Notiser till Google Chat eller Slack när något händer i företaget

Zapier kan skicka notiser till både Slack och Google Chat. I Slack heter åtgärderna Send Channel Message, Send Private Channel Message och Send Direct Message. I Google Chat finns en enda, Create Message, och den kräver ett Workspace-konto. Svårare än att skicka är att välja vad som får plinga, och där börjar jag alltid med att stryka.

Guiden är för dig som vill veta direkt när en förfrågan kommer in eller en faktura hamnar efter, utan att telefonen surrar för allt annat. Räkna med en till två timmar. Kontrollerat mot hjälpsidorna den 26 oktober 2026.

Det här behöver du

• Ett Zapier-konto. Är du ny, börja med din första zap.
• Slack: ett konto på gratis eller betald plan. Begränsar arbetsytan appar behöver du ägar- eller adminbehörighet för att installera Zapier. Gratisplanen har tak på 10 appar och visar bara de senaste 90 dagarna.
• Google Chat: enligt Zapiers hjälp ett Workspace-konto på Business- eller Enterprise-plan med Chat. Administratören måste tillåta Zapier-appen, och Googles Advanced Protection Program måste vara avstängt. Ett privat Gmail-konto räcker alltså inte.
• Något som ska ge en notis, till exempel ett formulär, en Gmail-etikett eller en ny affär i CRM:et.

Vad förtjänar en pling

Jag ställer tre frågor. Väntar någon på mig? Handlar det om pengar? Har något gått sönder? Ja på någon av dem ger ett pling. Allt annat är logg, digest eller ingenting.

Fel i zappar är en egen sak. Zapier mejlar dig som standard när en zap felar, och frekvensen väljer du under Notifications och My notification settings: Immediately, Hourly summary eller Never. Zapier avråder från Never. Jag hittar inget om fel till Slack eller Chat, så mejlet är det jag litar på.

Steg för steg

1. Sortera. Skriv ned vad som händer i företaget och lägg varje sak på en av de fyra nivåerna. Det tar tio minuter och är det viktigaste steget.
2. Skapa en kanal eller ett space per ämne. Tre räcker: förfrågningar, ekonomi och logg. I Google Chat väljer du New chat, Create a space, skriver namnet och klickar Create. Du ska se tre namngivna platser.
3. Koppla Zapier. I Zapier väljer du Apps, + Add connection, söker Slack eller Google Chat och loggar in i fönstret som öppnas. För Google Chat ska Zapier-appen också läggas till i Chat och sättas upp med kommandot allowzaps. Följ Zapiers anvisning, jag har inte provat varje klick.
4. Bygg plinget. Välj en trigger, till exempel ett nytt formulärsvar, se kontaktformulär till CRM med autosvar. I Slack lägger du Send Channel Message till förfrågningar, eller Send Direct Message till dig själv. I Google Chat använder du Create Message, där room, title och text är obligatoriska och subtitle, buttonText och buttonUrl valfria. Skriv vad, vem och vad du ska göra, med en länk, så att meddelandet går att agera på direkt.
5. Bygg loggen. Samma upplägg, men till kanalen logg, som är tyst på telefonen.
6. Bygg digesten. Lägg Digest by Zapier, Append Entry and Schedule Digest, som steg i en zap. Ge den en titel på högst 32 tecken, skriv det som ska samlas i Entry och välj Frequency Daily. Lägg sedan ett Slack- eller Chat-steg i samma zap och sätt in fältet Current Digest. Digesten släpps vid vald tid, och inställningen Trigger on Weekends? styr helgerna.
7. Ställ in mobilen. Se nästa avsnitt.
8. Testa varje zap med ett riktigt fall.

Mobilen

Slack: tryck på din profilbild och Notifications, slå på Mobile notifications och välj under What to notify you about antingen Everything eller Mentions and direct messages. Jag väljer det senare. Under Notification schedule kan du välja vilka dagar och tider du vill ha notiser, och utanför schemat pausas de. Alternativens namn kan skilja sig i din app. Öppna sedan kanalen förfrågningar, tryck på namnet, Settings & Details och Notifications, och välj att få alla nya inlägg. Kanalen logg sätter du på mute. Under Exceptions to the defaults ser du alla kanaler med egna inställningar, och Pause notifications tystar allt tillfälligt.

