Visma påminnelse faktura: rutin för obetalda fakturor

Spiris har två inbyggda sätt att påminna om obetalda fakturor. Det ena är en manuell påminnelse som du skickar från listan Obetalda kundfakturor. Det andra är tjänsten Påminnelsehantering, som drivs av Visma Amili och går vidare till inkasso om kunden inte betalar. Zapier kan däremot inte bevaka fakturorna åt dig, eftersom Zapiers Visma eAccounting-app i skrivande stund saknar trigger, alltså händelse som startar ett flöde, för obetald eller förfallen faktura. Därför är rätt verktyg en veckorutin, inte ett flöde.

Guiden är för dig som fakturerar i Spiris (tidigare Visma eEkonomi, numera Bokföring & Fakturering) och vill ha ordning på betalningarna utan att bli en inkassoavdelning. Räkna med en timme för att sätta upp rutinen och en kvart i veckan efteråt. Längre ned drar jag gränsen mot inkasso, som jag inte ger råd om.

Det här behöver du

Spiris Bokföring & Fakturering med behörighet att skicka kundfakturor. Se aktuell prislista.
Betalningsvillkor på dina fakturor, och en bestämd regel om påminnelseavgift (se nedan).
En återkommande kalenderpost. Det är hela automationen.
Valfritt: Påminnelsehantering, som du hittar under Fler funktioner.

Steg för steg

Menynamnen kommer från Spiris hjälp i oktober 2026 och kan heta något annat i din version.

Lägg en återkommande kalenderpost, till exempel varje måndag förmiddag: "Obetalda fakturor i Spiris". En Zap med Schedule by Zapier kunde mejla dig samma sak, men kalendern gör det utan extra konto.
Öppna Försäljning, Kundfakturor och fliken Obetalda kundfakturor. Spiris beskriver på sin produktsida också aviseringar som visar att fakturor förfallit.
Kontrollera varje förfallen faktura innan du påminner. Har pengarna kommit men inte registrerats? Har kunden reklamerat? Registrera betalningar först. Spiris varnar för att en skickad påminnelse inte går att ångra.
Markera fakturan, välj Åtgärder och Manuell påminnelse. Bestäm om påminnelseavgift ska vara med, och ta annars bort avgiftsraden. Välj sedan e-post (till adressen på kundkortet), Kivra eller PDF. Längst ned på sidan finns en funktion för att skapa flera påminnelser på en gång.
Förvald avgift ställs in bland företagsinställningarna, på fliken för faktureringsuppgifter, och går att ändra per faktura.
Titta efteråt på fakturan. Spiris visar förfallodatum, när påminnelsen skrevs ut, eventuell avgift och hur den skickades.
Bestäm i förväg hur länge kunden får vänta efter påminnelsen innan du ringer. En regel du bestämt i lugn och ro är lättare att följa än ett ögonblicksbeslut.

Några saker att veta om manuella påminnelser, enligt Spiris hjälp: originalfakturan bifogas inte, påminnelsen kan inte skickas som e-faktura, och är fakturan delbetald visar påminnelsen bara kvarvarande belopp.

Om påminnelseavgift

Lagen om ersättning för inkassokostnader säger att en kund bara ska betala för en skriftlig betalningspåminnelse om ni har avtalat om det senast när skulden uppstod. Jag läser det som att villkoret ska finnas i offert, avtal eller fakturavillkor. Lagen sätter också tak och ersätter bara skäliga kostnader. Läs lagtexten på riksdagen.se, den kan ha ändrats, och fråga din redovisningskonsult.

Om Påminnelsehantering

Aktiveras under Fler funktioner, Påminnelsehantering och Kom igång, och att komma igång är gratis enligt Spiris i skrivande stund. Spiris beskriver det så här: kunden får en påminnelse och tio dagar på sig, och betalar kunden inte startar inkassohanteringen automatiskt, med inkassokrav tolv dagar efter påminnelsen. Dröjsmålsränta räknas från förfallodagen. Visma Amili tar ut avgifter av kunden, och vid efterbevakning tar de en provision. Enligt Spiris får du en faktura från Amili på momsen för de avgifter kunden betalat, och den bokförs som ingående moms, så fråga din redovisningskonsult hur. Tjänsten gäller inte utländska fakturor, ROT- och RUT-fakturor eller andra valutor än svenska kronor. Villkoren finns i avtalet du får vid registrering, så läs det först. Sidan säger inte om du kan välja bort enskilda kunder eller fakturor, så fråga Spiris innan du slår på tjänsten. Eftersom den går vidare utan att du gör något bör du registrera inbetalningar direkt och varje vecka gå igenom vilka fakturor som är på väg mot inkasso. För kunder du vill behålla passar manuella påminnelser oftast bättre, eftersom du styr ton och tidpunkt.

