WordPress.com formulär till Zapier: vad din plan tillåter

På WordPress.com bygger du formuläret med Form-blocket, som hör till Jetpack, och svaren sparas under Jetpack, Forms och mejlas till dig. Vill du skicka dem vidare till Google Sheets eller ett CRM (kundsystem) finns två vägar via Zapier: Jetpacks webhook-inställning, eller ett formulärtillägg som WPForms.

Det här är till dig som har sajten hos WordPress.com och i dag flyttar formulärsvaren för hand. Vilken väg som passar beror på din plan, och därför går jag igenom det först. Har du WordPress på eget webbhotell är det en annan sak, se avsnittet nedan. Räkna med en till två timmar. Menynamnen kommer från hjälpsidorna och kan skilja sig i din version. Är du ny på Zapier, läs först Zapier för nybörjare: din första zap steg för steg.

Det här behöver du

En WordPress.com-sajt där du kan redigera sidor. Utan möjlighet att installera plugin räcker Form-blocket för mejl, lagring och export.
Koll på planen. Tre hjälpsidor säger olika, så det finns inget säkert svar att ge här. Sidorna kan vara uppdaterade vid olika tidpunkter, så titta under Plugins i ditt konto innan du bestämmer dig. Hjälpsidorna använder plannamnen Personal, Premium, Business och Commerce. Se aktuell prislista. Så här skiljer sig sidorna åt:
- WordPress.coms sida om plugin: du kan installera plugin på alla betalplaner, alltså Personal, Premium, Business och Commerce, men inte på en gratissajt.
- Zapiers WordPress-sida: Business eller högre.
- WordPress.coms sida om formulär: integrationerna (Akismet, Google Sheets, Jetpack CRM, Salesforce) kräver Business eller Commerce.
Ett Zapier-konto. Gratisplanen har enligt Zapier tvåstegszappar, en trigger (det som startar zapen) och en åtgärd. Webhooks by Zapier finns bara på betalda planer.
Ett ark eller ett CRM som mål. Jag använder Google Sheets och HubSpot som exempel.

Tre vägar, och en som inte funkar

Bara Jetpack, utan Zapier. Svaren finns under Jetpack, Forms, och du kan exportera dem. Integrationspanelen under Jetpack, Forms, Integrations har Google Sheets via en Google Drive-koppling, Jetpack CRM och Salesforce.
Jetpacks webhook till Zapier. Jetpacks hjälpsida beskriver en inställning i formulärblocket som skickar varje nytt svar som ett POST-anrop (ett automatiskt meddelande med data) till en adress du anger. Zapier tar emot den med Webhooks by Zapier. Jag har inte kunnat kontrollera vilka planer som visar inställningen.
Formulärtillägg som WPForms. Kräver att du kan installera plugin, en WPForms-licens på Pro-nivå eller högre och en sajt med HTTPS.
Zapiers WordPress-app hjälper inte här. Dess triggers gäller inlägg, kommentarer, media och användare, inte formulär.

Steg för steg

Jag börjar med webhook-vägen, eftersom den inte kräver ett extra tillägg.

Bygg formuläret. Gå till Jetpack, Forms och klicka Create a form. Välj layout, lägg till fält och gör e-postfältet obligatoriskt. Under Action after submit väljer du Text eller Redirect link.
Kontrollera mejl och lagring. Markera Form-blocket i List View. Under Form notifications ska Send responses to email vara på, med rätt adress. Under Response storage ska Save responses vara på, vilket enligt WordPress.com hjälper om mejlet blockeras som spam.
Publicera och sätt in formuläret på en sida. Skicka ett testsvar.
Skapa zapen. I Zapier: Create, Zaps, trigger Webhooks by Zapier, händelsen Catch Hook. På fliken Test kopierar du den genererade adressen.
Aktivera webhooken. I formulärblockets inställningar öppnar du Webhooks, slår på Enable webhook och klistrar in adressen i Webhook URL. Spara formuläret.
Testa triggern. Skicka ett nytt testsvar på den publicerade sidan och klicka Test trigger i Zapier. Zapier delar upp varje fält så att du kan använda dem. Kommer inget, kontrollera adressen.
Lägg till Google Sheets. Åtgärd: Create Spreadsheet Row. Sätt rubriker på rad ett i arket och mappa fälten.
Lägg till CRM. HubSpot: Create or Update Contact, som matchar på e-post. Webhooks by Zapier kräver ändå en betald plan, och på en betald plan kan en zap ha flera åtgärder, så både arket och CRM:et kan ligga i samma zap. Publicera sedan zapen.