Google Chat: Googles hjälp beskriver stegen för dator. Öppna More options bredvid spacets namn, välj Notifications och sedan All, Main conversations, For you eller None. Förfrågningar får All och logg får None, som betyder inga notiser, bara en markering vid omnämnanden. Rutan Mute conversation hindrar spacet från att bli fetstilt och hoppa upp i listan. Hjälpsidans text beskriver inte mobilappen, och menyerna skiljer sig mellan Android och iPhone, så leta efter motsvarande inställning på spacet i appen och prova med ett testmeddelande.

Så vet du att det fungerar

Skapa ett testfall i varje flöde. Plinget ska komma i rätt kanal och låta på den låsta telefonen. Loggmeddelandet ska komma utan ljud. Zapiers hjälp skriver att omnämnanden och notiser i Slack kräver särskild formatering, så kontrollera att ett meddelande verkligen plingar och inte bara dyker upp.

Efter en vecka stryker du de pling du inte agerade på.

Vanliga fel

• Zapier syns inte i Chat. Administratören har inte tillåtit appen, appen är inte tillagd i spacet, eller Advanced Protection är på.
• Meddelandena kommer men plingar inte, eller allt plingar. Kontrollera Everything mot Mentions and direct messages och kanalens egen inställning. Ett direktmeddelande plingar som standard.
• Meddelanden försvinner i högen. Zapier skriver att appar högst får posta ett meddelande per sekund och kanal i Slack, och en skrivning per sekund och space i Chat. Skickas många på en gång är det en digest du behöver.
• Historiken är borta. Gratis Slack visar 90 dagar och raderar meddelanden äldre än ett år. Notiserna är ingen arkivering, det är CRM:et och ekonomisystemet.
• Zapen faller. Se Zapier fungerar inte: felsökning.

Begränsningar

En notis är ingen att göra-lista. Plingar du kan inte besvara direkt behöver ett datum och en plats, se Google Tasks och Kalender som uppföljning.

Är du ensam kan Slack vara onödigt, se Slack för enmansföretag: behövs det?. En Gmail-etikett med filter plus mobilnotis för just den etiketten kan räcka, se Gmail-filter och etiketter för företag.

I Google Chat finns även inkommande webhooks. De skapas i webbläsaren, inte i mobilappen, under spacets Apps & integrations och Add webhooks, och en administratör måste tillåta dem. De är enkelriktade, gäller bara det spacet och har en hemlig adress.

Håll personuppgifter korta i meddelandena: ett namn och en länk, inte hela mejlet. IMY nämner uppgiftsminimering och lagringsminimering som grundläggande principer. Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning avgör vad som gäller hos dig.

Källor

• Zapier – Slack (triggers och åtgärder)
• Zapier – How to get started with Slack on Zapier
• Zapier – Google Chat (åtgärder)
• Zapier – How to get started with Google Chat on Zapier
• Zapier – Compile data in a digest in Zap workflows
• Zapier – Manage notifications when errors occur in Zaps
• Slack Help – Configure your Slack notifications
• Slack Help – Manage notifications for specific channels and direct messages
• Slack Help – Pause your Slack notifications
• Slack Help – Usage limits for free workspaces
• Google Chat Help – Turn Google Chat notifications on or off
• Google Chat Help – Create a space
• Google for Developers – Build a Google Chat app as a webhook
• IMY – Grundläggande principer enligt GDPR

Vanliga frågor

Kan Zapier skicka meddelanden till Slack?

Ja. Åtgärderna Send Channel Message, Send Private Channel Message och Send Direct Message skickar till en kanal, en privat kanal eller en person.

Kan Zapier skicka meddelanden till Google Chat?

Ja, med åtgärden Create Message. Den kräver ett Workspace-konto på Business- eller Enterprise-plan, och Zapier-appen måste läggas till i Chat.

Vad ska jag få notiser om?

Sådant där någon väntar på dig, där pengar står på spel eller där något gått sönder. Resten är logg eller digest.

Hur tystar jag Slack på mobilen?

Tryck på din profilbild och Pause notifications, eller ställ in Notification schedule. Enskilda kanaler ställer du in under Settings & Details.

Går det att samla notiser till en daglig sammanfattning?

Ja, med Digest by Zapier. Frekvenserna är Daily, Weekly, Monthly, Threshold och Manual.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Notiser till Slack eller Google Chat". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.