Ett mejl i Outlook kan bli en uppgift utan att du kopierar ämnesraden, på tre sätt. Flagga mejlet, så landar det i To Do. Dra det till To Do-fliken i Min dag. Eller låt ett Power Automate-flöde skapa en uppgift i Planner när du flaggar, så att någon annan ser den. De två första kräver ingen uppsättning, flödet tar ungefär en timme.
Det här är för dig som svarar på "kan du skicka offerten före fredag" och sedan skriver om samma mening i en lista. Du får veta vilket verktyg som ska äga uppgiften och hur du bygger det enda som kräver flöde: flaggat mejl till en delad Planner-plan. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026. Menynamn kan heta något annat i din version.
Namnen först, eftersom Microsoft har flyttat runt dem. Appen i Teams som hette Tasks by Planner and To Do heter sedan 2024 bara Planner (Microsofts FAQ anger april 2024). To Do finns kvar som egen app. Samma flaggade mejl syns i båda: To Do har listan Flagged email, och Planner i Teams har vyn Flagged emails under My Tasks. Skillnaden mellan verktygen finns i To Do eller Planner för ett enmansföretag.
Det här behöver du
- Konto. Ett arbetskonto med Microsoft 365 för företag och en brevlåda i Exchange Online. Flaggade mejl till To Do fungerar bara med Microsoft-hostade konton, inte med Gmail eller IMAP i Outlook. Microsofts kravsida listar Business Basic, Standard och Premium, men inte Microsoft 365 Apps for business.
- Planner. Microsoft skriver att Planner ingår i kvalificerade Microsoft 365-abonnemang utan extra licens. Planner-kopplingen stöder just nu bara basic plans, alltså vanliga planer och inte premiumplaner.
- Power Automate. Office 365 Outlook, Planner och Microsoft To-Do (Business) är standardkopplingar och ingår i rättigheterna i din plan. Se Power Automate för enmansföretag.
- En delad plan i Planner, kopplad till en Microsoft 365-grupp, med en bucket (kolumn) som heter Från mejl.
Tre sätt att göra det
| Sätt | Var uppgiften hamnar | Kräver flöde |
|---|---|---|
| Flagga mejlet | To Do, och Planner-appen under My Tasks | Nej |
| Dra mejlet till To Do | To Do | Nej |
| Flagga och Power Automate | En delad plan i Planner | Ja |
Ska bara du göra uppgiften räcker de två första. Flödet behövs när någon annan ska se eller ta den.
Steg för steg
- Slå på listan i To Do: öppna listmenyn, välj Flagged email och Create. Microsofts sidor nämner också Settings, under namnet Connections eller Connected apps. Du ska se en lista som heter Flagged email.
- Flagga ett mejl i Outlook. Uppgiften får mejlets ämne som namn, med en förhandsvisning, och Open in Outlook tar dig tillbaka till mejlet. Listan fylls först med de 100 senast flaggade mejlen från de senaste 30 dagarna.
- Mejl du inte vill flagga: öppna My Day i Mail i nya Outlook eller Outlook på webben och dra mejlet till fliken To Do. Microsofts sida säger inte om uppgiften länkar tillbaka till mejlet, så titta efter.
- Då flödet. Öppna Power Automate och logga in med arbetskontot, välj Create, Automated cloud flow och triggern When an email is flagged (V3) under Office 365 Outlook. Sätt Folder till Inbox. Du ska se triggerkortet utan röda markeringar.
- Lägg till Create a task under Planner. Välj Group Id, sedan Plan Id och Bucket Id. Group Id används enligt Microsoft bara för att fylla listan med planer, så en varning där behöver inte betyda något.
- Fyll Title med Subject och gärna From, så att du ser vem mejlet kom från. Titeln får vara högst 255 tecken. Vill du vara säker: klicka i fältet, öppna uttrycksfliken, skriv
take(, välj Subject, skriv, 200)och bekräfta. - Skriv e-postadressen till den som ska göra jobbet i Assigned User Ids, flera skiljs åt med semikolon. I Due Date Time ger
addDays(utcNow(), 3)ett datum tre dagar fram. - Välj Save, sedan Test, Manually, och flagga ett mejl. Uppgiften ska dyka upp i rätt bucket. Microsoft skriver att triggern oftast slår till nästan direkt men ibland kan dröja upp till en timme.
