Fortnox påminnelse automatiskt: så följer du upp fakturor

Fortnox kan påminna om obetalda fakturor på två sätt: du skickar påminnelserna själv från en lista, eller så sköter Fakturaservice dem automatiskt. Zapier lägger inget tredje sätt ovanpå, men kan tala om när en faktura blivit betald, och du kan få ett veckomejl med det som är förfallet.

Guiden är för dig som fakturerar från Fortnox och håller koll på vem som är sen i huvudet. Du får inställningarna, valet mellan manuellt och automatiskt, tre tonlägen och den punkt där jag stannar: inkasso och Kronofogden. Räkna med en till två timmar. Det som rör regler är hämtat från lagtexten och myndigheterna, och är inte rådgivning.

Det här behöver du

Fortnox Fakturering och behörighet att ändra inställningar.
För Fakturaservice: ett Fortnox Betalkonto, enligt Fortnox hjälp. Se aktuell prislista för kostnader.
För veckomejlet: ett Zapier-konto, Gmail och Zapier-appen för Fortnox. Kontrollera under Administrera integrationer om integrationslicensen redan ingår i ditt paket.
Betalvillkor där påminnelseavgift och dröjsmålsränta står, så att de är avtalade.

Steg för steg

Inställningarna (alla vägar)

Öppna Inställningar uppe till höger, Fakturering, Påminnelser. Fyll i dagar efter förfallodatum till första påminnelsen, dagar mellan påminnelserna och högsta antal. Skriv avgiften under Påminnelseuppgifter, och texterna.
Välj konto för påminnelseavgiften under Förvalda konton. Kryssa i Påminnelse skickas under Betalsätt och betalvillkor, annars dyker fakturorna inte upp i listan. Du ser: de förfallna fakturorna.
Fyll i dröjsmålsräntan redan när fakturan skapas. Fortnox kan inte lägga ränta på en påminnelse, och en räntefaktura går att skapa först när fakturan är betald. Kolumnen Prel ränta visar bara något om räntan var ifylld.

Väg A: skicka själv

Öppna Meny, Fakturering, Påminnelse. Listan visar fakturor som uppfyller dina regler.
Kryssa i fakturorna, klicka Välj Påminnelsesätt och sedan Skicka. På kundkortet kan du ange en egen adress för påminnelser.
Vill du vänta kan du pausa påminnelserna på en skickad faktura i upp till 60 dagar åt gången, under Fler alternativ.

Tio minuter varje måndag räcker långt. Det personliga mejlet nedan kan ligga som en mall i Gmail eller Outlook.

Väg B: Fakturaservice

När du bokför och skickar väljer du Fakturaservice eller Flexibel fakturaservice i stället för Fakturera själv.
Standardflödet enligt Fortnox hjälp: en notis två dagar efter förfallodatum, utan avgift, en påminnelsefaktura sju dagar efter, och därefter ett inkassokrav från Fortnox Finans. Flexibel låter dig ändra dagarna eller ta bort ett steg.
Vill du själv avgöra tonen mot en kund du inte vill förlora, välj Flexibel eller Fakturera själv.

Väg C: Zapier som vakt

Zapiers Fortnox-app har triggers för bokförd faktura, slutbetald faktura och bokförd betalning, men ingen för förfallna fakturor. Bygg en Zap med Invoice Fully Paid och Gmail Send Email till dig själv: "Betald: faktura 1234". Då slipper du påminna någon som redan betalat.
Veckomejlet är lättast via kalkylbladet i Fortnox till Google Sheets, där en formel räknar förfallet och Schedule by Zapier mejlar summan. Fortnox API har också filtret unpaidoverdue för fakturor, och appen har ett API Request-steg. Jag har inte testat den kombinationen, och svaret är en lista i JSON som behöver ett steg till för att bli läsbar text.

Tonen: tre steg

Dag 1 till 7: ett personligt mejl från dig. "Hej Anna, jag ser att faktura 1234 inte är betald än. Det kan ha hamnat fel, så jag bifogar den igen. Hör av dig om något är oklart."

Första påminnelsen från Fortnox: saklig, med nytt förfallodatum, och avgift och ränta om de är avtalade.

Sista påminnelsen: säg vad som händer härnäst, och skriv bara det du tänker göra.

