Copilot Excel och Word: fem uppgifter steg för steg

Copilot i Word och Excel öppnar du med Copilot-knappen i hörnet av programmet, och sedan beskriver du med egna ord vad du vill ha. Här är fem uppgifter som passar en ensam företagare: ett offertutkast, en omskrivning och en sammanfattning i Word, samt en beräknad kolumn och en analys i Excel. Alla fem kan du prova på kopior av dina egna filer på ungefär en timme.

Copilot skriver flytande svenska, men det kan ha fel i sak och i siffror. Det som sparar tid är att slippa det tomma dokumentet, inte att slippa läsa. Varje uppgift nedan slutar därför med något du kontrollerar innan du litar på resultatet.

Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026. Menyer och knappar ändras ofta, så använd namnen som ledtrådar.

Det här behöver du

Ett Microsoft 365-arbetskonto där Copilot ingår i din prenumeration. Vilken licens som krävs går jag igenom i Copilot i Microsoft 365 för småföretag. Ser du ingen Copilot-knapp kan den saknas i prenumerationen eller vara avstängd av administratören.
Kopior av riktiga filer: ett offertunderlag, ett längre dokument och en försäljningslista i .xlsx.
För Excel: beräkningsalternativet Automatic, och att filen inte är utcheckad i SharePoint. Annars fungerar redigeringen inte.
Svenska fungerar enligt Microsofts språklista för arbetskonton, men Microsoft skriver att modellerna främst tränats på engelska.

Steg för steg

Word: första utkast till ett offertbrev. Öppna ett tomt dokument och välj Copilot-knappen i hörnet. Beskriv ämne, mottagare, ton, format och längd. Vill du att Copilot ska utgå från en fil med dina anteckningar skriver du / och väljer den. Välj Generate (knappen kan heta något annat i din version) och behåll, förkasta eller generera om utkastet. Ett utgångsläge:

Skriv ett offertbrev till [kundtyp] utifrån anteckningarna i [fil]. Vänlig och rak ton, du-form. Disposition: vad kunden bett om, vad jag föreslår, vad som ingår och inte ingår, nästa steg. Högst 300 ord. Skriv [PRIS] där priset ska stå.
- Kontroll: sök på [PRIS], fyll i priser och datum själv och läs varje namn och löfte mot underlaget.
Word: skriv om text i rätt ton. Markera texten och välj Copilot i miniverktygsfältet. Välj Auto Rewrite eller beskriv ändringen, till exempel "kortare och vänligare, utan att ändra innehållet". Välj sedan Replace, Insert below eller Regenerate. Börja med Insert below, så finns originalet kvar.
- Kontroll: jämför att inga belopp, datum eller villkor ändrats.
Word: sammanfatta ett långt dokument. Öppna dokumentet, till exempel en leverantörs villkor, och be Copilot i chatten sammanfatta det (eller välj Summary överst i dokumentet om knappen visas). Be om fem punkter, öppna frågor och "vad kan vara oklart för en kund". Microsoft varnar för att Copilot vid långa dokument kan fokusera mest på början, så dela upp stora filer.
- Kontroll: slå upp två av punkterna i originalet. Mer om var du måste läsa själv finns i AI som sammanfattar avtal och villkor.
Excel: lägg till en beräknad kolumn.
- Spara en kopia, och stäng av autospara om du vill prova utan att ändringar sparas.
- Öppna Copilot med ikonen nere till höger. Läget är normalt edit, där Copilot ändrar arket direkt. För större ändringar kan du välja plan-läge, där Copilot visar en plan innan något ändras.
- Be om "en kolumn som räknar ut marginal i procent, Pris minus Inköpspris delat med Pris". Att nämna kolumnerna vid namn ger bättre träff enligt Microsoft. Be sedan "Förklara formeln i den markerade cellen".
- Kontroll: räkna om tre rader för hand.
Excel: hitta mönster i en försäljningslista.
- Läget Chat only ger dig svar utan att filen ändras. Vill du ha en PivotTable eller ett diagram i själva arket kan Copilot behöva vara i edit-läget, och då kör du det på en kopia.
- Fråga: "Vilka kunder gav mest försäljning per månad? Visa som PivotTable." Säg formatet du vill ha. Prova också "Finns det avvikelser i den här datan?"
- Har du ett textfält med kommentarer kan Copilot sammanfatta teman och lägga dem i en ny kolumn.
- Kontroll: summan i tabellen ska stämma med summan i originalet.

