Leverantörsfakturor flöde: ta emot, attestera, betala

Ett bra flöde för leverantörsfakturor har fyra stopp: faktura in, registrerad, godkänd av dig och betald. Fortnox, Spiris och Bokio kan ta emot fakturan som e-faktura över Peppol (det europeiska nätverket för e-fakturor) eller via en mejladress, men det är du som säger ja till att den ska betalas. Ett ja är det jag menar med attest, ett uttryckligt godkännande innan fakturan bokförs och betalas. Samma princip, att det syns vem som godkände vad, bär de flesta digitala arbetsflöden.

Guiden är för dig som sköter leverantörsfakturorna själv. Programmen får fakturorna att hamna på rätt ställe, men ingen del av flödet ska gå på autopilot mellan godkännande och betalning. Räkna med en till två timmar att sätta upp, och tio minuter i veckan efteråt.

Det här behöver du

Fortnox: en användare med bokföringslicens, som krävs för att se Mejl i Inkorgen.
Spiris: Bokföring & Fakturering. Flera attestanter kräver en uppgradering.
Bokio: Premium, Business eller Plus för e-faktura. Betalning direkt i Bokio kräver Bokio Företagskonto.
För betalfil hos Spiris ett bankgironummer och ett avtal med banken som tillåter filen. Kontrollera villkoren med din bank.
Organisationsnummer och mejladress till dina leverantörer.

Steg för steg

Menynamnen kommer från leverantörernas hjälp i oktober 2026 och kan se annorlunda ut i din version.

Välj kanal per leverantör: e-faktura där de kan, annars en mejladress, annars uppladdning för hand.
Fortnox, e-faktura: Inställningar, Leverantörsfakturor, Digitalt flöde, E-faktura. Välj JA på Aktivera stöd för e-faktura och på Ta emot e-faktura, och slå på Peppol för att få ett Peppol-ID. Bjud in leverantörer under Register, Leverantörer. Fakturorna visas under Leverantörsfakturor, Inkomna fakturor. Haken: inställningen Lägg upp mig som fakturamottagare i Peppol syns enligt Fortnox bara för aktiebolag, och enskild firma får kontakta Fortnox support.
Spiris, e-faktura: Fler funktioner, Ta emot fakturor, Aktivera. Peppol-ID står under Inställningar, Företagsinställningar, Faktureringsuppgifter. Bjud in leverantören under Inköp, Leverantörer. En ny faktura ligger under Inköp, Leverantörsfakturor, fliken Utkast.
Bokio, e-faktura: Inställningar, Fakturor, Konfigurera e-faktura och kryssa i Ta emot e-fakturor. Leverantören måste bekräfta din förfrågan först. Fakturorna syns under Leverantörer och inköp, Leverantörsfakturor, med en e-fakturaikon.
Mejladress. Fortnox har en egen adress för Leverantörsfakturor under Inställningar, Leverantörsfakturor, Digitalt flöde, Fakturatolkning. Filerna ska vara PDF, TIFF, TIF eller JPEG, och en ny avsändare måste godkännas första gången. Adresser som tillhör användarna i abonnemanget godkänns automatiskt. Spiris har Ta emot underlag via e-post, med en unik adress och Hantera avsändare. Bokio tar bara bifogade PDF-filer, högst 4 MB, från tillåtna avsändare. Vidarebefordringsreglerna beskriver jag i guiden om kvitton från mejlen.
Gör attest till ett val. Fortnox: Inställningar, Leverantörsfakturor, Leverantörsfakturaattest, Generella inställningar. Du kan välja Ingen, Enkel attest eller Attest via attestflöde. Vid Enkel attest bokförs fakturan först när en användare med bokföringslicens och behörigheten Attestera (vid Enkel attest) godkänt, och det behövs ingen extra licens. Spiris: slå på Använd attest av leverantörsfakturor under Företagsinställningar, fliken Bokföringsuppgifter, och välj Skicka för attest och sedan Attestera och bokför. Spiris hjälp säger inte om samma person får registrera och attestera, så prova det. Hos Bokio hittar jag inget atteststeg i hjälpen om leverantörsfakturor, så där är attesten din egen rutin: ställ frågorna i steg 7 innan du registrerar betalningen.
Skriv ned din attestregel på tre rader. Beställde jag det här? Stämmer belopp och mottagare med avtalet eller offerten? Är bankuppgifterna desamma som sist och är fakturan inte redan betald? Mer om tankesättet finns i tre bevis före bokföring.
Lägg en fast betaldag i kalendern, till exempel varje tisdag. Betala i klump, inte i omgångar.
Betala. Fortnox med bankkoppling: Meny, Betalningar, och filen väntar på din signering i internetbanken. Utan koppling markerar du fakturorna, klickar Betala och skapar en LB-fil eller ISO20022-fil som du laddar upp i banken. Spiris med bankkoppling: inställningen Bekräfta betalningar innan de skickas till banken är på från början. Utan koppling slår du på Använd betalningsfil för utgående betalningar, vilket bara gäller fakturor i svensk valuta från svenska leverantörer. Bokio: Bank, Betalningar och Signera betalning med Bokio Företagskonto, eller Registrera betalning om du betalat från en annan bank. Bokios bankkoppling är bara till för överblick.
Signera själv i banken efter att du läst summan och mottagarna. Därefter byter fakturan status: i Fortnox Under betalning och sedan Slutbetald.