Under kategorin Faktura-påminnelser-inkasso i Spiris integrationslista finns fler partners, och jag har inte jämfört dem.

Där inkasso börjar

Påminnelsen är ditt. Inkassokravet skickas av ett inkassobolag, och därefter kan ärendet gå vidare till betalningsföreläggande hos Kronofogden. Stegen förklaras i Spiris artikel om inkasso och på Kronofogdens sida. Det är inget jag automatiserar eller ger råd om.

Så vet du att det fungerar

Gå igenom rutinen en gång utan att skicka något. Öppna listan och skriv upp vilka du skulle påminna.
Första riktiga påminnelsen: läs texten och avgiftsraden noga innan du skickar, eftersom den inte kan ångras.
Efter fyra veckor ska listan över obetalda vara kortare, ingen betalande kund ska ha fått en påminnelse, och kalenderposten ska ha kommit.

Vanliga fel

Påminnelse till kund som redan betalat. Registrera betalningar innan du påminner. Använder du Påminnelsehantering gäller samma sak, så att ärendet inte går vidare. Kontrollera i avtalet.
Avgift utan avtalad grund. Se avsnittet om avgift.
Kunden saknar fakturan. Spiris bifogar inte originalfakturan. Skicka den separat.
Ingen e-faktura. Påminnelser går inte som e-faktura. Välj e-post, Kivra eller PDF.
Fakturan hör inte hemma i Påminnelsehantering. Utländska, ROT- och RUT-fakturor och andra valutor än kronor stöds inte.
Beloppet förvirrar. Delbetalda fakturor visar bara kvarvarande belopp. Kolla att det stämmer.

När du inte ska automatisera det här

Skicka aldrig påminnelser helt obevakat. En automatik kan nå en kund som redan betalat eller som har en tvist med dig, och en skickad påminnelse går inte att ångra.

Zapier-appen har triggern New Sales Invoice och sökningen Find Sales Invoice, men inget för betalstatus, så en lista över förfallna går inte att bygga rent. Spiris har ett API med dokumentation på en utvecklarportal, men det är ett utvecklarjobb. Spiris Data Act-sida listar kundfakturor som exporterbar data och CSV bland formaten. Om exporten innehåller betalstatus och förfallodatum har jag inte kunnat kontrollera, så titta i ditt konto. Använder du Fortnox finns en motsvarande guide, och för kunder som läser sms hellre än mejl Fakturapåminnelse via sms.

Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning, och din redovisningskonsult och eventuell jurist avgör vad som gäller. Vill du se hur dina fakturor flödar finns Fakturaflöde.

Källor

Vanliga frågor

Kan Visma (Spiris) skicka påminnelser automatiskt?

Ja, med tjänsten Påminnelsehantering från Visma Amili, som också går vidare till inkasso. Vill du styra själv skickar du manuella påminnelser från listan Obetalda kundfakturor.

Hur skickar jag en betalningspåminnelse i Spiris?

Under Försäljning, Kundfakturor, fliken Obetalda kundfakturor markerar du fakturan och väljer Åtgärder, Manuell påminnelse. Menyerna kan heta något annat i din version.

Kan Zapier påminna mig om obetalda fakturor i Visma?

Inte rent. Appen saknar trigger för obetald eller förfallen faktura. En kalenderpåminnelse om att gå igenom listan fungerar bättre.

Får jag ta ut påminnelseavgift?

Enligt lagen om ersättning för inkassokostnader förutsätter avgiften att ni avtalat om den senast när skulden uppstod, och det finns tak. Läs lagtexten och fråga din redovisningskonsult.

Vad händer om kunden inte betalar en påminnelse från Påminnelsehantering?

Enligt Spiris startar inkassohanteringen automatiskt, och inkassokravet skickas tolv dagar efter påminnelsen. Därefter finns efterbevakning, och fler avgifter kan tillkomma om ärendet går till Kronofogden.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Påminnelser i Visma (Spiris)". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om rutinen alls är värd att automatisera finns Automationskollen.

Påminnelser om obetalda fakturor i Visma (Spiris): rutin och gränser