Gmail till Todoist, Trello eller Asana utan att kopiera

Du kan göra ett Gmail-mejl till en uppgift i Todoist, Trello eller Asana på två sätt. Det första är verktygets Gmail-tillägg: du öppnar mejlet, klickar på tilläggets ikon och uppgiften skapas med ämnet som titel. Det andra är en zap i Zapier som skapar uppgiften av sig själv när du stjärnmärker mejlet. Regeln jag föreslår är kort: stjärna betyder uppgift.

Guiden är till dig som kopierar ämnesraden från Gmail, klistrar in den i en att göra-lista och tappar bort mejlet två dagar senare. När du är klar går det på ett klick eller en stjärna, och uppgiften pekar tillbaka på mejlet. Räkna med en timme för tillägget och en till för zapen.

Använder du redan Google Tasks behöver du inget av det här. Gmail har en egen knapp, Add to Tasks, som sparar mejlet som en uppgift där.

Det här behöver du

Allt nedan gäller i skrivande stund, oktober 2026. Menyer och namn kan ändras.

Gmail, privat eller Google Workspace, och ett konto i det verktyg du valt. Zapiers hjälpsidor nämner gratisnivåer hos alla tre, men se aktuell prislista för vad du behöver.
Trello: du måste vara medlem i tavlan du skapar kort på, annars fungerar vissa åtgärder inte i Zapier.
Zapier för stjärnvägen. Gratisplanen har tvåstegsflöden enligt Zapiers prissida, så en trigger plus en åtgärd går, medan ett extra steg för att etikettera mejlet kräver en betald plan. Zapier skriver att begränsningarna för privata Gmail-konton är borttagna.
Är du i Google Workspace kan administratören styra tillägg. Asanas sida nämner att en installation via administratör kan ta upp till sju dagar.

Steg för steg

A. Tillägget, ett klick per mejl

Installera tillägget. Klicka på plustecknet i Gmails sidopanel till höger. Det öppnar Google Workspace Marketplace, där du söker efter Todoist for Gmail, Trello for Google Workspace eller Asana for Gmail, väljer Install och godkänner. När ett mejl är öppet ska verktygets ikon synas i sidopanelen.
Skapa uppgiften. Klicka på ikonen i ett öppet mejl. I Todoist väljer du Add task och kan ändra projekt, namn, datum, tid, etikett och prioritet. I Trello väljer du tavla och lista: ämnet blir kortets namn och texten beskrivningen, och du kan ändra båda före Add. I Asana skapar du uppgiften och kan kryssa i att framtida svar i tråden ska synkas till den. Fälten kan skilja sig i din version.
Kolla vägen tillbaka. I Todoist öppnar uppgiften mejlet i Gmail på webben. Trellos sida nämner ämne och text men inte någon länk, så titta efter i ditt kort.

B. Zapier, där en stjärna räcker

Skriv ner regeln: en stjärna i Gmail betyder att mejlet ska bli en uppgift, ingenting annat. Stjärnor som betyder både ”viktigt”, ”läs sen” och ”kanske” betyder snart ingenting.
Skapa zapen med trigger Gmail, New Starred Email. Zapier beskriver den som att den startar när du får ett nytt mejl och stjärnmärker det inom två dagar. Stjärnmärk ett mejl och testa triggern. Du ska se avsändare, ämne och text. Vill du kunna göra uppgifter av äldre mejl, använd New Labeled Conversation med etiketten Att göra från guiden om Gmail-filter. Den startar första gången etiketten sätts.
Välj åtgärd: Create Task i Todoist, Create Card i Trello eller Create Task i Asana. Välj projekt, tavla och lista, och fyll fälten enligt listan nedan.
Valfritt, kräver betald plan: Gmail, Add Label to Email, med etiketten Uppgift skapad. Då ser du vilka stjärnmärkta mejl som redan blivit uppgifter.
Slå på zapen och stjärnmärk ett riktigt mejl. Räkna med några minuter: triggern är polling, alltså att Zapier tittar efter nya stjärnor med jämna mellanrum.