Så vet du att det fungerar

Mejla en PDF-faktura från en godkänd adress och kontrollera att den dyker upp. Kör attestsvaret, skapa en betalning och stanna vid signeringen första gången. Betala sedan en riktig liten faktura och se att statusen ändras och att bankhändelsen matchas.

Vanliga fel

Fakturan kommer aldrig fram. Avsändaren är inte godkänd, filen är fel typ eller mejlet över gränsen.
Peppol-inställningen saknas. Är du enskild firma i Fortnox, kontakta supporten.
Du väntar på e-faktura som aldrig kommer. Leverantören har inte tackat ja till din förfrågan.
Betalfilen avvisas. Northmill och Lunar saknar enligt Fortnox stöd för betalfiler direkt till internetbanken.
Du återställer betalningen i programmet. Det ändrar bara statusen. Avbryt också hos banken.
Samma faktura kommer två gånger. Välj en kanal per leverantör.

När du inte ska automatisera det här

Har du fem fakturor i månaden går det lika fort att ladda upp dem och betala i banken. Låt aldrig en betalfil gå iväg utan att du tittat på den, och bygg inget som godkänner eller betalar åt dig. Det är bokföringsbeslut. Det här är inte redovisnings-, skatte-, juridisk eller säkerhetsrådgivning, och din redovisningskonsult avgör vad som gäller dig. Vill du se var fakturaflödet fastnar finns Fakturaflöde.

Källor

Vanliga frågor

Måste jag attestera mina egna fakturor som enmansföretagare?

Programmen låter dig oftast välja. Fortnox har alternativet Ingen. Jag behåller ändå ett medvetet ja, för det är pausen mellan fakturan och betalningen.

Kan jag ta emot e-fakturor som enskild firma?

I Spiris och Bokio hittar jag ingen sådan begränsning i hjälpen. I Fortnox syns Peppol-inställningen bara för aktiebolag, och andra får kontakta supporten.

Vilken mejladress ska leverantören skicka till?

Programmets egen adress för underlag eller leverantörsfakturor. Du hittar den i inställningarna eller i inkorgen. Be leverantören skicka PDF.

Kan Zapier betala leverantörsfakturor åt mig?

Jag skulle inte bygga det. Betalning och godkännande är beslut du fattar och signerar själv i banken.

Fastnar du?

Det här är ett av de jobb jag gör åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp inkorg, attest och betalrutin och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Leverantörsfakturor och attest". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Leverantörsfakturor för enmansföretag: ta emot, attestera, betala