NotebookLM är Googles verktyg där du laddar upp dina egna dokument och bara får svar som bygger på dem, med en hänvisning som visar var i texten svaret kommer ifrån. För ett litet företag betyder det att du kan fråga avtalsbunten, prislistan och leverantörsvillkoren i stället för att leta i dem. Det tar ungefär en halvtimme att komma igång.
Google håller på att byta namn på NotebookLM till Gemini Notebook. Googles hjälpsidor använder redan det nya namnet, och adressen notebooklm.google.com skickar vidare till notebook.google.com. Jag skriver NotebookLM, eftersom det är det namn de flesta fortfarande söker på. Uppgifterna nedan är kontrollerade mot Googles hjälpsidor i oktober 2026. Gränser och menyer ändras ofta, så om något heter annorlunda i ditt konto är det samma funktion du letar efter.
Det här behöver du
- Ett Google-konto, helst ditt arbetskonto i Google Workspace. Enligt Googles tabell är tjänsten en kärntjänst i bland annat Business Starter, Business Standard och Business Plus, med olika höga användningsgränser. Kommer du inte in med arbetskontot har administratören troligen stängt av tjänsten. I Admin-konsolen finns den under Generative AI, Gemini Notebook.
- Dokumenten du vill fråga. Googles hjälp listar bland annat PDF, Word (docx), text, CSV samt Google Dokument, Kalkylark och Presentationer.
- En kopia utan personnummer och andra känsliga uppgifter, om originalet har sådana (se steg 6).
- Ungefär en halvtimme.
Steg för steg
-
Välj konto. Använd arbetskontot för affärsdokument. För de editioner Google markerar med företagsskydd, till exempel Business Starter, Standard och Plus, står det att uppladdade filer, chattar och svar inte granskas av människor och inte används för att förbättra Googles AI-modeller. På privata konton gäller det inte på samma sätt: ger du tumme upp eller ned kan innehållet granskas av utbildade team och sparas i upp till tre år, frikopplat från ditt konto. Vissa editioner, till exempel Business Base, står i tabellen utan den texten, så läs raden för din edition.
-
Öppna notebook.google.com och skapa en notebook per ämne. En notebook är en samling källor för ett projekt, och varje notebook är fristående: den kan inte söka i flera på en gång. Gör en för avtal, en för leverantörer och en för priser. Du ska se en tom chatt och en ruta för källor.
-
Lägg in källorna. Välj Upload a source eller Add sources (kan heta något annat på svenska) och ladda upp filer, hämta från Drive, klistra in text eller lägg in en webbadress. Googles gränser i skrivande stund: 500 000 ord eller 200 MB per uppladdad källa, ingen sidgräns och på basnivån 50 källor per notebook. Kalkylark är begränsade till 100 000 tokens, alltså ungefär ord- och teckenbitar, och en kopieringsskyddad PDF går inte att importera. Filer från Drive synkas automatiskt med några minuters mellanrum, så ändrar någon prislistan ändras källan. Tappar du åtkomst till en fil blir källan inaktiv men räknas ändå mot gränsen. Du ska se källorna i en lista.
-
Testa med en fråga du redan kan svaret på. Till exempel: "Vilken uppsägningstid har avtalet med [kund]?" Klicka på hänvisningen i svaret, så hoppar du till stället i texten. Stämmer det inte, gå inte vidare.
-
Ställ riktiga frågor. Tre frågor jag brukar börja med:
- Avtal. Ladda upp mallavtal och undertecknade avtal. Fråga: "Lista varje avtal med uppsägningstid, förnyelse och regel för prisändring. Ange avtalets namn och klausul."
- Prislistor. Ladda upp prislistan som PDF, dokument eller kalkylark. Fråga: "Vad ingår i [tjänst], och vilka rabattregler gäller för [kundtyp]?" Jämför varje siffra med filen.
- Leverantörsvillkor. Ladda upp villkoren som fil eller webbadress (bara sidans text hämtas). Fråga: "Vad säger villkoren om leveranstid, ansvar vid försening och uppsägning? Svara i fem punkter med klausulnummer."
Med flera källor hjälper det att nämna dokumentets namn i frågan, enligt Google. Mer specifika frågor ger bättre svar.
