För ett enmansföretag räcker Microsoft To Do: din egen uppgiftslista med Min dag, påminnelser, återkommande uppgifter och mejl du har flaggat i Outlook. Planner behöver du först när du jobbar med andra och vill fördela uppgifter på en tavla. Eftersom Microsoft har flyttat runt namnen är det värt att veta vad som är vad.
Du får skillnaden i en tabell, stegen för att koppla in Outlook och Teams och ett veckosystem med en fredagsrutin på femton minuter. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026, och menynamn kan heta något annat i din version, särskilt om dina program är på svenska.
Vad som heter vad nu. To Do finns kvar som egen app och på webben. Appen i Teams hette Tasks by Planner and To Do och heter sedan våren 2024 bara Planner. Microsofts egna sidor anger mars respektive april 2024, så jag skriver våren. I Planner-appen i Teams finns To Dos Min dag, Mina uppgifter och flaggade mejl med, och Microsoft kallar helheten för den nya Planner. Hittar du inte appen: sök på det gamla namnet.
Det här behöver du
- Ett arbetskonto med Microsoft 365-licens och en brevlåda i Exchange Online. To Do går även att använda med privat konto, men Planner hör till arbets- och skolkonton.
- Outlook som är hostat av Microsoft: nya Outlook, Outlook på webben eller Outlook.com. Flaggade mejl fungerar inte för Gmail- eller IMAP-konton.
- Teams, om du vill ha Planner-appen.
- Planner ingår med Microsoft 365-licens som "basic plans". Funktioner som Timeline (Gantt), beroenden och egna fält kräver en betald Planner-licens, se aktuell prislista. Microsofts adminsida listar Business Basic och Standard bland abonnemangen, så kontrollera din plan.
Skillnaden i korthet
| To Do | Planner | |
|---|---|---|
| Passar | Dina egna uppgifter och listor | Arbete med andra |
| Delning | Listor kan delas | Uppgifter tilldelas, med aviseringar |
| Vyer | Listor, Min dag, Planerat | Grid, Board, Schedule, Charts |
| Konto | Arbets- eller privat konto | Arbets- eller skolkonto |
| Mer avancerat | – | Gantt och beroenden med betald licens |
Steg för steg
- Skapa fyra listor i To Do: Denna vecka, Väntar på andra, Någon gång och Rutiner. Du ska se dem i sidomenyn.
- Slå på mejlen: öppna listmenyn i To Do och välj Flagged email, Create, eller slå på den under Settings. Flagga ett mejl i Outlook. Du ska se det som en uppgift. Listan fylls först med de 100 senast flaggade mejlen från de senaste 30 dagarna.
- Mejl utan flagga: i nya Outlook öppnar du My Day i Mail och drar mejlet till fliken To Do. Du ska se en ny uppgift. I To Do-ikonen i vänstermenyn i Outlook ser du samma listor.
- Gör fredagsrutinen. Femton minuter: gå igenom Flagged email och Denna vecka, sätt datum med Add due date, och välj högst fem saker för nästa vecka. Det som har datum visas i Planned.
- Lägg in återkommande uppgifter i Rutiner med Repeat: daglig, veckodagar, vecka, månad, år eller eget schema. Det är det här du glömmer annars, som att skicka fakturaunderlag.
- Ta fem minuter varje morgon i My Day. Lampan uppe till höger föreslår uppgifter, och det du inte hinner föreslås igen dagen därpå. Välj tre.
- I Teams öppnar du Planner. Du ser My Day, My Tasks (Private tasks, Assigned to me, Flagged emails) och My Plans, där Microsofts adminsida säger att dina To Do-listor ligger bland planerna.
- Först när du delar jobb med någon: välj Create a plan i Planner. Lämnar du gruppfältet tomt blir det en personlig plan, med en Microsoft 365-grupp blir det en delad plan. Tilldela uppgifter. Den som får en uppgift ser den under Assigned to me.
Så vet du att det fungerar
- Flagga ett mejl, och se att det dyker upp i Flagged email. Gör det inte det, kontrollera kontot.
- Sätt Remind me några minuter fram på en testuppgift och se att påminnelsen kommer.
- Efter en vecka: vilka uppgifter flyttade du? En uppgift du flyttat tre gånger är för stor eller inte din.
Vanliga fel
- Flaggade mejl saknas. Bara din primära brevlåda synkas, inte delade brevlådor eller mappar. Flaggade kalenderhändelser blir inte uppgifter. Kontot måste vara hostat av Microsoft.
- Planner finns inte i Teams. Sök efter Tasks by Planner and To Do. En administratör kan också ha stängt av appen, och är du ensam är du administratören.
- To Do-listan syns inte i Planner. Teams-appen visar listorna under My Plans. I Planners andra vyer har jag inte kunnat bekräfta det, så räkna inte med det.
- Funktion saknas. Timeline och beroenden är premium och kräver en betald licens.
- Min dag töms. Det ska den. Den visar dagens uppgifter.
När du inte behöver Planner
- Är du ensam räcker To Do. Planner tillför mest när andra ska se och ta uppgifter.
- En kunduppföljning med status och historik hör hemma i ett CRM, inte i en uppgiftslista. Se arbetsflödet före systemet.
- Vill du skapa uppgifter från mejl automatiskt går både To Do och Planner att styra från Power Automate. Se Outlook till uppgift, To Do eller Planner och ditt första flöde.
Källor
- Microsoft Support – To Do vs. Planner
- Microsoft Support – Frequently asked questions about Microsoft Planner
- Microsoft Learn – Microsoft Planner for admins
- Microsoft Learn – Manage the Planner app in Microsoft Teams
- Microsoft Support – Getting started with Planner in Teams
- Microsoft Support – Manage tasks with To Do in Outlook
- Microsoft Support – Using Microsoft To Do with flagged email from Outlook
- Microsoft Support – Drag a message to create a task
- Microsoft Support – Plan and connect with Microsoft To Do
Vanliga frågor
Är Microsoft To Do och Planner samma sak?
Inte riktigt. Microsoft beskriver den nya Planner som en samlad upplevelse som bygger på To Do, Planner och Project, och To Dos funktioner finns i Planner-appen i Teams. To Do finns också kvar som egen app.
Ingår Planner i Microsoft 365 Business Basic?
Ja, enligt Microsofts adminsida, som listar Business Basic och Business Standard, men kontrollera din plan. Grundläggande planer ingår med licensen, medan premiumfunktioner kräver en betald Planner-licens.
Kan jag använda To Do med Gmail?
Själva To Do går att använda med ett privat Microsoft-konto. Flaggad e-post kräver däremot att brevlådan är hostad av Microsoft, så den fungerar inte med Gmail.
Kan jag dela en lista med en kund?
Microsofts jämförelsesida nämner delning med personer i din organisation och med familj och vänner på privata konton. Om kunder med egna företagskonton kan delta har jag inte kunnat bekräfta.
Vilken ska jag välja för veckoplanering?
To Do, om du är ensam. Planera i en lista som heter Denna vecka och välj dagens uppgifter i Min dag.
Fastnar du?
Det här är ett av de upplägg jag sätter upp åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: To Do eller Planner". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se vilka av dina rutiner som är värda att automatisera finns Automationskollen.