Välj bokningsverktyg efter vilken kalender du redan lever i. Har du Google Kalender passar Googles egna bokningssidor. Har du Microsoft 365 passar Microsoft Bookings. Vill du ha en länk som fungerar över flera kalendrar är Calendly rätt, men då behöver du en betald plan för det mesta som sparar tid.
Texten är för dig som vill att kunder ska boka själva och som inte vill ha dubbelbokningar. Du jämför de tre på det som spelar roll i vardagen: vilken kalender de läser, påminnelser, betalning, var kunddata ligger och vad du kan koppla på. Uppgifterna om planer gäller i skrivande stund, oktober 2026. Se aktuell prislista. Räkna med en timme för jämförelsen och en halvtimme för ett test.
Det här behöver du
- Din huvudkalender, Google eller Outlook, och rätt att skapa en bokningssida i den. Hos Google kräver det en dator, inte mobilappen.
- Tre egna testadresser att boka från.
- Koll på hur många sorters möten du har, och om någon ska betala vid bokning.
Steg för steg
- Skriv ner din kalender. Det är den första frågan eftersom verktygen läser olika. Calendly kopplar enligt Calendlys hjälp till Google, Outlook och Office 365, och Exchange. Googles bokningssidor arbetar mot Google Kalender. Bookings integreras med Outlook.
- Räkna mötestyper. Calendlys gratisplan har enligt prissidan en mötestyp och en ansluten kalender. Betalda planer ger obegränsat med mötestyper och flera kalendrar. Googles vanliga konto och Workspace Business Starter ger en enda bokningssida.
- Fundera på betalning. Calendly kan ta betalt via Stripe och PayPal i betalda planer, men hjälpsidorna listar bara valutorna AUD, CAD, EUR, GBP och USD, alltså inte svenska kronor, och Calendly räknar inte ut moms. Google nämner att du kan begära betalning efter att du kopplat Stripe. Microsofts FAQ säger att Bookings inte har stöd för betalning.
- Välj påminnelser. Calendlys grundläggande notiser och automationer ingår i betalda planer, och sms skickas via Twilio från amerikanska nummer. Sverige (+46) finns på Calendlys landlista för sms, men Calendly varnar för att vissa operatörer utanför USA kan blockera dem. Google skickar enligt sin hjälp automatiska påminnelser i premiumplaner, högst fem, och texten går inte att ändra. Bookings skickar bekräftelse och påminnelse per mejl. Sms finns enligt Microsofts FAQ bara i Nordamerika, och Microsofts sida om sms nämner USA, Kanada och Storbritannien. Svenska nummer ingår inte.
- Kolla var kunddata ligger. Calendly skriver att data lagras i amerikanska datacenter hos Google Cloud och AWS, med standardavtalsklausuler i deras personuppgiftsbiträdesavtal. Google Kalender finns med i Googles lista över tjänster som omfattas av regionval, som kan sättas till EU eller USA i bland annat Business Standard. Listan nämner inte bokningssidor särskilt, så fråga om det är viktigt. Bookings lagrar enligt Microsoft kunduppgifterna i Exchange Online, med samma regler som övriga Microsoft 365, och har ett samtyckesfält där datum och tid för samtycket sparas.
- Kolla vad du kan koppla på. Calendlys Zapier-koppling och webhooks kräver betald plan, och Zapier har triggers som Invitee Created och Invitee Canceled. Hos Google har jag inte hittat någon särskild bokningstrigger, men Zapier kan titta efter nya kalenderhändelser, se bokningar till Google Kalender med bekräftelse. Bookings har en Power Automate-koppling i förhandsvisning med triggers när en bokning skapas, ändras eller avbokas, och högst fem flöden per bokningsbrevlåda. Jag hittade ingen Bookings-app hos Zapier, men Zapier har en trigger för nya Outlook-kalenderhändelser.
- Testa tre bokningar från en annan adress: en vanlig, en du flyttar och en du avbokar. Kontrollera kalender, bekräftelse, påminnelse och att ingen kan boka över något annat i kalendern.
Sammanfattat:
| Calendly | Googles bokningssidor | Microsoft Bookings | |
|---|---|---|---|
| Läser | Google, Outlook, Exchange | Google Kalender | Outlook |
| Påminnelser | Betalda planer, mejl och sms | Premiumplaner, mejl | Mejl, sms ej i Sverige |
| Betalning | Stripe, PayPal, ej kronor | Stripe | Stöds inte |
| Kunddata | USA | Google, regionval i vissa planer | Exchange Online |
| Koppling | Zapier, webhooks, betald plan | Zapier via kalendern | Power Automate, förhandsvisning |
Rekommendation efter verktyg
- Google Workspace eller Gmail: Googles bokningssida. Läs mejl till kalenderbokning i Gmail.