Om du väljer WPForms: installera WPForms och aktivera licensen, installera Zapier-tillägget och öppna WPForms, Settings, Integrations, Zapier för API-nyckeln. I Zapier väljer du WPForms och triggern New Form Entry, klistrar in nyckeln och sajtens fullständiga adress med https. Testet kräver minst ett befintligt svar, så skicka ett först. På Zapiers gratisplan får zapen bara en åtgärd, så välj då arket eller CRM:et.

Så vet du att det fungerar

Skicka ett svar från den publicerade sidan med å, ä och ö i namnet. Kontrollera att:

svaret syns under Jetpack, Forms, Responses,
zapen har körts med status Success i Zap history,
raden finns i arket och kontakten i CRM:et,
mejlnotisen kom fram,
samma e-postadress två gånger ger en kontakt, inte två.

Kolla också mappen Spam under Responses, och se stoppa spam i kontaktformuläret om den växer. Svar som Akismet flaggat hamnar där, och en riktig förfrågan kan göra det också.

Vanliga fel

Webhook-inställningen finns inte. Då saknas den i din version eller plan. Prova WPForms, eller exportera svaren från Jetpack, Forms tills vidare.
Testet i Zapier hittar inget. Skicka ett nytt svar efter att webhooken är på och försök igen. Med WPForms krävs minst ett befintligt svar.
Plugin går inte att installera. Då tillåter din plan det troligen inte. Ändra inte plan bara för detta om mejlet räcker.
Dubbletter i CRM:et. Använd Create or Update Contact.
Zapen tystnar. Se Zapen fungerar inte: tio vanliga fel.
Säkerhetstillägg blockerar Zapier. Zapiers WordPress-sida varnar för att tillägg, brandväggar och Cloudflare kan stoppa Zapiers anrop. Det gäller deras WordPress-app. Jag har inte hittat något som säger att webhook-vägen drabbas, men kommer inget fram är en brandvägg värd att kolla.

Begränsningar och egen WordPress

WordPress.com är en tjänst där hosting, uppdateringar och säkerhet ingår. WordPress.org är mjukvaran du installerar på eget webbhotell, med fria händer men eget ansvar för underhållet. På eget webbhotell kan du installera vilket tillägg som helst, men Form-blocket kräver då Jetpack-pluginet, och WPForms Zapier-tillägg kräver fortfarande Pro-licens. Stegen ovan går att följa i båda fallen.

Får du några förfrågningar i månaden räcker mejlet och Jetpack, Forms. WordPress.com skriver att formulär inte passar för kortuppgifter och andra privata uppgifter. Skickar du personuppgifter vidare blir Zapier och ditt CRM biträden åt dig, och IMY skriver att ett personuppgiftsbiträdesavtal då behövs. Det här är praktiska steg, inte juridisk rådgivning. Texten vid formuläret finns i Kontaktformulär rakt in i CRM, med automatiskt svar, och jämför gärna med Wix-formulär till Zapier och Squarespace-formulär till Zapier.

Källor

Vanliga frågor

Vilken WordPress.com-plan behöver jag för att installera plugin?

Enligt WordPress.coms hjälpsida går det på alla betalplaner, men inte på gratis. Zapiers egen hjälpsida nämner Business eller högre. Kontrollera under Plugins i ditt konto.

Vad är skillnaden mellan WordPress.com och WordPress.org?

WordPress.com är en tjänst med hosting inkluderad. WordPress.org är mjukvaran du själv installerar och driver hos ett webbhotell.

Var hamnar svaren från formuläret?

Som standard under Jetpack, Forms, och som mejl till kontots adress. Du kan stänga av lagringen med Save responses, men det rekommenderar jag inte.

Kan Zapier läsa WordPress.com-formulär direkt?

Inte med Zapiers WordPress-app, som saknar formulärtrigger. Använd Jetpacks webhook eller ett tillägg som WPForms.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: WordPress.com formulär och Zapier". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen. Mer om vad jag gör finns på sidan om automatisering med Airtable, Zapier och n8n.

WordPress.com: formulär, Zapier och vad din plan tillåter