Automatisera kursverksamhet: från anmälan till utvärdering

Som kurs- eller workshopledare automatiserar du först kedjan från anmälan till uppföljning: deltagarlista, bekräftelse, påminnelse, fakturaunderlag, material efteråt, utvärdering och nyhetsbrev till dem som vill ha det. Innehållet, priset och mötet med deltagarna behåller du.

Det här är en översikt för dig som leder kurser eller workshops själv eller med en kollega och har Google Workspace eller Microsoft 365 och Fortnox, Visma eller Bokio. Varje flöde får två eller tre meningar och en länk till receptet. De flesta bygger på Zapier, ett verktyg som kopplar ihop program utan kod (se kom igång med Zapier), och tar en till tre timmar första gången. Flöden med fler än två steg kräver en betald plan, se aktuell prislista. En sak avgör mer än resten: det som räknar platserna ska äga platsantalet, och det är sällan en kalender.

Sex flöden från anmälan till uppföljning

1. Anmälan till kalender och deltagarlista

En kurs med åtta platser är inte en tid i kalendern. Bokningsreceptet säger att Googles bokningssida passar enskilda möten och att du för grupper behöver ett system som räknar platser. BokaMera beskriver på sin sida för utbildningsarrangörer en kö när en utbildning är full, bokningslistor som kan exporteras till Excel och påminnelser via sms eller mejl. Kontrollera att systemet du väljer räknar platser. Bokningsreceptet utgår från att bokningarna hamnar i Google Kalender, skickar en bekräftelse och lägger varje bokning som en rad i ett ark, och arket blir din deltagarlista. Kontrollera att ditt bokningssystem kan skriva till kalendern eller skicka anmälningarna vidare till Zapier, för det har jag inte testat med BokaMera: Bokningar från webben till kalendern. Arket innehåller personuppgifter, så begränsa vem som ser det och bestäm när gamla rader raderas. Samlar du anmälningar med Microsoft Forms går det via Microsoft Forms till Excel och Teams.

2. Bekräftelse och påminnelser

Bekräftelsen säger plats, tid, vad man tar med och hur man avbokar. Påminnelsen dagen före kan gå som sms via 46elks eller som mejl. Recepten utgår från en gäst per kalenderhändelse, så för en grupp är bokningsverktygets egna påminnelser ofta enklare. Bygg egna när du vill ha dina egna ord eller ett eget avsändarnamn. Lägg inga erbjudanden i påminnelsen, för reklam kräver samtycke. Receptet: Påminnelser via sms och mejl före en bokning.

3. Betalning och fakturaunderlag

Betalningen vid anmälan är bokningsverktygets jobb. BokaMera beskriver betalning vid bokning och en integration med Visma eEkonomi, som numera heter Spiris Bokföring & Fakturering. Fakturerar du företag skapar Zapier kunden och ett orderutkast i Fortnox eller Visma, och du fakturerar själv efter att ha läst utkastet. Moms på kurser är inte självklar. Skatteverket skriver att utbildning är momsfri bara i vissa fall, till exempel när den ger rätt till studiestöd eller ges av en utbildningsanordnare som staten, en region eller en kommun erkänt, medan uppdragsutbildning där beställaren väljer deltagarna är momspliktig. Fråga din redovisningskonsult innan du ställer in momstypen. Recepten: Fortnox och Zapier: skapa kund och offert och Visma eEkonomi och Zapier.

4. Material som skickas automatiskt efteråt

Länka till en mapp med bilder, mallar och inspelningar i stället för att bifoga filer. Zapier körs varje morgon, hämtar raderna i deltagararket vars kursdatum var i går och mejlar var och en länken. Ett mejl per rad kräver Looping by Zapier, som Zapier markerar som avancerat. Är det ett steg för långt vid första bygget skickar du mejlet själv. Det finns inget eget recept, men mönstret är dagsmejlet i kundregister i Sheets eller Excel. Sökningen matchar exakta värden, så du behöver en hjälpkolumn som visar JA.