Fälten som är värda att ta med

Titel: ämnet, med ett verb som du lägger till själv, till exempel ”Svara: ”.
Beskrivning: avsändarens namn och adress, en länk till mejlet om triggerns testdata har en, och de första raderna av texten. Inte hela mejlet.
Datum: ett standardvärde du bestämmer, till exempel om två dagar. Det kräver ett Formatter-steg för datum och tid som lägger till dagar, och hur datumfältet tar emot text skiljer sig mellan verktygen, så kolla i testet. Hoppa över fältet första gången om det känns som för mycket.
Plats: en samlande inkorg, ett projekt eller en lista som heter Inkorg, där du sorterar vidare.
Bilagor: Trello och Asana har åtgärder för att bifoga filer (Add Attachment to Card, Attach File), Todoists lista hos Zapier har ingen. Ta med bilagor bara när uppgiften kräver dem.

Vilket verktyg? Todoist passar en egen lista. Trello passar när varje mejl är ett ärende som flyttas mellan kolumner, som förfrågan, offert och klart. Asana passar när fler än du ska se uppgifterna. Välj det du ändå öppnar varje morgon.

Så vet du att det fungerar

Stjärnmärk ett nytt mejl och ett mejl som är äldre än två dygn. Det nya ska bli en uppgift, det gamla inte. Kontrollera titel, beskrivning och länk, och att länken öppnar rätt mejl. Ta bort stjärnan på det nya mejlet och sätt tillbaka den för att se om du får en dubblett. Jag kan inte lova hur Zapier hanterar det, så prova. Titta i Zap history efter fel.

Vanliga fel

Gamla stjärnmärkta mejl blir inga uppgifter. Triggern fångar bara mejl du stjärnmärker inom två dygn. Använd etikettvägen för äldre.
Flera uppgifter från samma tråd. New Labeled Email startar också när ett svar läggs i tråden. Välj New Labeled Conversation.
Länken öppnar inte mejlet på mobilen. Todoist skriver att mejllänkar i uppgifter bara öppnas i Gmail i en webbläsare, inte i Gmail-appen.
Ikonen syns inte. Trellos tillägg visas bara när du läser ett enskilt mejl, inte i inkorgslistan. Asana tipsar om att ladda om sidan första gången, och Todoists tillägg stöds inte på iPadOS eller Android-surfplattor.
Trello-åtgärden fungerar inte. Kontrollera att du är medlem i tavlan.
Zapier får inte kontakt med Gmail. Är Googles Advanced Protection Program påslaget måste det stängas av.

Begränsningar

Skapar du några få uppgifter i veckan räcker tillägget, eller Gmails egen Add to Tasks. Zapier lönar sig när stjärnan ska räcka, också från telefonen. Gör inte regeln ”alla mejl från kunder blir uppgifter”: då får du en lista du slutar läsa. Låt människan välja. Kombinera gärna med Google Tasks och kalendern som uppföljning.

Uppgiftsverktyget får kundens namn, adress och utdrag ur mejlet, så ta med så lite som behövs. Det här är praktiska steg, inte juridisk rådgivning. IMY:s sida om de registrerades rättigheter beskriver vad personerna har rätt att veta.

Källor

Vanliga frågor

Hur gör jag ett mejl till en uppgift i Todoist?

Installera Todoist for Gmail från Google Workspace Marketplace, öppna mejlet, klicka på Todoist-ikonen i sidopanelen och välj Add task. Du kan välja projekt, datum, etikett och prioritet innan du sparar.

Finns det ett Gmail-tillägg för Trello och Asana?

Ja. Trello har Trello for Google Workspace, som skapar ett kort av ämne och text. Asana har Asana for Gmail, som skapar uppgifter och kan synka framtida svar i tråden till dem.

Kan jag göra mejl till uppgifter utan Zapier?

Ja, med tilläggen eller med Gmails egen Add to Tasks, som sparar mejlet i Google Tasks. Zapier behövs när du vill att en stjärna ska räcka.

Fungerar det med ett vanligt Gmail-konto?

Ja. Todoist säger att tillägget finns för den som har ett Gmail- eller Workspace-konto, och Zapier skriver att begränsningarna för privata Gmail-konton är borttagna.

Hur snabbt dyker uppgiften upp efter att jag stjärnmärkt mejlet?

Efter någon eller några minuter. Triggern tittar efter nya stjärnor med mellanrum, och på gratisplanen är intervallet 15 minuter enligt Zapiers prissida.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Gmail till uppgift”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Från Gmail till uppgift: Todoist, Trello eller Asana utan att kopiera