-
Ladda inte upp detta. Min lista:
- personnummer, bankuppgifter, lösenord och API-nycklar
- löner, sjukfrånvaro, hälsouppgifter och annat som rör anställda
- avtal med sekretessklausul, om du inte har kollat att du får lägga dem hos en molntjänst
- kundkorrespondens med namn, kundlistor och hela exportfiler
- material du inte har rätt att använda; Google ber dig undvika det
Dela dessutom inte en notebook publikt. Den du delar med kan läsa källorna, och Google skriver att chattvyn, som döljer källorna, inte stänger åtkomsten helt. IMY skriver att en AI-leverantör som utgångspunkt är personuppgiftsbiträde, vilket kräver ett biträdesavtal. Läs GDPR-checklistan innan personuppgifter kommer in.
Så vet du att det fungerar
Ställ fem frågor vars svar du kan: ett datum, en uppsägningstid, ett pris, en leveransregel och en sak som inte står någonstans. Klicka på varje hänvisning. På den sista frågan är rätt beteende att Notebook inte svarar, eftersom Google skriver att den bara svarar utifrån dina källor. Svarar den ändå, ställ en snävare fråga. Ett svar som säger att det inte står i dokumenten är tråkigare än en gissning och mycket mer användbart. Gör samma test när du lagt in nya filer.
Vanliga fel
- Privat konto för affärsdokument. Byt till arbetskontot innan filerna går in.
- En enda notebook för allt. Svaren blir suddiga. Dela per ämne.
- Hänvisningen klickas aldrig. Då litar du på en sammanfattning utan att kolla.
- Siffror ur tabeller och skannade filer tas för givna. Jag har inte kunnat verifiera hur skannade PDF:er hanteras, så jämför med originalet.
- Gammal prislista kvar. Byt ut eller ta bort filen. Drive-filer uppdateras av sig själva, uppladdade gör det inte.
- Kreativa uppgifter. Notebook svarar utifrån dina källor, så ber du om ett helt nytt avtal kan du få beskedet att det inte går. Använd en vanlig chatt för det, till exempel ChatGPT eller Claude för ett litet företag.
Begränsningar
NotebookLM sammanfattar avtal, det ger inte juridisk rådgivning. Det här är inte råd om juridik, bokföring eller säkerhet; din jurist, redovisningskonsult och myndigheternas vägledning avgör. Google varnar dessutom för att tjänsten kan göra misstag, och det finns dagliga gränser för chattar och rapporter som varierar med edition och kan ändras. Har du tre dokument som du läser en gång i halvåret är det snabbare att läsa dem. Vilken sorts verktyg som passar vilken uppgift går jag igenom i AI-verktyg för småföretag. Och behöver du att data stannar i en viss region: Google skriver att organisationens regioninställningar inte gäller data som tjänsten behandlar och cachar. Mer om Google i övrigt finns i Gemini i Google Workspace.
Källor
- Gemini Notebook Help – Create a notebook in Gemini Notebook
- Gemini Notebook Help – Add or discover new sources for your notebook
- Gemini Notebook Help – Frequently asked questions
- Gemini Notebook Help – Report a problem (feedback, privacy and terms)
- Gemini Notebook Help – Use Gemini Notebook with a work or school Google account
- Google Workspace Help – Turn Gemini Notebook on or off for users
- IMY – GDPR vid användning av generativ AI
Vanliga frågor
Är NotebookLM gratis?
Det finns en nivå utan betalplan med Googles standardgränser, och högre gränser följer med vissa Workspace- och Google AI-planer. Se aktuell prislista hos Google.
Heter NotebookLM nu Gemini Notebook?
Det är på väg. Google skriver i sin Workspace-hjälp att de byter namn på tjänsten, och hjälpsidorna använder redan det nya namnet. Funktionen beskrivs på samma sätt, och notebooklm.google.com skickar vidare till notebook.google.com.
Tränar Google på mina dokument?
Enligt Google inte, annat än när du skickar feedback. På Workspace-konton med företagsskydd granskas inte heller filer, chattar och svar av människor. Gör inte tumme upp eller ned i en notebook med känsligt innehåll.
Fungerar NotebookLM på svenska?
Google anger över 80 språk. Testa med ett eget svenskt dokument och kontrollera hänvisningarna, så ser du hur det går.
Är NotebookLM tillåtet enligt GDPR?
Det kan jag inte intyga åt dig. GDPR gäller när du lägger in personuppgifter, oavsett verktyg. Håll personuppgifter utanför, eller fråga en jurist eller IMY.
Fastnar du?
Det här är ett av de upplägg jag sätter upp åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: NotebookLM för småföretag". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om uppgiften alls är värd att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör med AI finns på sidan om AI-specialist.