En SharePoint-lista, som du når via appen Microsoft Lists, fungerar som kundregister för ett litet team: en rad per kund, rullistor för status, en vy över vem som ska ringas, en påminnelse när nästa kontakt närmar sig och versionshistorik på varje rad. Du bygger den på en eftermiddag. Den räcker tills du behöver mejlhistorik, affärer med belopp eller en säljtratt, och då är det ett CRM du letar efter.
Det här är för två till fem personer som i dag delar en Excel-fil eller en anteckning. Du får kolumnerna, vyerna, regeln, ett flöde för förfrågningar och tecknen på att listan har slutat räcka. Vill du först avgöra Excel mot Lists, läs Microsoft Lists eller Excel för kundregistret. Allt gäller i skrivande stund, oktober 2026. Menynamn kan heta något annat i din version.
Det här behöver du
- Plan. Lists är en funktion i SharePoint, och användaren behöver en licens som innehåller SharePoint. Business Basic, Standard och Premium har det i Microsofts lista över tjänsteplaner, Microsoft 365 Apps for business har det inte. Kontrollera din plan.
- En plats som överlever dig. Spara listan på en teamwebbplats, till exempel den som skapas när du gör ett team i Teams, inte under My lists. Då blir den inte beroende av ett enskilt konto.
- Power Automate med standardkopplingarna SharePoint och Microsoft Forms, se Power Automate för enmansföretag.
Kolumnerna
Börja med det här och lägg inget till förrän du saknar det.
- Företag (kolumnen Title, byt namn). Kontaktperson, E-post, Telefon: text.
- Status: valkolumn med Ny, Kontaktad, Offert skickad, Kund, Vilande, Förlorad.
- Ansvarig: personkolumn.
- Nästa steg: en rad text som börjar med ett verb. Nästa kontakt: datum.
- Källa: valkolumn. Grund och datum: varför du får ha uppgifterna, till exempel Kund eller Förfrågan via formulär.
- Anteckningar: flera rader text. Fakta, inte åsikter.
Steg för steg
- Öppna Lists i appstartaren och välj New list. Du kan börja från en tom lista, en befintlig lista, Excel, CSV eller en mall. Jag börjar tom: på Microsofts mallsida hittar jag ingen kundmall. Välj din teamwebbplats och döp listan till Kunder. Listtyper som Contacts, Announcements, Events och Tasks stöder Power Automate enligt Microsoft inte, så välj en vanlig lista.
- Lägg till kolumnerna ovan med Add column. Du ska se dem som rubriker i listan.
- Skapa vyn "Att ringa": filtrera på Status skild från Förlorad och Vilande, sortera på Nästa kontakt och spara den. Vyer kan vara personliga eller offentliga. Fler vyer, till exempel en grupperad på Ansvarig, tar en minut.
- Välj Share och ge kollegorna rätt att redigera poster. Dela inte med fler än de som ska se kunderna, eftersom listan ärver webbplatsens behörigheter.
- Lägg en påminnelse: Integrate, Rules, och villkoret A date approaches. Välj Nästa kontakt, ange hur lång tid före datumet mejlet ska komma om du får det valet, och välj mottagare Ansvarig. Mottagaren får vara en person eller en kolumn, men inte en gruppadress, och du får bara två regler av den här typen per lista. Mejlen kommer från no-reply@sharepointonline.com.
- Låt förfrågningar fylla listan själv. Skapa ett Microsoft Forms-formulär och bygg ett flöde med triggern When a new response is submitted, åtgärden Get response details och sedan Create item under SharePoint, med Status Ny. Stegen står i Microsoft Forms till Excel och Teams, byt bara Excel mot SharePoint.
- Vill du lägga till en rad från ett flaggat mejl bygger du på samma sätt, enligt Outlook till Excel. Flöden som startar i listan, som When an item is created eller For a selected item, en knapp på en vald rad, hittar du under Integrate eller Automate, Power Automate.
- Kolla historiken. På nya listor är versionshantering på som standard och de senaste 500 versionerna sparas. Öppna en rad och välj versionshistorik för att se vem som ändrade vad.
