Wix formulär till Zapier: skicka leads till CRM eller Sheets

Du kopplar ett Wix-formulär till Zapier genom att låta Zapiers Wix-app lyssna efter inskickade formulär. Varje svar blir då en rad i Google Sheets eller en kontakt i HubSpot, i stället för ett mejl som någon ska komma ihåg att flytta över.

Det här är till dig som i dag får formulärsvaren som notiser från Wix och klistrar in dem i ett ark eller ett CRM (kundsystem) när du hinner. När du är klar landar svaret på rätt plats av sig självt, och den som skrev får en bekräftelse. Räkna med en till två timmar. Wix och Zapier är på engelska och menynamnen kan se annorlunda ut hos dig. Är du ny på Zapier, läs först Zapier för nybörjare: din första zap steg för steg.

Det här behöver du

Ett Wix-formulär och rätt att ändra sajten. Wix hjälpsidor nämner inget särskilt Wix-paket för Zapier-kopplingen eller för Automations. Antalet formulär och vissa fält, som filuppladdning, beror däremot på paketet: enligt Wix kan du skapa fyra formulär utan uppgradering. Se aktuell prislista.
Ett Zapier-konto. Gratisplanen har enligt Zapier tvåstegszappar, alltså en trigger (det som startar zapen) och en åtgärd, och 100 tasks i månaden. Flera åtgärder i samma zap kräver en betald plan, och det gör Webhooks by Zapier också. Zapier räknar även vissa populära appar som premium. Se om HubSpot har den märkningen i appväljaren.
Målet: ett Google Sheets-ark eller HubSpot. För HubSpot krävs enligt Zapier att du är Super Admin, och ett gratiskonto räcker.
Inloggning till Wix. Kopplingen går via OAuth, ett inloggningsfönster där du ger Zapier tillåtelse utan att dela lösenord. Du väljer vilken sajt som ska kopplas.

Wix Automations eller Zapiers Wix-app?

Wix har en egen funktion, Automations, där du bygger regler av typen "när ett formulär skickas in, gör det här". Den skickar också notismejlet du får som standard. Zapiers Wix-app drivs enligt Wix av Automations och ger bara triggers. Zapier kan alltså lyssna på Wix men inte skriva tillbaka. Så här delar jag upp det:

Zapiers Wix-app för att få ut svaret till ark eller CRM.
Wix Automations för bekräftelsen till den som skickade formuläret.
Reservväg: en automation med åtgärden Send HTTP request som skickar svaret till en Catch Hook-adress i Zapier, om ditt formulär inte syns i Zapier. Wix beskriver det som avancerat, och Webhooks by Zapier kräver betald plan.

Steg för steg

Förbered formuläret. Gör e-postfältet obligatoriskt, eftersom både bekräftelsen och CRM:et behöver det. I nya Wix Forms finns spamskydd för formuläret under Edit Form, Settings, Spam filter settings, med tre nivåer. Publicera sidan och skicka ett riktigt testsvar. Du ska se det under Forms & Submissions.
Skapa arket om du använder Sheets. Sätt rubriker på rad ett: Datum, Namn, E-post, Telefon, Meddelande. Zapiers hjälp varnar för att Sheets har strikta formatkrav. Byt för säkerhets skull inte namn på kolumnerna senare.
Skapa zapen. I Zapier: Create, Zaps, klicka på triggern och välj Wix. Välj kategorin Forms i Trigger event och sedan händelsen för inskickat formulär. Under Account väljer du Connect a new account, loggar in på Wix och väljer sajten.
Testa triggern. Klicka Test trigger. Zapier hämtar exempeldata från din sajt, och du ska se fälten från ditt testsvar. Om Zapier frågar vilket formulär, välj ditt. Syns det inte, hoppa till första felet nedan. Klicka sedan Continue with selected record.
Lägg till Google Sheets. Åtgärd: Google Sheets, Create Spreadsheet Row. Välj arket, klicka i varje fält och välj motsvarande data från triggern. Testa. Raden ska dyka upp i arket.
Lägg till HubSpot. Åtgärd: HubSpot, Create or Update Contact, som enligt Zapier matchar på e-postadress. Mappa e-post, namn och telefon. Vill du ha en affär kan du lägga till Create Deal, men då har zapen flera åtgärder. På gratisplanen får zapen bara en åtgärd, så välj antingen steg 5 eller 6, eller bygg en andra zap för det andra målet.
Bygg bekräftelsen i Wix. Dashboarden, Automations, Create Automation, Start from Scratch. Trigger: Form submitted, och välj Any eller ditt formulär (Specific). Lägg till steget Action, Send an email. Under Set recipients låter du Emails from trigger vara vald, så får var och en som skickat formuläret mejlet. Under Sender details och Create an email skriver du något du kan stå för, till exempel att du svarar senast i morgon. Läs Wix beskrivning av e-posttyperna innan du väljer. Klicka Activate.
Slå på zapen med Publish.

