Kundmappar automatiskt i OneDrive eller SharePoint

Ett Power Automate-flöde kan skapa en mapp per ny kund med färdiga undermappar, men inte i OneDrive. Microsofts OneDrive for Business-koppling har ingen åtgärd för att skapa mappar. SharePoint-kopplingen har det, så flödet nedan bygger du mot ett SharePoint-bibliotek, och OneDrive behåller du för det som är ditt eget.

Du skriver kundens namn i en ruta, trycker på en knapp och får mappen Kunder, kundens mapp och fem undermappar, och ett mejl med länken. Räkna med en timme. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026. Menynamn kan heta något annat i din version.

OneDrive eller SharePoint?

Åtgärderna. SharePoint-kopplingen har Create new folder, Copy folder och Move folder. OneDrive-kopplingen har bland annat Copy file, Create file och Create share link, men ingen mappåtgärd.
Vems mapp det är. OneDrive hör till en person, och kopplingen arbetar enligt Microsoft bara med det konto som skapade anslutningen. Raderas kontot behåller Microsoft som standard OneDrive i 30 dagar och ger chefen åtkomst. Sedan raderas den, och en återställning kräver PowerShell. Ett SharePoint-bibliotek hör till webbplatsen.
Delning. Båda kan dela utåt, men SharePoint har inställningar per webbplats. Microsoft råder dig att lägga det som inte ska delas utåt på en webbplats där extern delning är avstängd.

Är du ensam och ska det förbli så fungerar OneDrive för mappar du skapar för hand. Ska du automatisera, eller kan en kollega dyka upp, välj SharePoint.

Det här behöver du

En Microsoft 365-plan med SharePoint. Business Basic, Standard och Premium har SharePoint (Plan 1) i Microsofts lista över tjänsteplaner, Microsoft 365 Apps for business har inte.
En SharePoint-webbplats med ett vanligt dokumentbibliotek, till exempel det som följer med när du skapar ett team i Teams. Microsoft stöder flöden bara mot vanliga bibliotek, inte specialmallar.
Redigeringsrätt i biblioteket. SharePoint-kopplingen är en standardkoppling, se Power Automate för enmansföretag för vad det betyder.

Steg för steg

Bestäm strukturen på papper. Mitt förslag är 01 Offerter, 02 Avtal, 03 Underlag till faktura, 04 Korrespondens och 05 Delas med kund. Siffror i namnet håller ordningen i listan.
I Power Automate väljer du Create, Instant cloud flow och Manually trigger a flow. Välj Add an input, Text, och döp den till Kundnamn. Microsoft beskriver instant flows som flöden du startar med en knapp, i Power Automate eller i mobilappen.
Lägg till Create new folder under SharePoint. Välj Site Address och List or Library, skriv Kunder/ i Folder Path och lägg in Kundnamn efter. Åtgärden skapar hela sökvägen, så Kunder skapas om den saknas.
Lägg till Compose och skriv 01 Offerter;02 Avtal;03 Underlag till faktura;04 Korrespondens. Då ändrar du mapparna på ett ställe.
Lägg till Apply to each och välj uttrycket split(outputs('Compose'), ';'). Inne i loopen lägger du en Create new folder med sökvägen Kunder/, Kundnamn, / och Current item.
Efter loopen lägger du en Create new folder till, med sökvägen Kunder/, Kundnamn och /05 Delas med kund. Den ger dig ett ItemId bland det dynamiska innehållet, som du behöver i steg 9. Hittar du inget ItemId, hämta mappen med Get folder metadata.
Lägg till Create sharing link for a file or folder med samma bibliotek och ItemId från kundmappen i steg 3 (saknas det, hämta det med Get folder metadata). Välj den länktyp och det omfång som begränsar länken till din organisation. Alternativet Anyone fungerar enligt Microsoft bara om administratören tillåtit det, och jag väljer det inte här.
Lägg till Send an email (V2) till dig själv och sätt in länken, som visas som Sharing Link, i texten.
Valfritt, när du litar på flödet: Grant access to an item or a folder på mappen 05 Delas med kund, med kundens mejl i Recipients, en läsroll och Notify Recipients. Då delar du bara den mappen, aldrig hela kundmappen.
Välj Save, Test, Manually. Skriv "Testbolag AB" och kör. Du ska se mappen under Kunder i SharePoint och få mejlet.

