Skanna dokument med Google Drive och sortera automatiskt

Du skannar ett dokument med mobilen genom att öppna Google Drive-appen, trycka på kameran (Android) eller på plustecknet och Skanna (iPhone och iPad), fota sidan, välja PDF och spara i en mapp. Google beskriver resultatet som en sökbar PDF. Det som gör att du hittar dokumentet sedan är ett namnsystem, och det som sparar tid är en regel som flyttar det till rätt mapp.

Guiden är för dig som har avtal, brev och intyg i högar och vill ha dem i Drive. Du får en inkorgsmapp, en namnregel, en snabbväg till skannern och ett flöde i Zapier som sorterar. Du får också en tydlig gräns: kvitton och leverantörsfakturor hör hemma i bokföringsprogrammets inkorg, inte i Drive. Räkna med en timme.

Det här behöver du

Drive-appen på mobilen. Skanningen finns enligt Google i mobilappen, inte i webbversionen.
För sorteringen ett Zapier-konto med betald plan, eftersom gratisplanen enligt Zapier bara har tvåstegsflöden och sorteringen behöver ett filter som tredje steg. Se aktuell prislista. Själva skanningen behöver inte Zapier.
Ett bokföringsprogram med app eller mejlinkorg för underlag.

Steg för steg

Skapa mapparna. I Min enhet: Skannat (inkorgen) och en mapp per typ, till exempel Avtal, Försäkring, Myndigheter, Garantier och Kvitton att skicka. Skannat ska ligga i det konto som Zapier är kopplat till, eftersom Zapiers hjälp skriver att Drive kräver att du äger en mapp för att välja den.
Bestäm namnregeln. Typ, datum och avsändare: Avtal 2026-10-26 Hyresvärden. Typen är ett av få ord du bestämt, och datumet med året först sorterar rätt. Stava likadant varje gång, för sorteringen läser början av namnet.
Gör skannern lätt att nå. På Android beskriver Google en widget, Drive scan, som du lägger på hemskärmen och kopplar till en mapp. Välj Skannat. På iPhone har jag inte hittat någon motsvarande widget i Googles text, så kontrollera mappen under Location varje gång.
Skanna. Android: öppna Drive och tryck Camera nere till höger. iPhone och iPad: tryck på plustecknet nere till höger och sedan Scan. Googles sida beskriver stegen för Android i text. På iPhone och iPad kan knapparna se annorlunda ut, så följ det som står i din app. En blå linje visar vad som sparas. Du kan växla mellan Manual och Auto capture.
Rätta till. Crop & Rotate justerar ytan, Filter byter färg eller gör gråskala, Clean tar bort fläckar och fingrar, Add lägger till en sida och Retake byter en. Tryck Done.
Namnge och spara. Skriv namnet enligt regeln, för Google föreslår bara en titel. På Android väljer du .pdf eller .jpg, välj .pdf. Kontrollera Location och tryck Save.
Testa sökningen. Sök på datorn i Drive efter ett ord som står i dokumentet. Google skriver att skanningen sparas som sökbar PDF, men jag har inte hittat någon sida som beskriver hur Drive-sökningen läser text i skannade filer, så testa med ett riktigt dokument.
Sortera med Zapier. Trigger: Google Drive, New File in Folder, mappen Skannat. Den startar när en fil skapas i, flyttas till eller laddas upp i mappen. Lägg till Filter by Zapier: filnamnet Starts with Avtal. Zapiers textregler skiljer inte på stora och små bokstäver. Åtgärd: Google Drive, Move File, till mappen Avtal. Kopiera flödet för varje typ. Zapier rekommenderar att triggermappen håller under 500 filer och att färdiga filer flyttas ut, vilket det här gör.
Fånga kvitton. Ett flöde till: filnamnet Starts with Kvitto, och Move File till Kvitton att skicka. Mappen är ett väntrum, inte arkivet. Läs nästa avsnitt.

