Excel påminnelse med Power Automate: mejl varje morgon

Ett Power Automate-flöde kan läsa din Excel-lista varje morgon och mejla dig det som förfaller inom en vecka eller redan har förfallit. Du bygger det med en Recurrence-trigger, åtgärden List rows present in a table och ett utskick från Outlook. Räkna med en till två timmar, mest för datumen.

Det här är för dig som har en lista över offerter att följa upp, avtal som löper ut eller fakturor att bevaka, och som själv måste komma ihåg att titta. Flödet skickar ett mejl till dig med en tabell, inte ett mejl per rad, och det fortsätter tills du ändrar status i Excel. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026. Menynamn kan heta något annat i din version.

Det här behöver du

En Microsoft 365-plan för företag med Outlook och OneDrive, och Excel-filen som xlsx i OneDrive for Business, högst 25 MB. Excel Online (Business) och Office 365 Outlook är standardkopplingar, se Power Automate för enmansföretag.
En formaterad Excel-tabell. Se Outlook till Excel för hur du gör en.
Vana vid att uppdatera Status i listan. Flödet är lika bra som listan.

Steg för steg

Bygg listan. Rubrikerna i rad 1 är Kund, Uppgift, Forfallodatum och Status. Skriv Forfallodatum utan å, ä och ö, eftersom Microsoft bara lovar att filter och sortering fungerar med alfanumeriska kolumnnamn. Formatera som tabell, döp den till Uppfoljning, gör Forfallodatum till datumformat och Status till en rullista med Ny, Pågår och Klar. Spara och stäng filen. Du ska se filterpilar och tabellnamnet under Table Name.
I Power Automate väljer du Create och Scheduled cloud flow. Copilot kan ge dig ett utkast, men läs Copilot och Power Automate först. Låt flödet köras varje dag. Öppna Recurrence, välj tidszonen Amsterdam, Berlin, Bern, Rome, Stockholm, Vienna, och under avancerade alternativ klockslag 8 och minut 0. Väljer du tidszon följer körningen sommar- och vintertid.
Lägg till List rows present in a table under Excel Online (Business). Välj Location, Document Library, File och Table. Skriv Status ne 'Klar' i Filter Query och Forfallodatum asc i Order By. Sätt DateTime Format till Serial Number.
Lägg till Compose under Data Operation, döp den till Granslinje och skriv uttrycket addDays(utcNow(), 7, 'yyyy-MM-dd'). Flödet kör på morgonen, då är datumet i UTC samma som i Sverige. Resultatet är datumet om en vecka.
Lägg till Filter array. I From väljer du value från List rows. Klicka i villkorets vänstra fält, öppna uttrycksfliken och skriv lessOrEquals(addDays('1899-12-30', int(item()?['Forfallodatum']), 'yyyy-MM-dd'), outputs('Granslinje')). Välj is equal to och skriv true till höger. Du får rader som förfaller inom sju dagar eller redan har förfallit.
Lägg till Condition med uttrycket length(body('Filter_array')) is greater than 0, så att du inte får tomma mejl.
Under If yes lägger du till Create HTML table från Data Operation. From är Body från Filter array, Columns sätter du till Custom. Kolumn Kund får item()?['Kund'], Uppgift får item()?['Uppgift'] och Förfaller får addDays('1899-12-30', int(item()?['Forfallodatum']), 'yyyy-MM-dd').
Lägg efter den till Send an email (V2) under Office 365 Outlook. To är din adress. Subject kan vara concat('Att följa upp: ', formatDateTime(utcNow(), 'dddd d MMMM', 'sv-SE')), vilket ger till exempel "Att följa upp: måndag 26 oktober". Lägg Output från Create HTML table i Body. Finns fältet Is HTML, sätt det till Yes.
Välj Save, sedan Test och Manually. Du ska få ett mejl med tabellen.