Gränsen mot inkasso och Kronofogden

Här stannar automatiken. Det följande är min läsning av källorna, inte rådgivning. Beloppen är de som lagtexten anger i oktober 2026, och du bör kontrollera aktuell nivå.

Avgifter. Enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader i oktober 2026 får en skriftlig betalningspåminnelse kosta högst 60 kronor, om det avtalats senast när skulden uppstod, och ett inkassokrav högst 180 kronor. Mellan näringsidkare finns dessutom en förseningsersättning på 450 kronor när du har rätt till dröjsmålsränta, och då ersätts påminnelse och inkassokrav bara till den del de sammanlagt överstiger den. Kontrollera aktuell nivå.
Ränta. Räntelagen anger referensränta plus åtta procentenheter när inget annat avtalats.
Inkasso. Inkassolagen gäller indrivning av egen eller annans fordran. Påtryckning utöver att ange betalningstid eller att fordran kan lämnas till inkasso räknas som inkassoåtgärd, och inkasso ska bedrivas enligt god inkassosed. Tillstånd från Finansinspektionen krävs för att driva in någon annans fordran.
Kronofogden. Kravet fastställs genom ett betalningsföreläggande. Invänder kunden fattar Kronofogden inget beslut, och du avgör om du går vidare till domstol.

Jag lämnar aldrig över något till inkasso automatiskt. Det beslutet är ditt.

Så vet du att det fungerar

Stämmer listan Påminnelse: är det de fakturor du själv ser som sena?
Byt tillfälligt adressen för påminnelser på en kund med förfallen faktura till din egen, skicka påminnelsen och läs mejlet. Byt tillbaka.
Låt en kund betala och kontrollera att Zapen mejlar dig. Räkna med en fördröjning, för Zapier kontrollerar med intervall.
Kör veckomejlet med Test och läs det.

Vanliga fel

Fakturan syns inte i listan. Påminnelse skickas är inte ikryssat, eller dagarna i inställningarna har inte passerat.
Räntan saknas. Den fylldes inte i när fakturan skapades.
Påminnelsen går till fel person. Kontrollera adressen för påminnelser på kundkortet.
Kunden har redan betalat. Betalningen är inte registrerad. Stäm av banken först, och pausa vid tvekan.
Ett inkassokrav du inte väntade dig. Det är standardflödet i Fakturaservice.

Begränsningar

Har du bara ett fåtal öppna fakturor räcker vyn Kundfakturor med alla obetalda förfallna. Automatisera inte beslutet att gå vidare med en kund som bestrider fakturan. Privatkunder omfattas av konsumentregler, så läs Konsumentverkets sida om inkasso. Det här är inte redovisnings-, skatte- eller juridisk rådgivning. Din redovisningskonsult, en jurist och myndigheternas egna sidor avgör.

Använder du Visma finns Visma: påminnelser om obetalda fakturor, och för SMS finns fakturapåminnelse via SMS.

Källor

Vanliga frågor

Kan Fortnox skicka påminnelser automatiskt?

Ja, via Fakturaservice, där flödet körs enligt Fortnox hjälp utan att du gör något. Du kan också välja Flexibel fakturaservice eller skicka själv från listan Påminnelse.

Får jag ta ut påminnelseavgift?

Ja, enligt lagen om ersättning för inkassokostnader om det avtalats senast när skulden uppstod. Högst 60 kronor enligt lagtexten i oktober 2026, så kontrollera aktuell nivå. Se till att det står i dina betalvillkor.

Hur hög är dröjsmålsräntan?

Den du avtalat, och annars referensränta plus åtta procentenheter enligt räntelagen. I Fortnox visar kolumnen Prel ränta bara något om räntan var ifylld när fakturan skapades.

Finns det en Zapier-trigger för förfallna fakturor i Fortnox?

Inte i skrivande stund. Du kan använda Invoice Fully Paid, ett kalkylblad eller Fortnox API-filter.

När får jag gå vidare till Kronofogden?

Det avgör inte jag. Kronofogdens sida för borgenärer kräver att fordran gäller pengar och att betalningsdagen har passerat, och jag hittade inget om att en påminnelse måste ha skickats först. Fråga en jurist om du är osäker.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Påminnelser i Fortnox". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen, och var dina kundfakturor fastnar visar Fakturaflöde.

Påminnelser om obetalda fakturor i Fortnox, med eller utan automatik