Det som ska till bokföringens inkorg i stället

Kvitton och leverantörsfakturor ska in i bokföringsprogrammet, inte bara i Drive. I Fortnox-appen trycker du på plus, väljer Skanna och typen Kvitto, och då hamnar underlaget i Skapa verifikation. Enligt Fortnox krävs ingen programlicens för att bara skicka in underlag via appen, men en användare. Fortnox, Spiris och Bokio har också mejladresser för underlag, som kvitton från mejlen går igenom. Valet mellan app och mejl finns i utlägg och kvitton.

Reglerna är Bokföringsnämndens och Skatteverkets. BFN skriver att ett papperskvitto får kastas om foto eller skanning inte innebär risk att uppgifterna förändras eller försvinner, att den sjuåriga arkiveringstiden inte påverkas, och att ett digitalt kvitto ska sparas i det elektroniska format det hade när det togs emot. Lagring utanför Sverige kräver bland annat att du meddelar Skatteverket. Själv behåller jag originalet så länge jag är osäker. Det här är inte redovisnings-, skatte- eller juridisk rådgivning, och din redovisningskonsult avgör vad som gäller dig.

Så vet du att det fungerar

Skanna ett testdokument och döp det till Avtal 2026-10-26 Test. Efter några minuter, upp till en kvart beroende på plan, ska det ligga i Avtal och Skannat ska vara tom. Skanna ett Kvitto-dokument och se att det hamnar i väntrummet. Skanna ett med stavfelet Avtla och se att det ligger kvar. En gång i veckan tittar du i Skannat: allt som ligger kvar har fått fel namn.

Vanliga fel

Skanningen hamnade i fel mapp. Location var inte satt. Kontrollera den varje gång du sparar, särskilt på iPhone.
Flödet startar aldrig. Filen ligger i en undermapp eller i en mapp du inte äger. Zapier startar bara på nya filer, aldrig på gamla.
Filen blev en bild. Du valde .jpg. Googles sida säger inget om att jpg-filer är sökbara.
Svårläst text. Fota på ett plant, ljust underlag och använd Clean och Filter. Kvitton skannar jag direkt, eftersom färgen på vissa bleknar.
Filer sorteras inte. Namnet börjar inte med typordet. Rätta namnet och flytta filen själv.

När du inte ska göra det här

Skannar du sällan, eller bara ett par dokument i veckan, räcker en mapp och en namnregel. Flödet är för dig som får en hög att hantera.

Mobilen lämpar sig för enstaka papper. Har du stora högar passar en dokumentskanner bättre. Vill du ha text ur en skanning kan Drive öppna filen med Google Dokument. Då ska filen vara högst 2 MB, texten minst 10 pixlar hög och dokumentet rättvänt. Listor, tabeller och kolumner följer sällan med.

Dokument med personuppgifter, som ID-handlingar eller hälsouppgifter, behöver du tänka igenom innan de ligger på en mobil, se IMY:s sida om företags hantering av personuppgifter. Zapier är en tredje part som får se filnamn och filer i flödet. Lägg där bara det som ska sorteras.

Källor

Vanliga frågor

Hur skannar jag ett dokument med Google Drive?

Öppna Drive-appen, tryck Camera (Android) eller plus och Scan (iPhone), fota, tryck Done, namnge filen, välj mapp och tryck Save.

Blir skannade dokument sökbara?

Google skriver att Drive sparar dokumenten som sökbara PDF-filer. Hur väl handstil eller suddig text läses har jag inte kunnat verifiera, så testa med dina egna papper.

Kan jag skanna från datorn i Google Drive?

Nej, enligt Google finns skanningen bara i mobilappen, inte i webbversionen.

Får jag kasta kvittot efter att jag skannat det?

BFN skriver att ett papperskvitto får kastas om överföringen inte innebär risk att uppgifterna förändras eller försvinner. Fråga din redovisningskonsult först, och skicka kvittot till bokföringen, inte bara till Drive.

Vad ska jag döpa skannade filer till?

Typ, datum med året först och avsändare, som Avtal 2026-10-26 Hyresvärden. Då sorterar de rätt och går att filtrera automatiskt.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Skanna och sortera i Drive”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Skanna och sortera dokument i Google Drive med mobilen