Skapa kundmappar i Google Drive automatiskt med mallar

En ny kund kan få sin mappstruktur i Google Drive utan att du högerklickar. Ett flöde i Zapier skapar kundmappen, undermapparna och kopior av dina mallar när kundens status i kundregistret blir Kund. Drive kan inte kopiera mappar, bara filer, så mappträdet byggs en mapp i taget i flödet.

Guiden är för dig som sparar offerter, avtal och leveranser per kund och är trött på att skapa samma fyra mappar för hand. Du får ett namnsätt, en liten mappstruktur, ett flöde och regler för vem som ser vad. Räkna med två timmar. Har du inget kundregister än, börja med kundregistret i Sheets.

Det här behöver du

Google Drive. Kör du Microsoft 365 finns samma recept för kundmappar i OneDrive eller SharePoint. Har du Google Workspace kan mapparna ligga i en delad enhet, se Delad enhet eller Min enhet.
Ett kundregister i Google Sheets med kolumnerna Kund-ID, Kundnamn, Status och Mapplänk.
Ett Zapier-konto med betald plan. Gratisplanen har enligt Zapier bara tvåstegsflöden, och det här flödet har många fler steg. Se aktuell prislista.
Mallfiler, till exempel en offert och en projektlogg, i en mapp som heter Mallar.
Zapier kopplat till det Google-konto som äger mapparna. Zapiers hjälp skriver att Drive kräver att du äger en mapp för att kunna välja den i Zapier.

Steg för steg

Bestäm namnet. Kundnummer och namn: K1042 Svensson Bygg. Numret först sorterar rätt och hindrar att två Svensson blandas ihop. Använd samma nummer som i kundregistret.
Bestäm mapparna. Högst fyra: 01 Offert och avtal, 02 Underlag från kunden, 03 Leverans, 04 Övrigt. Fakturor och kvitton hör hemma i bokföringsprogrammet.
Skapa roten för hand. I Drive: New, Folder, och döp den till Kunder. Skapa också Mallar och lägg mallfilerna där. Dela Kunder med den som hjälper dig. Google skriver att åtkomst som du ger en mapp ärvs av allt i den, så varje ny kundmapp får samma åtkomst.
Starta flödet. Trigger: Google Sheets, Updated Spreadsheet Row, med Status som kolumn att bevaka. Zapier reagerar bara på värden som just den raden inte haft i kolumnen förut.
Filtrera. Filter by Zapier: Status exakt matchar Kund, och Kundnamn finns.
Hitta eller skapa kundmappen. Google Drive, Find or Create Folder. Folder Name är Kund-ID och Kundnamn från raden, Parent Folder är Kunder. Skälet till Find or Create: skulle samma kund passera flödet två gånger blir det ingen andra mapp. Testa och titta i Drive.
Skapa undermapparna. Fyra gånger Google Drive, Create Folder. Parent Folder är mappen från steg 6, och namnen är 01 till 04.
Kopiera mallarna. Google Drive, Copy File, en gång per mall. Välj mallen, ge kopian namnet Kund-ID, Kundnamn och mallens namn, och välj mapp 01 som mål. Fältnamnen kan skilja sig i din version. Jag har inte hittat någon Zapier-sida som uttryckligen säger att Copy File fungerar på Google Dokument-mallar, så testa med din.
Skriv tillbaka länken. Google Sheets, Lookup Spreadsheet Row på Kund-ID, sedan Update Spreadsheet Row där Row är ID:t från sökningen. Lägg mapplänken i Mapplänk. Titta i testdatan efter fältet med länk. Flödet bevakar Status, så ändringen i Mapplänk startar det inte igen.
Slå på flödet. Rör inte kolumnerna medan det är på.
Dela med kunden för hand. Dela bara 03 Leverans, aldrig Kunder, eftersom åtkomst ärvs nedåt och kunden annars ser alla. Välj Viewer om kunden bara ska läsa, och Restricted som allmän åtkomst. Anyone with the link gör mappen öppen för alla som har länken. Zapier har åtgärden Add File Sharing Preference, men jag skulle inte automatisera kunddelning från början.

