Fortnox Google Sheets: fakturaöversikt som uppdateras

Fortnox har, så vitt jag kan se, ingen inbyggd knapp som skickar dina fakturor till Google Sheets, men Zapier kan fylla ett kalkylblad åt dig. Varje bokförd kundfaktura blir en rad, och när fakturan är slutbetald uppdateras raden. Sedan räknar kalkylbladet ut vilka som är förfallna, och Zapier mejlar dig en sammanfattning varje vecka. Zapiers Fortnox-app saknar i skrivande stund en trigger för förfallna fakturor, så den delen löser vi med en formel.

Guiden är för dig som sköter fakturorna själv och vill slippa öppna Fortnox varje gång du undrar vem som inte har betalat. Själva påminnelserna tas upp i påminnelser för obetalda fakturor i Fortnox, och använder du Bokio finns Bokio till Google Sheets. Räkna med två till tre timmar. Allt går att göra utan kod, men tre saker kräver en utvecklare om du vill ha dem: en fullständig historik bakåt i tiden, hantering av makulerade fakturor och ett kalkylblad som aldrig får ligga efter. Har du bara en handfull öppna fakturor räcker veckorutinen i slutet av stegen.

Det här behöver du

Fortnox med Fakturering och en integrationslicens. Zapier-appen aktiveras från Fortnox marknadsplats av en systemadministratör och listas med Standout AB som leverantör. Räkna med separata kostnader: integrationslicensen i Fortnox och själva Zapier-kopplingen, utöver Zapier-kontot. Se aktuell prislista hos respektive leverantör.
Ett Zapier-konto och ett Google-konto.
Koll på vad appen kan. Fortnox-appen i Zapier har tre fakturatriggers (händelser som startar flödet): Invoice Bookkept (faktura bokförd), Invoice Fully Paid (faktura slutbetald) och Invoice Payment Bookkept (betalning bokförd). Det finns ingen för obokförda, makulerade eller förfallna fakturor.

Steg för steg

Skapa ett kalkylblad med ett blad som heter Fakturor. Rubriker i A till G: Fakturanummer, Kund, Fakturadatum, Förfallodatum, Belopp, Kvar att betala, Status. Formatera C och D som datum, E och F som tal.
Fyll på historiken. I Fortnox öppnar du Rapporter och under Fakturering Reskontralista – Kundfakturor. Sätt det första datumet långt bak, så följer alla obetalda fakturor med. Visa rapporten som TXT, kopiera in den i ett blad som heter Rådata och flytta över kolumnerna. Fortnox hjälp beskriver inte rapportens kolumner, så se efter vad du får. Rapporten Förfallolista – Kundfakturor innehåller fakturanummer, kundnamn, förfallodatum, belopp och saldo, men visar bara fakturor som förfallit inom vald period.
Skapa Zap 1: Fortnox "Invoice Bookkept" och Google Sheets "Create Spreadsheet Row". Zapier läser rubrikerna på rad 1 för att visa dina kolumner. Koppla fälten och sätt Status till Obetald. Saknas ett fält i testet kan du lägga till Fortnox-sökningen "Find Invoice" före kalkylbladssteget.
Skapa Zap 2: "Invoice Fully Paid", sedan Sheets "Lookup Spreadsheet Row" (sök fakturanumret i kolumn A) och "Update Spreadsheet Row(s)". Sätt Status till Betald och Kvar att betala till 0.
Valfritt, Zap 3 för delbetalningar: "Invoice Payment Bookkept", "Find Invoice", Lookup och Update, så att Kvar att betala stämmer.
Bygg vyn för förfallna fakturor. Markera A2:G (tabellen utom rubrikraden), välj Format, Villkorsstyrd formatering, under Formatera celler om "Anpassad formel är" och skriv:
```
=AND($G2="Obetald";SIGN(TODAY()-$D2)=1)
```
Välj röd bakgrund. SIGN ger 1 när förfallodagen har passerat. Visar ditt kalkylblad funktionerna på svenska (en inställning under Arkiv, Inställningar) heter till exempel TODAY IDAG och AND OCH. Sheets föreslår rätt namn när du skriver (fler par i svenska och engelska funktionsnamn), så byt de namn som inte går igenom.
Bygg veckobrevet. Skapa bladet Veckobrev med texten Sammanfattning i A1 och i B1:
```
="Förfallna fakturor: "&SUMPRODUCT((Fakturor!G2:G="Obetald")*(SIGN(TODAY()-Fakturor!D2:D)=1))&" st, kvar att betala: "&SUMPRODUCT((Fakturor!G2:G="Obetald")*(SIGN(TODAY()-Fakturor!D2:D)=1)*Fakturor!F2:F)
```
Skapa Zap 4: Schedule by Zapier "Every Week", Sheets "Lookup Spreadsheet Row" (kolumn A, värdet Sammanfattning) och Gmail "Send Email" till dig, med texten och en länk till kalkylbladet.