Datum på svenska och i Excel

Excel sparar ett datum som ett serienummer, antalet dagar sedan 1900. Hur det ser ut i cellen, 2026-10-26 eller 26 oktober 2026, är bara formatering. Microsofts exempel är 5 juli 2011, som är 40729. Tar du 30 december 1899 och lägger till serienumret får du rätt datum, och det är vad addDays('1899-12-30', ...) gör. Excel kan också spara ett datum som text, och då fungerar inget av det.

Med formatDateTime får du månader och veckodagar på svenska om du skriver 'sv-SE' sist. Utan språk blir det engelska. Vill du ha förfallodatumet i tabellen som "30 oktober 2026" byter du formatet till 'd MMMM yyyy' och lägger till 'sv-SE' sist.

Så vet du att det fungerar

Lägg fyra testrader: ett datum i går, ett om tre dagar, ett om 30 dagar och ett med Status Klar. Mejlet ska ha de två första, inte de två sista.
Öppna körningen under 28-day run history och klicka på Filter array för att se vilka rader som kom med.
Jämför Förfaller i mejlet med Excel. Skiljer det ungefär fyra år har arbetsboken 1904 års datumsystem, vars serienummer enligt Microsoft ligger 1 462 dagar efter.

Vanliga fel

Bara 256 rader. List rows returnerar som standard högst 256 rader. Slå på pagination under inställningarna.
Datum som text eller tom cell. int kan inte läsa texten och flödet stannar. Gör om kolumnen till datum och fyll i alla rader.
Filter Query ger fel. Den klarar bara eq, ne, contains, startswith och endswith, en funktion per kolumn, och inte datumjämförelser som större än. Därför sker datumjämförelsen i Filter array.
Filen är låst. Excel-filen kan vara låst i upp till sex minuter efter senaste användning. Stäng arbetsboken, och redigera inte medan flödet körs.
Mejlet kommer en timme fel efter ett tidsbyte. Då saknas tidszon i Recurrence. Välj den.
Flödet har tystnat. Misslyckas det varje dag i 14 dagar stänger Microsoft av det. Går anslutningen ut, logga in igen under Fix connection.

När du inte ska automatisera det här

Har du tio rader räcker en återkommande uppgift i kalendern eller To Do. Se To Do eller Planner.
Mejl till kunder från listan är ett annat beslut. Ett fel i listan blir ett fel hos kunden, och Exchange Online begränsar brevlådan till 30 meddelanden i minuten och 10 000 mottagare per dygn. Det kräver en kolumn som visar vad som skickats, och en uppdatering av raden efteråt.
Påminnelse om förfallodatum är en minneshjälp. Kontering, attest och betalning av fakturor låter du inte flödet sköta. Attesten har en egen rutin i leverantörsfakturor för enmansföretag. Det här är inte bokförings- eller juridisk rådgivning.
Växer listan till ett kundregister, se Kundregister i Sheets eller Excel. Använder du Google, se automatiska påminnelser i Sheets.

Källor

Vanliga frågor

Kan Power Automate skicka påminnelser från Excel?

Ja. Ett schemalagt flöde läser tabellen med List rows present in a table, väljer ut raderna med förfallodatum och skickar ett mejl via Outlook. Det är flödet i den här artikeln.

Måste Excel-filen ligga i OneDrive?

Den ska ligga i OneDrive for Business eller SharePoint som xlsx-fil, högst 25 MB, och innehålla en formaterad tabell.

Hur får jag datum på svenska i mejlet?

Använd formatDateTime med 'sv-SE' som sista värde, till exempel med formatet 'dddd d MMMM'. Utan språk blir veckodagar och månader engelska.

Varför jämförs datumen i Filter array och inte i List rows?

Filter Query klarar bara eq, ne, contains, startswith och endswith. En Microsoft-artikel om datumfilter i List rows pekar dessutom ut formatet ISO 8601 som problem och rekommenderar Serial Number.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Påminnelser från Excel". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.

Automatiska påminnelser från en Excel-lista med Power Automate