5. Utvärderingsformulär

Ett formulär med tre eller fyra frågor, med länk i samma mejl som materialet, och svaren i ett ark. Google Forms har triggern New Form Response i Zapier, alltså det som startar flödet när någon svarar. Har du Microsoft 365 finns Microsoft Forms till Excel och Teams. Lägg en separat, frivillig fråga om du får citera svaret på hemsidan, och citera inte utan ett ja. Be också om ett omdöme på Google, utan att erbjuda något i utbyte och utan att bara fråga de nöjda: Google Företagsprofil: checklistan för lokal synlighet.

6. Nyhetsbrev till tidigare deltagare

Att ha gått din kurs är inte i sig ett ja till nyhetsbrev. Lägg en tom, frivillig ruta i anmälan och låt Zapier bara föra över raderna där svaret är ja till nyhetsbrevsverktyget. Marknadsföringslagen har ett undantag för tidigare kunder i 19 §, men det gäller bara om tre villkor är uppfyllda, och receptet går igenom dem: Nyhetsbrev för småföretag: välj verktyg och koppla det till kundlistan.

Det här gör du själv

Innehåll, pris och inbjudan. Det är ditt erbjudande. AI kan skriva utkast, men du äger texten.
Flyttar, avbokningar och pengar tillbaka. Bokningsreceptet hanterar nya bokningar och avbokningar i kalendern, men en flyttad bokning uppdaterar du än så länge för hand. Beslut om återbetalning tar du själv.
Särskilda behov. Uppgifter om allergi eller funktionsnedsättning är uppgifter om hälsa, som IMY räknar som känsliga. Samla bara in det du behöver för att kunna ordna kursen, lägg det inte i listor som skickas vidare automatiskt och prata direkt med den det gäller.
Moms och faktura. Flödet förbereder, du skickar.
Läsningen av utvärderingen. Flödet samlar svaren, det är du som läser dem.

Det här är inte skatte- eller juridisk rådgivning. Skatteverket, IMY och din redovisningskonsult avgör vad som gäller.

Så börjar du

Min tumregel är att börja med anmälan och bekräftelsen, för där märker deltagarna skillnaden direkt. Påminnelsen kommer när bekräftelsen fungerar, och nyhetsbrevet sist. Är du osäker på om rutinen är redo att automatiseras går den att beskriva i Processkartläggning. Fler recept finns under Gör det själv, och ett bredare grepp i digitalisering för småföretag.

Källor

Vanliga frågor

Hur tar jag emot anmälningar till en kurs?

Räknar du platser, använd ett bokningssystem som äger platsantalet och låt Zapier kopiera varje anmälan till ett ark. För enskilda möten räcker Googles bokningssida.

Kan jag skicka påminnelser till kursdeltagare automatiskt?

Ja. Börja med bokningsverktygets egna påminnelser. Vill du ha dina egna ord eller sms med eget avsändarnamn bygger du dem med Zapier och 46elks. Räkna med att varje sms kostar.

Är kurser momspliktiga?

Det beror på. Skatteverket anger att vissa utbildningar är momsfria och att uppdragsutbildning där beställaren väljer deltagare är momspliktig. Fråga din redovisningskonsult.

Måste deltagarna ge samtycke till nyhetsbrev?

Som huvudregel ja för privatpersoner, enligt 19 § marknadsföringslagen. Ett undantag finns för tidigare kunder om tre villkor är uppfyllda. Det enklaste är att fråga i anmälan, med en ruta som är tom från början.

Hur får jag fler omdömen efter en kurs?

Be alla deltagare, med en länk, några dagar efter kursen. Erbjud ingenting i utbyte och fråga inte bara de nöjda.

Fastnar du?

Det här är flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar per flöde tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Automatisera kursverksamhet”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Så automatiserar du som kurs- eller workshopledare: sex flöden