Bjud in konsulten som medlem i ditt Zapier-konto, dela den mapp där zapparna ligger och dela eller skapa de kopplingar som behövs. Lämna aldrig ut ditt lösenord. Det kräver en Team- eller Enterprise-plan, för Free och Professional har bara en plats och kan inte bjuda in någon.
Zapier säger själva att de inte rekommenderar att dela inloggning till kontot. Hur du testar en konsult innan du släpper in hen står i be om ett haveriprov före offerten. Förutom säkerheten är det opraktiskt: du kan inte skilja på vem som gjort vad, tvåfaktorskoden finns i din telefon och du kan inte stänga ute bara en person. Den här guiden visar hur du släpper in en konsult på ungefär en halvtimme och hur du stänger dörren efteråt. Gränssnittet är på engelska och menynamn kan skilja sig i din version.
Det här behöver du
- En plan med inbjudningar: Team eller Enterprise. Se aktuell prislista.
- Rollen Owner eller Admin. Enligt Zapiers hjälpsida kan vanliga medlemmar inte bjuda in externa personer.
- Konsultens e-postadress, exakt den hen loggar in med. Ett alias fungerar inte.
- Koll på vilken mapp och vilka appkopplingar jobbet gäller.
En konsult behöver rollen Member, redigeringsåtkomst till mappen med zapparna och åtkomst till de kopplingar zapparna använder. Hen behöver inte ditt lösenord, dina tvåfaktorskoder, dina återställningskoder, rollen Owner eller dina fakturauppgifter. Admin kan bjuda in och ta bort medlemmar, så den rollen är onödig.
Steg för steg
- Kontrollera plan och roll. Öppna sidan Members i Zapier. Ser du knappen Add Members är du rätt.
- Samla zapparna i en mapp. Du delar mappar, inte inloggningar. Zappar delas antingen via mappen eller från zap-editorn.
- Bjud in konsulten. Klicka Add Members, skriv adressen, välj rollen Member och skicka. Inbjudan visas som väntande. Konsulten accepterar med exakt den adressen och skapar ett gratiskonto om hen saknar ett.
- Dela mappen. Välj Share på mappen, sök upp konsulten under Add member or team och klicka Share. De som läggs till blir redaktörer, och undermappar ärver.
- Ordna kopplingarna. Under App Connections kan du dela en koppling på Team och Enterprise, så att konsulten använder den utan att se dina inloggningsuppgifter. Den som får en delad koppling kan bygga och ändra zappar med den, så dela bara med någon du litar på. Delar du en zap utan dess kopplingar kan konsulten inte se eller redigera stegen som använder dem. Koppla helst ett särskilt konto, till exempel en gemensam brevlåda, i stället för ditt privata. Alternativet är att konsulten skapar egna kopplingar med en egen användare i appen, se Så ger du en konsult åtkomst till dina system utan att mejla lösenord.
- Slå på tvåfaktorsautentisering. Be konsulten göra det på sitt konto: profilikonen, Settings, Security and data, Two-Factor Authentication. Zapier beskriver autentiseringsappar och 10 återställningskoder som sparas separat från telefonen. Gör det på ditt konto också.
- Skriv ner vad som delats. Datum, mapp, kopplingar och till när.
Ta bort åtkomsten när jobbet är klart
- Ta reda på vad konsulten äger. En checklista för överlämning till förvaltning hjälper dig få med resten. Filtrera App Connections på ägare och leta efter zappar hen skapat. Välj Change owner i menyn för det du vill behålla. Slutar du dela en koppling pausas publicerade zappar som är beroende av den.
- Spara en lista. På sidan Members kan du ladda ner en CSV med personens zappar och kopplingar.
- Ta bort medlemmen. Öppna menyn bredvid personen, välj Remove member, välj ny ägare för zappar och kopplingar (kontoägaren som standard) och hur länge privata kopplingar ska leva kvar: 30 dagar eller tills de går ut.
- Flytta annat först. Zapiers sida om borttagning nämner bara zappar och kopplingar, så överför tabeller, formulär, chatbotar och agenter du vill behålla i förväg (Change owner i respektive meny, där den finns).