Så vet du att det fungerar

Öppna biblioteket och kontrollera att Testbolag AB har fem undermappar med rätt namn.
Klicka på länken i mejlet i ett privat fönster och se att du inte kommer in utan inloggning.
Kör flödet en gång till med samma namn. Microsoft beskriver inte vad Create new folder gör när mappen redan finns, så ta reda på det med ett testnamn innan du kör med en riktig kund.
Välj Sync i biblioteket om du vill ha mapparna i Utforskaren.

Vanliga fel

Konstiga mappnamn. Tecknen ", *, :, ?, snedstreck åt båda håll, lodrätt streck samt mindre än- och större än-tecken är inte tillåtna, och inte mellanslag först eller sist. Ett snedstreck i kundnamnet blir dessutom en undermapp. Byt tecknet mot bindestreck i en Compose före, till exempel med replace(triggerBody()?['text'], '/', '-'), och använd resultatet i stället för Kundnamn. Nyckeln text kan heta något annat, titta i triggerns utdata i körhistoriken.
Flödet nekas. Anslutningen saknar redigeringsrätt i biblioteket.
Delningen misslyckas. Extern delning kan vara avstängd för organisationen eller webbplatsen, och Anyone-länkar måste tillåtas av en administratör.
Kunden ser andra kunder. Du delade för mycket. När en mapp delas med flera gäster ser de enligt Microsoft varandras namn i Manage access.
Copy folder blev fel. Åtgärden saknar fält för nytt namn, så en mall hamnar som undermapp med mallens namn. Därför skapar flödet mapparna direkt.
Sökvägen för lång. Microsoft har gränser för hur långa sökvägar får vara. Håll mappnamnen korta.

När du inte ska automatisera det här

Får du två kunder i månaden tar det en minut att kopiera en mappmall för hand. Flödet lönar sig när du glömmer, inte när du hinner.
En mapp är inte ett kundregister. Status och nästa steg hör hemma i en lista, se SharePoint-lista som kundregister eller arbetsflödet före CRM.
Kundmappen är inte ditt bokföringsarkiv. Handlingar som måste sparas enligt bokföringslagen ska enligt IMY avskiljas när du inte längre använder dem i verksamheten. Avtal och offerter innehåller personuppgifter, så bestäm vem som når mapparna och när de gallras. Det här är inte juridisk rådgivning.
Använder du Google, se kundmappar i Google Drive.

Källor

Vanliga frågor

Kan Power Automate skapa mappar i OneDrive?

Inte med OneDrive for Business-kopplingen, vars åtgärdslista saknar mappåtgärder. SharePoint-kopplingen har Create new folder, och därför använder jag ett SharePoint-bibliotek.

Går det att kopiera en mappmall?

SharePoint har Copy folder, men åtgärden saknar fält för nytt namn. Därför skapar flödet undermapparna direkt i stället.

Kan kunden få en länk till sin mapp?

Ja. Create sharing link for a file or folder skapar länken, men omfånget Anyone fungerar bara om administratören tillåtit det. Grant access to an item or a folder delar med namngivna personer. Dela helst bara en undermapp.

Måste jag ha SharePoint för det här?

Du behöver en plan som innehåller SharePoint. Business Basic, Standard och Premium gör det enligt Microsofts lista, Microsoft 365 Apps for business gör det inte.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Kundmappar automatiskt". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.

Kundmappar i OneDrive eller SharePoint som skapas automatiskt