Så vet du att det fungerar

Gå igenom varje uppgift med en riktig fil. I Word ska inga hakparenteser vara kvar och varje siffra ska gå att spåra till ditt underlag. I Excel ska de tre omräknade raderna stämma, och totalsumman ska vara densamma före och efter. Ändrade Copilot något du inte ville har du Undo och tidigare versioner i filen.

Vanliga fel

Du arbetar i originalfilen. Copilot i edit-läge ändrar arbetsboken direkt, och ändringarna syns för alla som har tillgång. Arbeta i en kopia.
Felet Unsupported file state. Filen kan vara utcheckad i SharePoint eller sparad i ett filformat som inte stöds, till exempel Strict Open XML. Checka in den eller spara som vanlig .xlsx.
Redigeringen fungerar inte. Kontrollera att beräkningsalternativet står på Automatic.
Långa dokument sammanfattas halvt. Dela upp dem.
Personuppgifter i prompten. Skriv Kund A i stället för namnet.
Utkast skickas oläst. Du är avsändaren.

Begränsningar

Det här är inte råd om bokföring, juridik eller säkerhet; din redovisningskonsult, en jurist och IMY avgör. Microsofts Excel-sida avråder från att använda Copilot för beslut inom ekonomi, juridik och medicin. Låt Copilot räkna fram en kolumn, men inte avgöra moms, löner eller avtalstolkning. GDPR-frågorna finns i GDPR-checklistan.

Har du Gmail och Google Kalkylark är verktyget i stället Gemini i Google Workspace. Gör du samma Excel-uppgift varje vecka är den bättre som ett flöde, se påminnelser från en Excel-lista. Fler prompter finns i promptbiblioteket, formelfrågor tas upp i AI i Excel och Google Sheets och offerter i Låt AI skriva offertutkastet.

Källor

Vanliga frågor

Ingår Copilot i Word och Excel i Microsoft 365 Business Standard?

Det beror på licensen och på vad administratören har slagit på. Microsoft skriver att Copilot inte ingår i alla Microsoft 365-prenumerationer, så kontrollera i ditt konto. Se Copilot i Microsoft 365.

Fungerar Copilot i Excel på svenska?

Ja, svenska finns på Microsofts lista för arbetskonton och på Excel-sidans språklista. Microsoft noterar ändå att modellerna främst tränats på engelska, så kontrollera resultatet.

Kan Copilot ändra min Excel-fil utan att jag vet?

I edit-läge ändrar Copilot arbetsboken direkt, och du kan se det ske och stoppa det. I chat-läge ändras ingenting. Plan-läge visar en plan först.

Vilken AI-modell använder Copilot i Word och Excel?

I Excel är Auto standard, och du kan välja modell i modellväljaren högst upp i panelen. Microsoft listar modeller från OpenAI och Anthropic i sitt applikationskort. Anthropic är underbiträde till Microsoft, och för Claude kan administratören behöva tillåta det, så läs Microsofts dataskyddssidor först. Hur det ser ut i Word har jag inte kontrollerat.

Hur långa dokument klarar Copilot i Word?

Siffrorna i Microsofts olika texter går isär, så jag nämner inget tal. Microsoft skriver att Copilot kan fokusera på början av långa dokument, så dela upp stora filer och be om delsammanfattningar.

Fastnar du?

Det här är ett av de upplägg jag sätter upp åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp Copilot i dina mallar och dokumenterar det, mejla mig med rubriken "Fastnat: Copilot i Word och Excel". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om en uppgift alls är värd att automatisera finns Automationskollen.

Copilot i Word och Excel: fem uppgifter steg för steg