 070-000 00 00. /Ditt Företag

Ett sms rymmer 160 tecken. 46elks räknar 153 tecken per del när texten delas, och bara cirka 70 tecken om texten innehåller något utanför GSM-tecknen, som emoji. Undvik emoji.

Avgift, inkasso och avregistrering

Här återger jag vad källorna säger, jag ger inga råd. Enligt lagen om ersättning för inkassokostnader gäller ersättning för en skriftlig betalningspåminnelse om avtal om det träffats senast när skulden uppstod, och ersättningen ska vara skälig. Lagen sätter högsta belopp, så slå upp dem där. Inkassolagen säger att inkassoverksamhet ska bedrivas enligt god inkassosed, och den gäller enligt min läsning även egna fordringar som uppkommit i näringsverksamhet. Därför tar jag ingen avgift via sms. Kronofogden skriver att den som har ett krav kan ansöka om betalningsföreläggande.

Avregistrering: en påminnelse om en befintlig skuld är inte reklam, men Konsumentverket kräver godkännande för reklam via sms, se reglerna för sms-marknadsföring. Blanda därför aldrig in erbjudanden. IMY nämner avtal som rättslig grund när personen har ett avtal med dig. Tala om i sms:et hur man säger nej, och sluta skicka direkt. Svar når dig bara om du skickar från ett telefonnummer. Det här är inte redovisnings-, skatte- eller juridisk rådgivning. Din redovisningskonsult, Kronofogden, IMY och Konsumentverket avgör vad som gäller.

Så vet du att det fungerar

Byt först To till ditt eget nummer. Kör flödet i testläget och godkänn sms:et. Kontrollera att texten, namnet, fakturanumret och antalet delar stämmer och att en rad loggats. Kör sedan flödet igen: det ska inte skicka något nytt. Koppla på kundens nummer först efter det.

Vanliga fel

Samma sms två gånger. Loggfiltret saknas, eller så letar det i fel kolumn.
Numret har fel format. Sms:et avvisas. Rätta det före 46elks.
Kunden har redan betalat. Registrera betalningen i Fortnox först, och behåll godkännandesteget.
API Request fungerar inte. Integrationslicensen saknas eller behörigheten är fel.
Avsändarnamnet avvisas. Det får vara högst 11 tecken, A till Z och 0 till 9.

När du inte ska automatisera det här

Har du ett par förfallna fakturor i månaden är ett samtal eller ett eget sms bättre. Skicka inget obevakat. Hör kunden av sig med en tvist hör ärendet inte hemma i ett flöde. Zapier är en internationell tjänst, och namn och telefonnummer är personuppgifter, så läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland. Verktyget Fakturaflöde visar var din fakturering fastnar.

Källor

Vanliga frågor

Får jag ta ut påminnelseavgift när jag skickar sms?

Lagen om ersättning för inkassokostnader kräver att avgiften avtalats senast när skulden uppstod och att den är skälig. Jag tar ingen avgift via sms. Fråga din redovisningskonsult.

Måste kunden godkänna sms-påminnelser?

För reklam via sms krävs godkännande enligt Konsumentverket. En påminnelse om en befintlig faktura är inte reklam, men lägg aldrig in erbjudanden i den.

Hur gör jag så att kunden kan svara?

Skicka från ett telefonnummer i stället för ett avsändarnamn, enligt 46elks. Då kan svaren komma till numret.

Kan Zapier skicka sms direkt från Visma eller Bokio?

Zapiers Visma-app saknar trigger för förfallna fakturor, och Bokio-appen har inga triggers alls enligt appsidan. Använd ett ark som trigger i stället.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Fakturapåminnelse via sms". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Fakturapåminnelse via sms: när det hjälper och hur du sätter upp det