- Ta bort personen i apparna sist. Då går hens kopplingar ut, vilket åsidosätter ditt val, så testa flödena först.
Så vet du att det fungerar
Be konsulten öppna mappen och köra Test på ett ofarligt steg som använder en delad koppling, eftersom tester är skarpa. Du ska se personen på sidan Members med rollen Member. Efter borttagningen ska personen vara borta, zapparna ska vara On, nya körningar i Zap history ska få status Success och Test connection ska gå igenom på varje koppling. Adressen för Catch Hook-triggers, alltså zappar som tar emot data från andra appar via en webhook-adress, ändras vid överföring, så uppdatera de appar som anropar den.
Vanliga fel
- Inbjudan fungerar inte. Den skickades till en annan adress än den konsulten loggar in med. Skicka om.
- Ingen Add Members-knapp. Du är Member, eller så har du Free eller Professional.
- Konsulten ser zapparna men inte stegen. Kopplingarna delas inte.
- Zapparna pausar efter borttagning. De byggde på konsultens privata koppling, eller så slutade du dela den. Överför först och testa efteråt.
- Konsulten blev Admin för att det var enklast. Då kan hen bjuda in och ta bort andra. Använd Member.
Begränsningar
- På Free och Professional går det inte att bjuda in. Alternativen är att uppgradera tillfälligt, att sitta tillsammans på skärmen medan du är inloggad, eller att konsulten bygger i sitt eget konto så att du själv kopplar dina appar i en kopia. Zapier har meddelat att delade Zap-mallar fasas ut 15 december 2026, och zappar med kodsteg eller Paths kan inte delas som kopior.
- Zapier skriver att tvåfaktor hanteras av varje medlem och inte av administratörer, på både Team och Enterprise. Behöver du kunna kräva den, kontrollera om inloggning via SSO ingår i din plan.
- Zap history innehåller de uppgifter som gått genom stegen. En konsult som ser historiken ser kunddata, och IMY beskriver att ett biträde ska regleras i ett skriftligt avtal. Det här är inte juridisk eller säkerhetsrådgivning, så avgör med någon som kan.
Källor
- Zapier – Can my team use a shared login to access my account?
- Zapier – Invite and manage users in your Team or Enterprise account
- Zapier – User roles and permissions in Team and Enterprise accounts
- Zapier – Manage assets in your Zapier account
- Zapier – Manage your app connections
- Zapier – Best practices for sharing, collaborating on, and maintaining workflows in Zapier
- Zapier – Remove members from your Team or Enterprise account
- Zapier – Set up two-factor authentication for your Zapier account
- Zapier – What's included in Zapier's Free plan?
- Zapier – Share a template of your Zap
- Zapier – Plans (antal platser, inte priser)
- IMY – Personuppgiftsbiträdesavtal
Vanliga frågor
Kan jag dela mitt Zapier-lösenord med en konsult?
Det går tekniskt, men Zapier rekommenderar det inte, bland annat av säkerhetsskäl. Bjud in konsulten som medlem i stället, då har hen en egen inloggning som du kan ta bort.
Vilken roll ska en konsult ha i Zapier?
Member räcker normalt. Dela sedan de mappar och kopplingar jobbet gäller. Admin ger rätt att bjuda in och ta bort medlemmar, vilket konsulten sällan behöver.
Går det att bjuda in någon på gratisplanen?
Nej. Free och Professional har en plats, och inbjudningar kräver Team eller Enterprise. Kontrollera aktuell plan hos Zapier.
Vad händer med zapparna när jag tar bort konsulten?
Zapier flyttar zappar och kopplingar till den ägare du väljer, som standard kontoägaren. Zapparna behåller sin on- eller off-status. Kopplingarna får personens namn som prefix och bör testas efteråt.
Fastnar du?
Det här är ett av de upplägg jag sätter upp åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag guidar dig genom det, mejla mig med rubriken "Fastnat: Dela Zapier med konsult". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Det jag gör med Zapier och n8n finns beskrivet på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.