Skapa signaturen i nya Outlook eller Outlook på webben, så följer den med mellan dina enheter. Låt bolagsuppgifterna ligga i en gemensam fot som Exchange lägger på utgående mejl. Sätt autosvaret under inställningarna för automatiska svar, med en tidsperiod och helst bara till kontakter. Gör du det en gång slipper du pyssla med det varje semester.
Det här är för dig som har Microsoft 365 med en brevlåda i Exchange Online och vill ha en signatur som ser likadan ut överallt och ett autosvar som inte svarar på varje nyhetsbrev. Räkna med en timme. Jag tar också med vad aktiebolagslagen säger om uppgifter på brev, men det är inte juridisk rådgivning. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026, och menynamn kan heta något annat i din version, särskilt om Outlook är på svenska.
Det här behöver du
- Ett Microsoft 365-konto med brevlåda i Exchange Online. Signaturer som följer med mellan enheter och automatiska svar fungerar inte för Gmail-, POP- eller IMAP-konton i Outlook.
- Nya Outlook, Outlook på webben eller klassiska Outlook. I klassiska Outlook krävs build 2303 eller senare för signaturer som följer med.
- Uppgifterna som ska stå: namn, titel, telefon, webbadress, och bolagets företagsnamn, säte och organisationsnummer.
- För den gemensamma foten: behörighet till Exchange admin center, under Mail flow. Är du ensam är du administratören.
Vad som ska stå i signaturen
Dela upp den i två lager. Det personliga: namn, titel, direktnummer och webbadress. Bolagsuppgifterna: företagsnamn, den ort där styrelsen har sitt säte och organisationsnummer.
Så här läser jag lagtexten: aktiebolagslagen (2005:551), 28 kap. 5 §, säger att ett aktiebolags brev, fakturor, orderblanketter och webbplatser ska ange företagsnamn, den ort där styrelsen har sitt säte och organisationsnummer, och att det också ska anges om bolaget gått i likvidation. Lagtexten säger brev. Om ett mejl räknas som brev i den meningen avgör jag inte här. Fråga Bolagsverket eller din redovisningskonsult. Det många gör är att lägga uppgifterna i signaturen, vilket kostar en rad. Är du enskild firma eller handelsbolag gäller andra regler än aktiebolagslagen, och dem har jag inte gått igenom här. Det här är inte juridisk rådgivning.
Steg för steg
- I nya Outlook och Outlook på webben: Settings, Accounts, Signatures, Add signature. Ge den ett namn, skriv texten och välj om den ska läggas på nya mejl och på svar och vidarebefordran. Välj Save. Du kan göra en fullständig signatur för nya mejl och en kortare för svar.
- I klassiska Outlook: File, Options, Mail, Signatures. Med signaturer som följer med lagras de i brevlådan, och de du valt som standard för nya mejl eller svar kopieras dit. Övriga ligger kvar på datorn under Signatures on this device och går inte att redigera om de inte hör till ett konto.
- Håll loggan liten. I klassiska Outlook lägger du in den med Image-knappen. Microsoft varnar för att VML-taggar kan få element att visas som bilagor.
- Skicka ett mejl till dig själv och till en Gmail-adress. Du ska se samma signatur, och läs den på mobilen också.
- Valfritt, för en gemensam fot: gå till admin.exchange.microsoft.com, Mail flow, Rules, Add a rule, Apply disclaimers. Under Apply this rule if väljer du att mottagaren är utanför organisationen. Under Do the following väljer du att lägga till en text sist i mejlet och skriver in företagsnamn, säte och organisationsnummer. Texten får innehålla HTML, och värden från avsändaren kan hämtas med tokens som
%%DisplayName%%,%%Title%%och%%Phone%%. - Välj reservåtgärd om foten inte kan läggas på, till exempel för krypterade mejl: Wrap, Ignore eller Reject. Lägg ett undantag för ämne eller text som matchar foten, så att den inte dubbleras i en tråd. Börja med Test without Policy Tips och byt sedan till Enforce.
