Squarespace formulär till Zapier: leads till Sheets och CRM

Du får ut leads ur en Squarespace-sajt genom att välja Zapier som lagring i formulärblocket och skapa en API-nyckel med behörigheten Forms. Varje inskickat formulär startar sedan en zap som kan lägga svaret i Google Sheets och i ditt CRM (kundsystem).

Det här är till dig som i dag läser formulärsvaren i mejlen och för över dem för hand. När du är klar hamnar svaren i ett ark och i CRM:et av sig självt, med mejlet kvar som reserv. Räkna med en till två timmar. Squarespace och Zapier är på engelska och menynamnen kan skilja sig i din version. Är du ny på Zapier, börja med Zapier för nybörjare: din första zap steg för steg.

Det här behöver du

Rätt Squarespace-plan. Enligt Squarespace finns Zapier-kopplingen på planerna Core, Plus och Advanced, och på de äldre Business, Commerce Basic och Commerce Advanced. Basic nämns inte, så har du den eller en provperiod, kontrollera i ditt konto. Se aktuell prislista.
Ett formulärblock eller nyhetsbrevsblock. Andra formulär på sajten går inte att koppla. Du behöver troligen administratörsbehörighet för att skapa API-nyckeln.
Ett Zapier-konto. Gratisplanen har enligt Zapier tvåstegszappar (en trigger, det som startar zapen, och en åtgärd) och 100 tasks i månaden. Flera åtgärder i samma zap kräver en betald plan.
Ett ark och ett CRM. Jag använder Google Sheets och HubSpot som exempel. För HubSpot krävs enligt Zapier att du är Super Admin.

Var kan formulärsvaren hamna?

Squarespace kräver minst ett lagringsalternativ per formulär. Det här beskriver deras hjälpsida:

E-post: standard, till adressen för kontot som la till formuläret, med avsändare form-submission@squarespace.info. Bara en adress per formulär. På provsajter är mejlen avstängda.
Kontaktpanelen: sparar svar i Squarespace om formuläret har ett obligatoriskt e-postfält. Du hittar dem under Lists & Segments, Form Submitters.
Google Drive: Squarespace skapar ett nytt kalkylark åt dig. Det går inte att välja ett befintligt, och max 50 formulär kan kopplas till ett Google-konto.
Zapier: skickar vidare till andra appar. Squarespace skriver att de inte sparar formulärsvaren för den här kopplingen.

Därför låter jag e-posten stå kvar som reserv medan Zapier sköter flödet. Hjälpsidorna beskriver Zapier som ett tillägg till e-posten, men kontrollera att adressen står kvar under Storage när du kopplar.

Steg för steg

Gör e-postfältet obligatoriskt. Öppna sidan, klicka Edit, pennan på formulärblocket och välj Edit Form Fields. Både CRM-matchningen och kontaktpanelen behöver e-posten.
Koppla blocket. Gå till fliken Storage, välj Zapier och klicka Connect. Blocket visar Awaiting connection from Zapier tills zapen finns.
Skapa API-nyckeln. I Developer tools väljer du Developer, API Keys och Generate Key. Namnge nyckeln, kryssa Forms under Permissions, klicka Next och kopiera nyckeln. Squarespace sparar ingen kopia. Nyckeln ger åtkomst till alla formulär på sajten, så behandla den som ett lösenord och mejla den aldrig. Vill du ge en konsult åtkomst, se Ge konsult åtkomst utan att mejla lösenord.
Skapa zapen. I Zapier: Create, Zaps. Välj Squarespace Forms som trigger och händelsen New Form Submission, som är direkt (instant). Klistra in API-nyckeln, välj sajt och formulär.
Testa. Squarespace lagrar inte svaren, så Zapier hämtar exempeldata. Skicka därför ett riktigt svar på sajten och kontrollera fälten i Zap history innan du litar på mappningen.
Lägg till Google Sheets. Åtgärd: Create Spreadsheet Row. Sätt rubriker på rad ett i arket (Datum, Namn, E-post, Telefon, Meddelande), välj arket och mappa varje fält. Zapiers hjälp varnar för att Sheets har strikta formatkrav. Byt för säkerhets skull inte namn på kolumnerna senare.
Lägg till CRM (i en andra zap om du vill ha både ark och CRM, se stycket nedan). HubSpot: Create or Update Contact, som matchar på e-post, och vid behov Create Deal. Squarespace nämner också Pipedrive som exempel. Meddelandet mappar du till ett fält du skapat för det.
Publicera zapen med Publish och gör testet nedan.