- Behöver du räkna: välj Export, Export to Excel. Det är en kopia med envägskoppling, bra för rapporter.
Så vet du att det fungerar
- Lägg en testkund med Nästa kontakt i morgon och se att regelmejlet kommer, kontrollera skräpposten.
- Be en kollega lägga till en rad och ändra Status. Syns det i historiken vem som gjorde vad?
- Skicka ett testsvar i formuläret och se att exakt en rad dyker upp.
- Titta efter en månad: har varje öppen kund ett datum för nästa kontakt?
Vanliga fel
- Regeln mejlar ingen. Mottagaren är en grupp, kolumnen är flera rader text, eller du saknar behörighet att hantera regler. Microsoft kräver behörigheten Contribute.
- Flödet ser inte listan. Listan bygger på en specialmall. Skapa en vanlig lista.
- Alla ser allt. Listan ärver webbplatsens behörigheter. Microsoft rekommenderar högst 5 000 unika behörigheter i en lista, så enskilda poster med egen behörighet är ingen väg att gå långt.
- Dubbletter. Samma förfrågan kommer två gånger via formulär och mejl. Sök på e-postadressen innan du skapar en ny rad.
- Flödet dör med dig. Anslutningen hänger på ditt konto. Lägg en medägare på flödet.
- Vyn säger att den har för många poster. Microsoft anger 5 000 poster som gräns för en fråga. Ett litet register kommer inte i närheten, men filtrera i vyn om det händer.
När det är dags för ett CRM
Stämmer flera av de här är listan slut:
- Du läser om hela mejltråden före varje samtal. Jag hittar inget i Microsofts dokumentation som loggar mejl mot en kundrad automatiskt.
- Du behöver affärer med belopp över tid och en säljtratt, inte bara kontakter.
- Olika personer ska se olika kunder.
- Någon ber dig visa eller radera sina uppgifter, och de finns i listan, i Outlook och i tre mappar.
Börja med arbetsflödet före systemet och flytten från Excel till CRM. Vill du ha en egen mapp per kund, se kundmappar automatiskt.
Registret innehåller namn, mejl och telefon, alltså personuppgifter, och du är personuppgiftsansvarig. IMY skriver att du inte ska samla in mer än du behöver eller spara längre än nödvändigt. Gallra, och begränsa åtkomsten. Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning avgör vad som gäller.
Källor
- Microsoft Support – What is a list in Microsoft 365?
- Microsoft Support – Create a list from the Lists app
- Microsoft Support – List templates in Microsoft 365
- Microsoft Support – Create, change, or delete a view
- Microsoft Support – Create a rule to automate a list or library
- Microsoft Support – How versioning works in lists and libraries
- Microsoft Support – Export to Excel from SharePoint or Lists
- Microsoft Support – List View Threshold for large lists and libraries
- Microsoft Learn – SharePoint connector
- Microsoft Learn – SharePoint limits
- Microsoft Learn – Configure the list form
- Microsoft Learn – Product names and service plan identifiers for licensing
- IMY – Grundläggande principer
Vanliga frågor
Är Microsoft Lists och en SharePoint-lista samma sak?
Ja. Microsoft skriver att du omdirigeras till Microsoft Lists när du skapar eller öppnar en lista i SharePoint, och att du alltid hittar den i båda.
Hur många kunder klarar en lista?
Microsoft anger 30 miljoner poster per lista. Gränsen som märks tidigare är 5 000 poster i en enskild fråga. Ett litet register når ingen av dem.
Kan jag ändra listans eget formulär?
Ja. Formuläret bygger på listans kolumner. Vill du dela in det i sektioner använder du Configure layout under Edit Form, men det görs med JSON. För kunder utanför teamet fungerar Microsoft Forms bättre.
Kan en lista ersätta ett CRM?
Bara tills du behöver mejlhistorik, affärer med belopp eller en säljtratt. Tecknen står under rubriken om CRM ovan.
Fastnar du?
Det här är något jag sätter upp åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: SharePoint-lista som kundregister". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om det alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.