Vill du ha uppgifter utan flagga, till exempel för mejl med "offertförfrågan" i ämnet, byt triggern mot When a new email arrives (V3) med Subject Filter och åtgärden mot Add a to-do (V3) under Microsoft To-Do (Business).
Så vet du att det fungerar
- Flagga ett riktigt mejl och kontrollera att uppgiften finns i Flagged email och att Open in Outlook öppnar mejlet.
- Ligger Planner-uppgiften i rätt bucket, och ser den tilldelade den under Assigned to me?
- Öppna flödet under My flows, 28-day run history, och klicka på en körning för att se vad som gick in och ut.
- Svara på det flaggade mejlet. Microsoft skriver att triggern kan köras igen när ett redan flaggat mejl ändras, så kontrollera om en andra uppgift dyker upp.
Vanliga fel
- Flagged email är tom. Kontot är inte Microsoft-hostat, eller mejlet ligger i en delad brevlåda. Bara flaggor i din egen brevlåda synkas, och flaggade kalenderhändelser blir inga uppgifter.
- Dubbletter i Planner. Triggern körs även när ett flaggat mejl ändras, och flaggar du flera samtidigt kan den köras flera gånger. Flagga när du är klar med mejlet och rensa dubbletter på fredagen.
- Fel om titeln. Ämnet var längre än 255 tecken. Använd
takesom i steg 6. - Planen går inte att välja. Kopplingen stöder bara basic plans. Skapa en vanlig plan.
- Flödet har slutat gå. Misslyckas en trigger eller åtgärd hela tiden stänger Microsoft av flödet efter 14 dagar. Öppna den misslyckade körningen, välj Fix connection och logga in igen.
- Planner saknas i Teams. Administratören kan ha stängt av appen. Är du ensam är du administratören.
När du inte ska automatisera det här
- Är du ensam räcker flaggan och To Do. Planner och ett flöde är då en omväg.
- Flödet ger ingen länk tillbaka till mejlet. Flaggade mejl i To Do har den, så för dina egna uppgifter är To Do bättre.
- En kund med status, historik och nästa steg hör hemma i ett CRM, inte i en uppgiftslista. Se arbetsflödet före systemet. Använder du Gmail, se Gmail till uppgift.
- Flödet kopierar mejlämnen till en annan plats. Microsoft anger att Planner lagrar data i Dataverse och Azure, medan To Do och Outlook ligger i Exchange. Kopiera bara det du behöver. Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning avgör vad som gäller.
Källor
- Microsoft Support – Using Microsoft To Do with flagged email from Outlook
- Microsoft Support – Drag a message to create a task
- Microsoft Support – Microsoft To Do system requirements
- Microsoft Support – Getting started with Planner in Teams
- Microsoft Support – Frequently asked questions about Microsoft Planner
- Microsoft Learn – Planner connector
- Microsoft Learn – Microsoft To-Do (Business) connector
- Microsoft Learn – Office 365 Outlook connector
- Microsoft Learn – Workflow expression functions reference
- Microsoft Learn – Limits and configuration in Power Automate
- IMY – Grundläggande principer
Vanliga frågor
Kan jag göra ett mejl till en uppgift i Outlook utan Power Automate?
Ja. Flagga mejlet så blir det en uppgift i To Do, eller dra det till fliken To Do i My Day i nya Outlook. Uppgiften hamnar i din egen lista.
Vad heter Planner i Teams i dag?
Planner. Appen hette Tasks by Planner and To Do och fick namnet Planner i april 2024 enligt Microsofts FAQ. To Do finns kvar som egen app.
Hamnar flaggade mejl i Planner?
I Teams-appen Planner visas de under My Tasks, Flagged emails, men inte i en delad plan. För det behöver du flödet i den här artikeln.
Kostar det extra?
Standardkopplingarna ingår i rättigheterna i din Microsoft 365-plan, och Planner ingår i kvalificerade abonnemang. Funktioner som Timeline kräver en betald Planner-licens, se aktuell prislista.
Fastnar du?
Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Outlook till To Do eller Planner". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.