Sellfinity integration: Fortnox, Outlook, Zapier och API

Sellfinity är ett svenskt CRM som enligt sin egen sida kopplas till Fortnox och Outlook, till Zapier och via ett öppet REST API. Det är mer beskrivet än dokumenterat. Jag hittade inga publika steg-för-steg-guider eller API-dokumentation, och det säger jag direkt så att du inte bygger på antaganden.

Artikeln är därför delvis en kontrollista: vad Sellfinity beskriver, vad du bör kontrollera i ditt eget konto och hur kedjan mejl, CRM och Fortnox ser ut i princip. Räkna med en timme. Menynamn i Sellfinity kan jag inte ange, eftersom de inte står på de sidor jag läst.

Det här behöver du

Ett Sellfinity-konto. Vem som får koppla integrationer beskrivs inte, så kontrollera din roll. Se aktuell prislista hos Sellfinity.
För Fortnox en aktiv integrationslicens på ditt Fortnox-abonnemang, enligt Fortnox hjälp. Fortnox marknadsplats skriver att Sellfinity köps direkt av Sellfinity och inte av Fortnox.
För Outlook ett Outlook- eller Microsoft 365-konto. Kraven (Outlook-version, plan, administratörsrättigheter) står inte på Sellfinitys sida.
För Zapier ett Zapier-konto.

Det här är dokumenterat

Fortnox. Kunder, fakturor, ordrar, offerter och artiklar synkas automatiskt, och du kan skapa offerter, ordrar och fakturor i Sellfinity. Kunduppdateringar speglas i båda systemen. Fortnox-data kan användas i Sellfinitys måluppföljning, och påminnelser och utskick kan utlösas av händelser i Fortnox. Inte angivet: vilken Fortnox-plan som krävs, hur ofta synken går och vilka fakturatyper som stöds.
Outlook. Kalendern synkas åt båda håll och mejl kan loggas på kunden automatiskt, eller per tråd eller avsändare. Du kan begränsa vilka domäner som loggas och utesluta interna trådar. Kontakten måste redan finnas i CRM för att mejlet ska loggas. Inte angivet: delade brevlådor, bilagor och synktid.
Zapier. Sellfinitys sida nämner nya leads från formulär, notis när en affär vinns, uppgifter och påminnelser. Zapiers egen lista har fyra triggers: Board Row Created, Board Row Updated, Company/Contact Created och Company/Contact Updated. Åtgärderna är två: Create Board Row och Create Company/Contact. Exemplen på Sellfinitys sida går alltså längre än appens lista. En Board Row verkar enligt Zapier vara en rad på en tavla i Sellfinity, och Create Board Row kräver ett tavel-id och en titel. Kontrollera i Zapier-editorn vad det motsvarar i ditt konto.
API. Startsidan nämner ett öppet REST API, alltså ett gränssnitt för program, till exempel för att skapa kunder automatiskt. Jag hittade ingen publik dokumentation. Fråga support (Fortnox-listan anger support@sellfinity.se).

Steg för steg

Aktivera Fortnox-kopplingen. Hur synken för kunder, offerter, ordrar och fakturor slås på i Sellfinity beskrivs inte på sidorna jag läst, så fråga supporten. Enligt Fortnox sker aktiveringen genom att du öppnar integrationens sida på Fortnox marknadsplats, väljer Aktivera integrationen, loggar in i Fortnox och godkänner de behörigheter integrationen begär. Läs listan innan du godkänner. Fortnox marknadsplats uppger att Sellfinity begär åtkomst till ett trettiotal områden, bland annat kunder, fakturor, ordrar, bokföring, betalningar och lön.
Testa med en kund. Skapa en testkund i Sellfinity med ett påhittat bolagsnamn och se att den dyker upp i Fortnox, ändra sedan en uppgift och se att ändringen följer med. Testkunden hamnar i ditt riktiga Fortnox, så ta bort eller inaktivera den efteråt och fråga din redovisningskonsult om du är osäker. Skicka eller bokför ingenting.
Koppla Outlook. Anslut kalender och mejl. Skapa kontakten i CRM först. Logga en tråd manuellt, och slå sedan på automatisk loggning med domänfilter.
Koppla Zapier. I Zapier väljer du Apps, "+ Add connection" och Sellfinity. Börja med Company/Contact Created som trigger och ett meddelande i Gmail eller Teams som åtgärd. Eller Create Company/Contact som åtgärd för kontakter från ett formulär, se kontaktformulär till CRM med autosvar.
Ställ frågorna till Sellfinity innan du litar på något. Vilken Fortnox-plan krävs? Ingår kopplingarna i min Sellfinity-plan, eftersom sidan inte är entydig? Hur ofta går synken? Fungerar delade brevlådor? Vad är en Board Row? Finns API-dokumentation, och vad kan det skapa?