Squarespace skriver att varje formulär behöver minst en zap per åtgärd. Jag har inte kunnat avgöra hur det gäller flerstegszappar, så följ regeln: bygg en zap för arket och en för CRM:et från samma formulär. På Zapiers gratisplan går det ändå inte att lägga båda åtgärderna i en zap. Har du en betald plan och vill pröva en zap med två åtgärder, kontrollera att både arket och CRM:et får raden.

Spam

Google reCAPTCHA v3 är enligt Squarespace på som standard för formulärblock (det kan ha stängts av tidigare) och osynligt för besökaren. Du ser det i Storage, Google reCAPTCHA, Enable Google reCAPTCHA, och när du förhandsvisar sidan ska en logga synas nere till höger. Spam som tar sig förbi hamnar ändå i Zapier. Ett filter efter triggern kan stoppa tomma meddelanden och länkar, men det räknas som ett extra steg och kräver därför en betald Zapier-plan. Mejlen markerar misstänkta svar med en varning, och du kan klicka Report spam.

Så vet du att det fungerar

Logga ut eller använd ett privat fönster, så ser du sajten som en besökare. Squarespace skriver att omdirigeringar efter inskickning inte fungerar när du är inloggad. Skicka ett svar med å, ä och ö i namnet. Kontrollera att:

raden finns i arket och kontakten i CRM:et,
reservmejlet kommit,
samma e-postadress två gånger ger en kontakt,
Zap history visar status Success.

Vanliga fel

Kopplingen fungerar inte. Kontrollera först att nyckeln har behörigheten Forms. Saknas den, skapa en ny nyckel med Forms ikryssat och uppdatera kopplingen i Zapier. Tappar du en nyckel finns den inte kvar hos Squarespace.
Testet visar fel fält. Det är exempeldata. Skicka ett riktigt svar och mappa om.
Mejlen hamnar i skräpposten. Lägg form-submission@squarespace.info i en regel eller ett filter.
Tomma fält i arket (Drive-lagringen). Döper du om kolumner i arket som Squarespace skapat matchar de inte formulärfälten längre.
Unknown error vid många inskickningar. Squarespace använder det som spamskydd när någon skickar många formulär på kort tid.
Zapen tystnar. Se Zapen fungerar inte: tio vanliga fel.

Begränsningar

Får du några förfrågningar i veckan räcker mejlet eller kontaktpanelen, och du kan exportera svaren som csv. Vill du bara ha ett ark utan Zapier finns Google Drive-lagringen. Be inte om känsliga uppgifter i ett fritt textfält, och Squarespace säger att formulärblock inte är en HIPAA-lösning. När du skickar personuppgifter vidare blir Zapier och ditt CRM biträden åt dig, och IMY skriver att ett personuppgiftsbiträdesavtal då behövs. Texten vid formuläret finns i Kontaktformulär rakt in i CRM, med automatiskt svar. Det här är praktiska steg, inte juridisk rådgivning. Har du formulärsvaren i ett ark men inget system, se Kundregister i Google Sheets eller Excel som CRM.

Källor

Vanliga frågor

Vilken Squarespace-plan behöver jag för Zapier?

Enligt Squarespace gäller Core, Plus och Advanced, plus de äldre Business, Commerce Basic och Commerce Advanced. Basic nämns inte i hjälpsidorna. Kontrollera i ditt konto.

Sparar Squarespace formulärsvaren?

Det beror på lagringen. Med Zapier som lagring behåller Squarespace ingen kopia. Kontaktpanelen sparar svar när e-postfältet är obligatoriskt, och e-post går till din inkorg. Låt därför e-posten vara kvar som reserv.

Kan jag få svaren i Google Sheets utan Zapier?

Ja, med Google Drive som lagring. Squarespace skapar då ett nytt kalkylark, och det går inte att koppla ett befintligt.

Fungerar det med nyhetsbrevsblock?

Ja, Zapier-kopplingen gäller enligt Squarespace både formulärblock och nyhetsbrevsblock. Kontrollera samtycket för utskick separat.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Squarespace-formulär till Zapier". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.

Squarespace-formulär till Zapier: få ut leads ur hemsidan