Zoho CRM för småföretag: gratisversion, Flow och Zapier

Zoho CRM har en gratisversion för upp till tre användare, och den räcker för att samla kunder, affärer och uppgifter. Det som saknas enligt Zohos egna sidor är sådant som gör kopplingar enkla: egna fält, mejlsynk och fler pipelines. Då är frågan om du ska börja gratis och byta, eller betala från start.

Guiden går igenom gratisversionens gränser i ord, hur du bygger grunden och hur du kopplar den, med Zoho Flow eller Zapier. Räkna med två till tre timmar. Välj datacenter innan du lägger in något. Menynamnen är på engelska och kan heta något annat i din version.

Det här behöver du

Ett Zoho-konto i rätt datacenter. Zoho har separata datacenter för bland annat USA, EU, Indien, Australien och Kanada, och du ser vilket ditt konto ligger i på adressen: zoho.eu är EU, zoho.com är USA. Välj EU vid registreringen och kontrollera adressen efter inloggning.
Administratörsrättigheter. Webbformulär kräver behörigheten Manage Webform och pipelines behörigheten Module Customization.
För Zapier en betald plan, eftersom Zoho CRM enligt Zapier är en premiumapp, och API-åtkomst påslagen i Zoho. Zoho Flow har en gratisplan med fem flöden och hundra tasks i månaden.

Gratisversionen i ord

Ingår: tre användare, plats för 5 000 poster, fem aktiva arbetsflödesregler, och API-anrop upp till 5 000 krediter per dygn.
Mejl: högst 50 per användare och dag, totalt 150 per organisation. Mottagare i To och Cc räknas.
Saknas enligt Zoho: egna fält och egna moduler (specifikationssidan), mejlintegration med Gmail, Outlook eller IMAP, samt fler pipelines än standardpipelinen (jämförelsedokumentet).
Oklart: webbformulär. Gratisguiden och jämförelsedokumentet nämner ett formulär per modul, medan prissidan listar webbformulär bland betalfunktionerna.

Zohos sidor är olika gamla och säger inte alltid samma sak, så titta i ditt eget konto under Setup innan du bygger något som hänger på en av dem.

Steg för steg

Bygg pipelinen. Gå till Setup, Customization, Pipelines och välj layout. Dra stegen i den ordning du säljer, ta bort de du inte använder och lägg till med "Add Stages". Ett förslag för tjänster, samma som i guiden om Pipedrive: Ny förfrågan, Kontaktad, Möte, Offert skickad, Förhandling, Closed Won, Closed Lost. I Zoho är vunnet och förlorat egna steg. Ange sannolikhet per steg under Stage-Probability Mapping.
Koppla mejlen (betalversion). Gå till Setup, Channels, Email, Email Configuration och fliken Email Integration. Välj tjänst och IMAP. Outlook, Gmail och Office 365 loggar du in på med OAuth, alltså utan att lämna ut lösenordet. Välj hur långt tillbaka synken ska börja: sex månader, ett eller två år, från början eller ett datum. Mejlen syns under Emails på leadet eller kontakten.
Skapa webbformuläret. Gå till Setup, Channels, Webforms, välj modul, till exempel Leads, och "New Form". Efternamn går inte att ta bort. Ange adressen där formuläret ska ligga: stämmer den inte med sidan tappas inskicken. Välj tilldelningsregel, notis och double opt-in. Under Advanced Fields finns Privacy Policy, en ruta som måste kryssas för att formuläret ska gå att skicka. Kopiera koden och lägg in den på sidan. Skicka in en testpost, så ska du se ett testlead i modulen.
Koppla Zapier. I Zapier väljer du Apps, "+ Add connection" och Zoho CRM. Under Select Zoho Domain väljer du din domän, till exempel zoho.eu för EU, och loggar in. Triggers är bland annat New Lead, New Contact och New Module Entry. Åtgärder är bland annat Create Module Entry, Update Module Entry, Convert Lead och Add Tag. För betalda Zoho-planer rekommenderar Zapier den omedelbara New Module Entry framför de som frågar med intervall.
Eller koppla Zoho Flow. Flow är Zohos eget verktyg. Exempelflödena på Zohos sida visar triggers som nytt lead eller en affär som når ett visst steg, och åtgärder som att skapa lead, affär eller uppgift och lägga till en anteckning. Det finns också en Fortnox-app i Flow, med bland annat Customer created or updated och åtgärden Create customer. Kontrollera om den räknas som premiumapp på din Flow-plan.