- Microsoft 365: Bookings. Microsoft Learn listar Business Basic, Standard och Premium, men Microsofts sidor går isär, så kontrollera att Bookings finns i din appväljare. Se Microsoft Bookings för småföretag.
- Blandat, till exempel Gmail privat och Outlook hos en kund, eller en länk över flera kalendrar: Calendly.
- Betalning vid bokning i kronor: inget av de tre dokumenterar det rakt av. Se de svenska systemen i bokningar med bekräftelse.
Så vet du att det fungerar
Gör testerna i steg 7 och titta på tre saker. Kommer bekräftelsen fram utan att hamna i skräpposten? Syns bokningen i kalendern direkt? Gör avbokningen att tiden blir ledig igen? Har du en koppling, kontrollera att den körs för alla tre. Se också automatiska påminnelser med sms och mejl.
Vanliga fel
- Dubbelbokning. Calendly kollar bara de kalendrar du valt under Calendars to check for conflicts. Välj dem alla.
- Microsoft blockerar Calendly. Calendly skriver att Microsoft kan neka åtkomst tills en administratör godkänner appen.
- Ändringar i fel program. Bookings-bokningar kan enligt Microsoft inte redigeras i Outlook, bara i Bookings.
- Bookings ser inte när du är upptagen. Varje medarbetare måste enligt Microsoft dela sin kalender, med visning av upptagen tid, så att Bookings kan kolla den.
- Gratisplanen räcker inte. Calendly Free har en mötestyp, så du kan inte ha både ett kort och ett långt möte.
- Googles sida går inte att göra i mobilen. Skapa den på en dator.
När du inte behöver något av dem
Får du några bokningar i månaden räcker mejl och en kalenderinbjudan. Behöver du räkna platser eller ha kassa och kundregister passar de svenska bokningssystemen bättre än de här tre.
Bokningar innehåller namn, mejl och ofta telefon. IMY skriver att du behöver ett biträdesavtal med leverantören och att du för överföring till USA ska kontrollera om mottagaren omfattas av EU–U.S. Data Privacy Framework. Det här är inte juridisk rådgivning. IMY:s vägledning avgör vad som gäller för dig.
Källor
- Calendly – Plans (vad Free och betalda planer innehåller)
- Calendly – Calendar connections
- Calendly – Calendly + Stripe
- Calendly – Calendly + PayPal
- Calendly – How to set up basic notifications
- Calendly – How to send text messages with Automations
- Calendly – Använd Calendly med Zapier
- Calendly – Data storage and international data transfers
- Google Kalender – Skapa ett bokningsschema (appointment schedule)
- Google Kalender – Jämför premiumfunktioner för bokningsscheman
- Google Workspace – Data covered by data regions
- Microsoft Learn – Microsoft Bookings
- Microsoft Learn – Shared Bookings FAQ
- Microsoft Learn – Microsoft Bookings (Preview) connector
- Zapier – Microsoft Outlook-integrationer
- IMY – Personuppgiftsbiträdesavtal
- IMY – Överföringar av personuppgifter till USA
Vanliga frågor
Är Calendly bättre än Google Kalender för bokningar?
Det beror på din kalender. Calendly är bättre när du har flera kalendrar eller vill ha fler automationer. Googles bokningssida räcker ofta om du bara använder Google.
Är Calendly gratis?
Ja, det finns en gratisplan med en mötestyp och en ansluten kalender. Påminnelser, betalning, flera kalendrar, Zapier och webhooks kräver betald plan. Se aktuell prislista.
Kan Microsoft Bookings ta betalt?
Microsofts FAQ säger att det inte finns stöd för betalning i Bookings. Kontrollera i ditt eget konto om det ändrats.
Var lagras kunddata hos Calendly?
Calendly skriver att uppgifter lagras i amerikanska datacenter, med standardavtalsklausuler i deras personuppgiftsbiträdesavtal.
Kan jag få sms-påminnelser i Sverige?
Calendly kan skicka sms till Sverige i betalda planer, men via amerikanska nummer som en del operatörer blockerar. Bookings sms fungerar enligt Microsoft inte för svenska nummer. Microsoft nämner USA, Kanada och Storbritannien.
Fastnar du?
Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Kalenderbokning". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Ska bokningen följas av en order och en leverans kan Orderflödeskollen hjälpa dig beskriva flödet.