Så vet du att det fungerar

Skicka ett svar via den publicerade sajten, med å, ä och ö i namnet. Kontrollera att:

zapen har körts med status Success i Zap history,
raden finns i arket eller kontakten i HubSpot, beroende på vad du byggt, med rätt text i rätt fält,
bekräftelsen kommit fram, och inte hamnat i skräpposten,
samma e-postadress två gånger ger en kontakt i HubSpot, inte två (i ett ark blir det två rader),
ett svar med en länk i meddelandet beter sig som du vill. Jag har inte kunnat verifiera om svar som Wix markerar som spam också startar zapen, så prova.

Vanliga fel

Formuläret syns inte i Zapier. Under hösten 2024 rapporterade flera användare i Zapiers forum att bara äldre Wix-formulär dök upp. Wix triggerlista nämner i dag Forms, men jag kan inte avgöra vilka formulärtyper som fungerar hos dig. Testa tidigt. Fungerar det inte, använd reservvägen med Send HTTP request och Catch Hook, eller bygg om formuläret i nya Wix Forms.
Testdata saknas eller är gammal. Skicka ett nytt svar via den publicerade sajten och klicka Test trigger igen. Ändrar du fält i formuläret, hämta nytt testsvar och mappa om.
Bekräftelsen försvinner. Kolla skräpposten. Wix felsökning råder dig att lägga Wix avsändardomäner bland godkända avsändare, och att inte ha samma adress som avsändare och mottagare, eftersom vissa mejlleverantörer behandlar det som skräp. Testa därför med en annan adress än den du skickar från. Formuläret måste också ha ett e-postfält.
Du får två mejl när du testar. Wix mejlar dig som standard vid varje svar, byggt med Automations. Testar du med din egen adress som avsändare får du dessutom bekräftelsen. Har du skapat fler automationer för samma formulär, kolla mottagarna i Automations.
Dubbletter i CRM:et. Använd Create or Update Contact, inte Create Contact. Är e-postfältet tomt finns inget att matcha på.
Zapen tystnar. Se Zapen fungerar inte: tio vanliga fel. Gratisplanens 100 tasks i månaden är lätta att nå.

Begränsningar

Får du några få förfrågningar i månaden räcker Wix egna notiser. Wix kan också visa svaret i sin Inbox med åtgärden Show in Inbox. Spam hör inte hemma i ett CRM: Wix sparar spam under fliken Spam i 30 dagar, men filtrera också hos dig. När du skickar personuppgifter till Zapier och HubSpot blir de biträden åt dig, och enligt IMY behövs då ett personuppgiftsbiträdesavtal. Texten vid formuläret och GDPR-delarna finns i Kontaktformulär rakt in i CRM, med automatiskt svar. Det här är praktiska steg, inte juridisk rådgivning. Har du inget CRM än, börja med CRM-arbetsflödet före systemval.

Källor

Vanliga frågor

Behöver jag ett betalt Wix-paket för att koppla formuläret till Zapier?

Wix hjälpsidor om Zapier och Automations nämner inget sådant krav. Paketet styr antal formulär och vissa fält, och Zapier har egna planregler. Kontrollera i ditt konto.

Kan Zapier skicka data tillbaka till Wix?

Inte med Wix-appen, som enligt Wix bara har triggers. Vill du ta emot data i Wix finns triggern Webhook Received i Automations, som Wix beskriver som avancerad.

Hur snabbt kommer svaret fram?

Wix beskriver sina Zapier-triggers som direkta. Ett Sheets-steg kan visas som Delayed i några sekunder, vilket enligt Zapier är normalt.

Varför får jag två mejl när jag testar formuläret?

Wix skickar som standard ett notismejl till dig, byggt med Automations. Skickar du testsvaret med din egen adress får du också bekräftelsen från din egen automation. Får du fler än väntat, kolla mottagarna i Automations.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Wix-formulär till Zapier". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.

Wix-formulär till Zapier och CRM: leads som inte fastnar i mejlen