Zoho Flow eller Zapier

Flow passar när det mesta ligger i Zoho och när du vill börja utan kostnad. Gratisplanen frågar efter nyheter var 15:e minut.
Zapier passar när du redan har flöden där och verktygen ligger utanför Zoho. Då krävs en betald plan.
Båda har en Fortnox-app, men kontrollera om Flow-appen kräver betald plan. Mer om det flödet står i Fortnox och Zapier: skapa kund och offert.

Så vet du att det fungerar

Fyll i webbformuläret från sidan där det ligger. Leadet ska synas i Leads, med rätt ägare, inom några minuter.
Kör ett testlead genom Zap eller flow och kontrollera körningen i Zap history eller i Flows historik.
Skicka ett mejl via den kopplade brevlådan och se att det hamnar på kontakten.

Vanliga fel

Formuläret tappar inskick. Adressen i inställningen matchar inte sidan där formuläret ligger, eller så har de dolda fält Zoho lägger i koden tagits bort. Då fungerar inte formuläret.
Zapier hittar inte kontot. Du valde fel Zoho-domän. Välj om.
Datum och ägare ger fel. Zapier kräver Zohos datumformat. Kontoägare anges med e-postadress, inte namn.
Triggern ser inte egna moduler. New Module Entry stöder inte egna moduler, enligt Zapier.
Krediterna tar slut. Gratisversionens dygnsgräns är 5 000, och varje anrop kostar krediter.
Fält som saknas. Egna fält ingår inte i gratisversionen enligt Zohos specifikationer.

Begränsningar

Gratisversionen passar för att prova. Behöver du egna fält, mejlsynk eller flera pipelines krävs en betald plan, se aktuell prislista. Har du få kunder räcker kanske ett kundregister i Sheets eller Excel. Rita först flödet med verktyget för CRM-arbetsflöde.

EU-datacentret betyder att tjänstedata lagras i EU, men Zoho skriver att uppgifter vid teknisk support ibland kan behöva nås utifrån, specifikt från Indien. IMY räknar fjärråtkomst utanför EU/EES som en överföring till tredjeland. Läs Zohos villkor och ta reda på vad ditt biträdesavtal säger. Det här är inte juridisk rådgivning, och IMY:s vägledning avgör vad som gäller.

Källor

Vanliga frågor

Är Zoho CRM gratis för småföretag?

Det finns en gratisversion för upp till tre användare. Den har gränser för poster, mejl och automation, och enligt Zohos egna sidor saknas bland annat egna fält och mejlsynk.

Behöver jag betald plan i Zapier för Zoho CRM?

Ja, enligt Zapiers hjälpsida är Zoho CRM en premiumapp som kräver en betald Zapier-plan. Zoho Flow har en gratisplan.

Kan jag välja var min data lagras?

Ja, genom datacenter. Zoho har ett EU-datacenter med adresser som slutar på zoho.eu, där tjänstedata lagras inom EU. Zoho nämner ett undantag för teknisk support från Indien.

Kan jag koppla Zoho CRM till Fortnox?

Ja, via Zapier eller Zoho Flow, som båda har en Fortnox-app. Jag har inte undersökt om det finns en färdig koppling direkt i Zoho CRM, så kontrollera Fortnox marknadsplats.

Hur importerar jag mina kunder från Excel?

Zohos gratissida nämner CSV-import med kolumnmappning. Förberedelserna för alla CRM står i Flytta kundregistret från Excel till ett CRM.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Zoho CRM och kopplingar". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Zoho CRM för småföretag: uppsättning och kopplingar