- Autosvar i nya Outlook: View, View settings, Accounts, Automatic Replies. Slå på, välj Send replies only during a time period och datum. Välj Send replies only to contacts. På webben heter vägen Settings, Account, Automatic replies. I klassiska Outlook: File, Automatic Replies, med flikar för Inside My Organization och Outside My Organization. Välj Save.
- Skriv autosvaret: när du är tillbaka, vem som svarar under tiden och hur snabbt kunden får svar. Skriv inte var du är eller att kontoret står tomt.
Så vet du att det fungerar
- Skicka mejl från dator, webb och mobil till en annan adress och jämför signaturerna.
- Svara på ett svar i samma tråd. Står foten bara en gång?
- Be någon utanför företaget mejla dig medan autosvaret är på. Microsoft skriver att autosvaret skickas en gång till varje avsändare.
- Titta efter sista dagen: slutar autosvaret av sig självt? Annars valde du ingen tidsperiod och måste slå av det för hand.
Vanliga fel
- Signaturen saknas på en annan dator. Bara standardsignaturerna följer med. Titta under Signatures on this device.
- Gamla eller dubbla signaturer. Tillägg som ändrar signaturfiler direkt slutar fungera när signaturer som följer med är på. Administratörer kan stänga av funktionen med värdet DisableRoamingSignatures.
- Foten dubbleras i tråden. Lägg till undantaget i regeln.
- Autosvar till nyhetsbrev och skräppost. Alternativet för svar utanför organisationen skickar till alla mejl. Microsoft rekommenderar bara kontakter.
- Nya kunder får inget svar. De finns inte i dina kontakter. Använd formulärets egna autosvar, se Kontaktformulär till CRM med autosvar.
- Autosvar saknas i ett Gmail- eller IMAP-konto. Där behövs en regel och Outlook måste vara igång.
Begränsningar
- Är du ensam med en brevlåda räcker den personliga signaturen. Regeln i Exchange lönar sig när fler skickar mejl eller när du vill ha samma fot överallt.
- Foten läggs på av Exchange, inte av Outlook. Testa därför alltid med riktiga mejl och titta på hur den ser ut hos mottagaren.
- Signaturen ersätter inte uppgifterna på fakturor. De har egna krav, så fråga din redovisningskonsult.
- Mallar och fler autosvar finns i Autosvar och mallar i Gmail och Outlook, och valet av mejlsystem i Google Workspace eller Microsoft 365.
Källor
- Microsoft Support – How to add and change an email signature in Outlook
- Microsoft Support – Outlook roaming signatures
- Microsoft Learn – Organization-wide disclaimers, signatures, footers, or headers in Exchange Online
- Microsoft Support – Set up out of office automatic replies in Outlook
- Riksdagen – Aktiebolagslag (2005:551), 28 kap. 5 §
Vanliga frågor
Hur får jag samma signatur i alla Outlook-versioner?
Skapa den i nya Outlook eller på webben. Signaturer lagras då i brevlådan och följer med mellan enheter där kontot finns. Det gäller brevlådor i Microsoft 365 och Outlook.com, inte POP- eller IMAP-konton.
Kan jag ha olika signaturer för nya mejl och svar?
Ja. Du kan skapa flera signaturer och välja en för nya mejl och en för svar och vidarebefordran.
Vad måste stå i signaturen för ett aktiebolag?
Aktiebolagslagen kräver företagsnamn, säte och organisationsnummer på brev. Om mejl räknas dit har jag inte kunnat avgöra, så fråga Bolagsverket eller din redovisningskonsult.
Svarar autosvaret flera gånger till samma person?
Nej. Microsoft skriver att ett autosvar skickas en gång till varje person som mejlar dig medan det är på.
Hur sätter jag ett autosvar för semester?
Slå på automatiska svar i inställningarna, välj en tidsperiod, skriv texten och välj om det bara ska gå till kontakter.
Fastnar du?
Det här är ett av de upplägg jag sätter upp åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Signatur och autosvar i Outlook". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se vilka av dina rutiner som är värda att automatisera finns Automationskollen.