Lägg företagets filer i en delad enhet så snart någon annan än du ska komma åt dem, eller om du vill att filerna ska överleva ett konto. Är du ensam och ingen annan ska se dem räcker Min enhet. Skillnaden är vem som äger filerna: i Min enhet äger personen dem, i en delad enhet äger organisationen, enligt Google.
Guiden är för dig som driver ensamt, har eller får en deltidshjälp och har Google Workspace eller funderar på det. Du får besked om vad som krävs, en mappplan och en rutin för den dag hjälpen slutar. En gemensam dokumentstruktur är också ett av exemplen när jag skriver om digitalisering i småföretag. Räkna med en timme.
| Fråga | Min enhet | Delad enhet |
|---|---|---|
| Vem äger filerna? | Den som skapade dem | Organisationen |
| Vem får lägga in filer? | Du och de som fått redigeringsrätt | Medlemmar med Contributor eller högre |
| När personen slutar | Filerna följer kontot | Filerna blir kvar |
| Kräver | Ett Google-konto | Arbets- eller skolkonto i en utgåva med delade enheter |
Det här behöver du
- Ett arbets- eller skolkonto. Googles hjälp skriver att personliga Google-konton inte kan använda delade enheter.
- En utgåva som stöder dem. Googles lista: Business Starter (med undantag), Business Standard, Business Plus, Frontline Plus, Essentials, Enterprise, Nonprofits och Education. På Starter kan administratören inte ställa in standardinställningar för delning, och avancerad delning och dataskydd stöds inte. Googles jämförelse har en fotnot om att funktionen kräver en företagsadress eller verifierad domän. Frontline Starter och Standard kan bara läggas till som Viewer. Står din utgåva inte i listan, till exempel Workspace Individual, ska du kontrollera den hos Google. Se aktuell prislista för planerna.
- Behörighet att skapa. I Business- och Enterprise-utgåvor får alla användare skapa delade enheter som standard. Driver du ensamt är du själv administratören.
Steg för steg
- Kontrollera att du kan skapa en. I Drive på dator: Shared drives till vänster, sedan New. Saknas knappen stöder planen det inte, eller så har administratören stängt av det.
- Skapa två enheter. Drift, för dig och hjälpen, och Ekonomi och avtal, bara för dig. Google rekommenderar ett tydligt syfte per enhet och att separata enheter håller andra borta från internt innehåll. Klicka New, skriv namnet och välj Create.
- Lägg till hjälpen. Öppna enheten, välj Manage members, skriv e-postadressen och rollen. Du behöver Manager för det. Standardrollen är Content manager, som kan ladda upp, ändra, flytta och ta bort. Contributor kan inte ta bort filer, men får skrivskyddad åtkomst i Drive för datorer. Vill hen redigera där behövs Content manager.
- Extern hjälp. Utan eget Workspace-konto kan hen läggas till om administratören tillåter det och hen har en Google-kontoadress. Det hen lägger in ägs sedan av din organisation.
- Lägg mapparna. Drift: 01 Kunder (en mapp per kund, se kundmappar som skapas automatiskt), 02 Mallar, 03 Marknad, 04 Rutiner, 99 Arkiv. Ekonomi och avtal: Avtal, Försäkringar, Myndigheter, Kopior av deklarationer. Min enhet: utkast och sådant som inte är företagets.
- Flytta in det som finns. Dra mappen från Min enhet till enheten. Hela mappar får flyttas av administratörer och av medlemmar med Manager. Driver du ensamt är du administratör. Google skriver att enheten då blir ägare. Filer som andra äger går kanske inte att flytta, och då får du be ägaren.
- Skriv ned utgångsrutinen. Se nästa avsnitt, så att du har den innan du behöver den.
När hjälpen slutar
- Ta bort hen som medlem i Drift under Manage members. Filerna blir kvar, för organisationen äger dem.
- Har hen ett eget Workspace-konto: be administratören överföra hens Min enhet till dig innan kontot raderas. Google anvisar att kontot pausas först. Överföringen skapar en mapp hos dig, och papperskorgen följer inte med. Raderas kontot utan överföring raderas filerna, och Google sparar dem 20 dagar, åtkomliga bara om du återställer användaren.