Kedjan i princip

Ett kundmejl kommer till Outlook. Finns avsändaren som kontakt i Sellfinity loggas mejlet på kunden.
Du skapar offerten i Sellfinity. När kunden säger ja gör du den till order.
Sellfinity synkar kund och underlag till Fortnox.
Du läser fakturaunderlaget i Fortnox och skickar det själv. Den gränsen brukar jag inte flytta, se Fortnox-integration: bygg en bokföringsgräns.
Zapier lägger till det som ligger utanför: en notis, en rad i ett ark.

Använd inte en Fortnox-Zap för att skapa kunden om Sellfinitys synk redan gör det. Då blir det två kunder, och registren i Fortnox och CRM:et glider isär.

Så vet du att det fungerar

Kontrollera att testkunden från steg 2 finns en gång i Fortnox, med rätt uppgifter.
Skicka ett mejl från en annan adress och kontrollera att det hamnar på kunden.
Kör Zapen och kontrollera Zap history.
Dagen efter: inga dubbletter?

Vanliga fel

Mejlet loggas inte. Kontakten finns inte i CRM, eller domänfiltret stänger ute den.
Kunden skapas två gånger i Fortnox. Sellfinitys synk och en Fortnox-Zap gör samma jobb.
Fortnox går inte att aktivera. Kontrollera integrationslicensen.
Zap-triggern finns inte. Appen har fyra triggers. Det som står som exempel på Sellfinitys sida kan kräva annat.
Det går inte på 60 sekunder. Sellfinitys sida skriver att Fortnox- och Outlook-kopplingarna kan aktiveras på under 60 sekunder. Själva knappen kanske gör det, men licens, behörigheter och test tar längre tid. Planera en timme och en testkund.

Begränsningar

Tunn dokumentation betyder att du testar med en demo eller testkund innan riktiga kunder flyttas.
API:t är odokumenterat för allmänheten. Behöver du det ska det bli en utvecklare eller jag, efter att Sellfinity bekräftat vad det kan.
Mejlloggning lagrar kundkorrespondens. Begränsa domäner och uteslut interna trådar. Enligt Sellfinitys integritetspolicy lagras uppgifter inom EU/EES utan att land eller leverantör anges, Sellfinity är personuppgiftsbiträde, du är ansvarig, och biträdesavtalet ingår i kundavtalet. IMY beskriver biträdets roll. Det här är inte juridisk, redovisnings- eller säkerhetsrådgivning, och din redovisningskonsult avgör bokföringsfrågorna.
Använder du varken Fortnox eller Outlook krymper nyttan med just det här CRM:et. Börja då med arbetsflödet före CRM-valet.

Källor

Vanliga frågor

Kan Sellfinity kopplas till Fortnox?

Ja, enligt Sellfinity och Fortnox marknadsplats. Kunder, offerter, ordrar, fakturor och artiklar synkas. Du behöver en integrationslicens i Fortnox.

Fungerar Sellfinity med Outlook och Microsoft 365?

Sellfinity beskriver kalendersynk och mejloggning för Outlook och Microsoft 365. Vilka versioner och planer som stöds står inte på sidan, så fråga innan du köper.

Finns Sellfinity i Zapier?

Ja, med fyra triggers och två åtgärder enligt Zapier: Board Row Created och Updated, Company/Contact Created och Updated, samt Create Board Row och Create Company/Contact.

Har Sellfinity ett API?

Sellfinity skriver att de erbjuder ett öppet REST API. Jag hittade ingen publik dokumentation, så fråga support.

Behöver jag Zapier om jag har Fortnox-kopplingen?

Inte för kunder, ordrar och fakturor, som kopplingen redan synkar. Zapier behövs för sådant som ligger utanför, till exempel en notis eller en rad i ett ark.

Fastnar du?

Den här sortens kopplingar bygger jag åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Sellfinity, Fortnox och Outlook". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Sellfinity: koppla CRM till Fortnox, Outlook och Zapier