Varje lyckad åtgärd räknas som en uppgift hos Zapier. Triggers, filter och Formatter räknas inte, och inte heller en sökning som stannar utan träff. En kund med fyra undermappar, två mallar och länken tillbaka till arket blir ungefär åtta till nio uppgifter.

Så vet du att det fungerar

Lägg en testkund i kundregistret och sätt Status till Kund. Kontrollera mappen, de fyra undermapparna, de två kopiorna med rätt namn och länken i arket. Sätt sedan Status till Vilande och tillbaka till Kund: Zapier ska inte se något nytt värde, och Find or Create är ändå ett skyddsnät. Logga in som den som hjälper dig och kontrollera att hen ser mapparna, och dela 03 Leverans med en testadress för att se att inget annat följer med.

Vanliga fel

Mappen saknas i Zapiers lista. Det handlar ofta om ägarskap. Ligger mapparna i en delad enhet, testa att mappväljaren hittar dem. Gör den inte det kan du klistra in mappens ID från adressfältet som eget värde, så brukar jag göra.
"Nothing could be found for the search". Mappnamnet är tomt, eller sökningen letar i fel överordnad mapp. Zapier föreslår att tömma fältet Parent Folder i söksteget.
Två mappar för samma kund. Du använde Create Folder i steg 6, eller kunden finns på två rader.
Flödet har slutat fungera efter att du sorterat arket. Zapier varnar för att sortera, ta bort rader eller byta namn på kolumner medan flödet är på.
Kundnamnet ändrades i arket. Mappen byter inte namn. Zapier har åtgärden Update File/Folder Name, men jag byter namn för hand.

När du inte ska automatisera det här

Får du bara några få kunder per år tar fyra mappar tre minuter för hand, och då är flödet mer underhåll än nytta. Har varje kund en egen struktur är en mall meningslös.

En kundmapp med avtal och underlag innehåller personuppgifter. Håll nere antalet som har åtkomst, rensa gamla mappar och läs IMY:s sida om företags hantering av personuppgifter. Är du på Google Workspace kan administratören begränsa delning utanför organisationen. Det här är inte juridisk rådgivning.

Zapier arbetar med delade enheter: det finns en åtgärd för att skapa en, och en rättelse av Find or Create Folder i delade enheter står i Zapiers uppdateringar. Sheets-appen har också Team Drive-varianter av några triggers. Jag har inte kunnat verifiera varje fält, så testa i din enhet.

Vet du inte om arbetet är värt att automatisera, börja med Automationskollen.

Källor

Vanliga frågor

Kan Google Drive kopiera en hel mapp?

Nej, Googles hjälp skriver att du inte kan kopiera mappar, bara filer. Flödet ovan skapar mapparna en och en och kopierar mallfilerna.

Hur skapar jag en mapp automatiskt i Google Drive?

Med åtgärden Create Folder eller Find or Create Folder i Zapier. Du anger mappnamn och överordnad mapp, och triggern kan vara en rad i ett ark.

Hur ska jag namnge kundmappar?

Kundnummer först och namn efter, som K1042 Svensson Bygg. Det sorterar rätt och är entydigt.

Ska kundmapparna ligga i Min enhet eller en delad enhet?

Ligger de i Min enhet äger du dem personligen. I en delad enhet äger organisationen dem. Jämförelsen finns i artikeln om delad enhet och Min enhet.

Kan flödet startas från mitt CRM i stället för ett ark?

Ja, om CRM:et har en trigger i Zapier för ny eller vunnen kund. Kontrollera Zapiers lista för ditt CRM, och läs CRM för småföretag: arbetsflödet före systemet.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Kundmappar i Drive”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Kundmappar i Google Drive som skapas automatiskt med Zapier