- Kontrollera hur hjälpen har delat filer utåt, och ändra lösenord eller åtkomst i verktyg hen haft. Se att ge åtkomst utan att mejla lösenord.
Så vet du att det fungerar
Logga in som hjälpen, eller be hen kontrollera: hen ser Drift men inte Ekonomi och avtal, kan ladda upp en fil och kan inte dela den utåt om du stängt det. Ta sedan bort hen som medlem och kontrollera att filen hen laddade upp ligger kvar hos dig.
Vanliga fel
- Knappen New saknas under Shared drives. Planen stöder det inte, eller administratören har stängt av det.
- Hjälpen kan inte redigera i Drive för datorer. Hen är Contributor. Det kräver Content manager.
- Filer går inte att flytta. Någon annan äger dem. Be ägaren flytta dem.
- Hjälpen tog bort en fil. Varje enhet har en egen papperskorg, och bara Manager raderar permanent före 30 dagar, så du kan återställa. Vill du undvika det ger du hjälpen Contributor eller lägre.
- Filer har delats utåt sedan innan. Filer som delats med personer utanför enheten kan synas hos dem under Delat med mig när de flyttats in, så granska hur filerna är delade.
När du inte ska göra det här
Är du ensam och delar inget behöver du ingen delad enhet. Då ger den bara mer att hålla ordning på. Har du ett vanligt Gmail-konto går det inte alls utan att byta till Workspace, och det är en större sak än ett val av mapp, se företagsmejl: Google Workspace eller Microsoft 365.
Gränserna är sällan ett problem för en liten firma: 600 medlemmar, 500 000 objekt inklusive papperskorgen, 100 nivåer av mappar och 750 GB uppladdning eller kopiering per användare och dygn.
Delade enheter är inte ett bokföringsarkiv. Bokföringsnämnden skriver att lagring av räkenskapsinformation utanför Sverige bland annat kräver att du meddelar Skatteverket. Bokföringsunderlag hör hemma i bokföringsprogrammet. Det här är inte redovisnings-, skatte- eller juridisk rådgivning, och din redovisningskonsult avgör vad som gäller. Delad enhet löser inte heller GDPR, det gör rutinerna kring vem som får se vad.
Zapier arbetar med delade enheter, men fältnamn och mappväljare kan skilja sig från Min enhet, så testa.
Källor
- Google Workspace – Konfigurera delade enheter
- Google Workspace – Jämför Business-utgåvor
- Google Workspace – Om delade enheter
- Google Workspace – Gränser
- Google Workspace – Filåtkomst i delade enheter
- Google Workspace – Skapa en delad enhet
- Google Workspace – Lägg till filer och mappar
- Google Workspace – Tips för delade enheter
- Google Workspace – Överför Drive-filer
- Google Workspace – Ta bort en användare
- Google Workspace – Extern delning
- Google Drive – Dela filer och mappar
- Zapier – Komma igång med Google Drive
- Bokföringsnämnden – Arkivering
Vanliga frågor
Vilka Google Workspace-planer har delade enheter?
Googles lista nämner Business Starter (med undantag), Standard och Plus, Frontline Plus, Essentials, Enterprise, Nonprofits och Education. Kontrollera din plan i Googles lista, för den kan ändras.
Vem äger filerna i en delad enhet?
Organisationen. De ligger kvar även om den som skapade dem lämnar organisationen.
Vad händer med filerna när en anställd slutar?
I en delad enhet ingenting. I Min enhet raderas de om kontot raderas utan överföring. Överför dem först.
Kan en extern person få tillgång till en delad enhet?
Ja, om administratören tillåter det och personen har en Google-kontoadress. Hens bidrag ägs av din organisation.
Hur många får vara medlemmar i en delad enhet?
Högst 600 medlemmar, varav högst 100 grupper, enligt Google. Använd grupper när medlemslistan växer.
Fastnar du?
Det här är ett av de upplägg jag hjälper enmansföretag och små team med, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Delad enhet eller Min enhet”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om arbetet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.