Veckorutinen utan Zapier: varje måndag tar du ut Reskontralista – Kundfakturor, klistrar in den i Rådata och för över kolumnerna till Fakturor, så räknar formlerna om sig själva. Fem minuter. I Fortnox har listan Kundfakturor under Fakturering dessutom en vy för alla obetalda förfallna, om du bara vill titta.

Gäller det fakturor du ska betala, inte fakturor du ska få betalt för, behövs mer kontroll. Se tre bevis före bokföring. Och i verktyget Fakturaflöde kan du se var dina kundfakturor fastnar idag. Ny på Zapier? Börja med din första Zap.

Så vet du att det fungerar

Ändra förfallodatum på en obetald testrad till i går. Raden ska bli röd.
Bokför en testfaktura i Fortnox. Efter en stund ska en ny rad dyka upp. Zapier kontrollerar med intervall, så räkna inte med realtid.
Registrera betalning på den. Statusen ska bli Betald och färgen försvinna.
Stäm av: jämför Fortnox Reskontralista per idag med summan av Kvar att betala för obetalda rader.
Kör Zap 4 med Test och läs mejlet.

Vanliga fel

Raden uppdateras inte. Lookup hittar inget om fakturanumret är text på ett ställe och tal på ett annat. Gör kolumn A till vanlig text.
Datum eller belopp blir text. Kalkylbladets språkinställning kan skilja sig från det Zapier skickar, till exempel decimalpunkt mot decimalkomma. Kontrollera under Arkiv, Inställningar.
Dubbla rader. Testkörningar skapar rader. Rensa dem, annars stämmer summan inte.
Makulerade fakturor blir kvar som Obetald. Appen har ingen trigger för det. Ta bort raden för hand.
Formeln ger fel. Byt komma mot semikolon, eller tvärtom, efter ditt kalkylblads inställning.
Fortnox-kopplingen faller bort. Aktivera om den som administratör under Administrera integrationer.

Begränsningar

Det här är en översikt, inte reskontran. Fortnox är facit, och kalkylbladet kan ligga efter. Behöver du komplett historik, makulerade eller ändrade fakturor och en garanti att inget tappas är det ett utvecklarjobb: ett eget flöde mot Fortnox API (det gränssnitt program använder för att prata med Fortnox) med OAuth, alltså tillfälliga nycklar i stället för ditt lösenord. Access-token gäller en timme och refresh-token 45 dagar, och händelser kommer över en öppen anslutning som kallas WebSocket. Börja inte där.

Kundnamn kan vara personuppgifter, särskilt hos enskilda firmor, och kalkylblad delas lätt. Begränsa vem som ser det. Zapier är en internationell tjänst, så läs IMY:s vägledning om överföring till tredjeland. Det här är inte redovisnings-, skatte- eller juridisk rådgivning. Din redovisningskonsult avgör rutiner för avstämning och vad som är underlag.

Källor

Vanliga frågor

Kan Fortnox skicka fakturor till Google Sheets direkt?

Jag har inte hittat någon inbyggd funktion för det. Du har tre vägar: Zapier som här, rapporter du tar ut och klistrar in, eller en integration mot Fortnox API.

Finns det en Zapier-trigger för förfallna fakturor i Fortnox?

Inte i skrivande stund. Fakturatriggerna är bokförd faktura, slutbetald faktura och bokförd betalning. Förfallet räknar du ut i kalkylbladet.

Hur tar jag ut en lista över förfallna fakturor ur Fortnox?

Under Fakturering, Kundfakturor kan du sortera på alla obetalda förfallna. Rapporten Förfallolista – Kundfakturor visar obetalda fakturor som förfallit inom vald period. Exportformat varierar mellan rapporter, så se vad ditt program erbjuder.

Hur ofta uppdateras kalkylbladet?

Det beror på hur ofta din Zapier-plan kontrollerar Fortnox. Räkna med minuter, inte sekunder.

Går det att få med leverantörsfakturor också?

Inte med Zapier-appen i skrivande stund, eftersom dess fakturatriggers gäller kundfakturor. Fakturor du ska betala behöver mer kontroll innan något automatiseras.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Fortnox till Google Sheets". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Fortnox till Google Sheets: en fakturaöversikt som uppdaterar sig själv