Skapa uppgift automatiskt med Zapier: Todoist och Trello

Todoist och Trello ger dig var sin mejladress. Vidarebefordra ett mejl dit, så blir ämnet en uppgift eller ett kort, utan att du installerar något. Det som kommer in via ett formulär, eller mejl du märkt med en etikett, kan en Zap i Zapier göra till uppgifter med datum och etiketter.

Det här är för dig som har förfrågningar och att göra-saker utspridda i inkorg och formulär och vill ha dem på en lista. Mejladressen tar tio minuter. Zapen tar en timme. Veckorutinen på slutet är den del som gör att listan går att lita på. Uppgifterna om planer gäller i skrivande stund, oktober 2026. Se aktuell prislista.

Det här behöver du

Todoist eller Trello. Todoists gratisplan heter Beginner, och hjälpartikeln om att vidarebefordra mejl gäller Beginner, Pro och Business. Trello har gratis tavlor, upp till tio per arbetsyta enligt prissidan.
Zapier om du vill fånga formulär. Gratisplanen ger tvåstegsflöden, 100 uppgifter i månaden och kontroll var 15:e minut, och premium-appar ingår inte, så kolla att apparna du väljer inte är märkta så. En trigger plus en åtgärd räcker här. Är det din första Zap, börja med guiden om första Zapen.
Gmail eller Outlook för mejlvägen. Märker du mejl med etiketter, se Gmail-filter och etiketter.

Steg för steg

A. Mejladressen, utan Zapier

Välj plats. I Todoist projektet Inbox eller ett nytt Förfrågningar. I Trello en tavla med listan Inkorg längst till vänster.
Hämta adressen. Todoist: öppna projektet, klicka på de tre prickarna, Manage data, Email tasks to this project, Copy email. Trello: tavlans meny, Email-to-board, och kopiera adressen under Email address for this board. Menynamn kan skilja i din version.
Spara den som en kontakt i din mejlapp, till exempel Uppgift.
Vidarebefordra ett mejl dit. I Todoist blir ämnet uppgiftens namn och texten läggs som bilaga i en kommentar. I Trello blir ämnet kortets titel och texten beskrivningen, bilagor följer med och hela mejlet får vara högst 10 MB. Du ska se uppgiften eller kortet inom några minuter.
Lägg datum och etikett i ämnet.
- Todoist: skriv ordet date följt av datumet inom vinkelparenteser, till exempel <date tomorrow>. Todoist skriver att ordet date krävs, så bara <tomorrow> fungerar inte. På Todoists svenska hjälpsida står ordet som datum, <datum imorgon>, så testa vilket som fungerar med språket i ditt konto. Etikett skrivs som @etikett och prioritet som p1, p2 eller p3. Etiketten måste redan finnas. Todoists etikettartikel anger % som det vanliga sättet i appen och säger att @ planeras tas bort före utgången av 2026, så testa vilket som fungerar hos dig.
- Trello: etikett skrivs med fyrkant före namnet, och en medlem med @ före användarnamnet. Trello beskriver ingen vanlig inställning för förfallodatum i ämnesraden. Trellos AI-sammanfattning kan enligt hjälpen plocka ut ett datum ur mejlet om AI är påslaget i arbetsytan, men den har jag inte testat.

B. Zapier, för formulär och märkta mejl

Skapa en Zap och välj trigger. För formulär: Google Forms, New Form Response. För Gmail: New Labeled Conversation med etiketten Att göra. Zapier skriver att New Labeled Email också startar när ett svar läggs i tråden, medan New Labeled Conversation bara startar första gången etiketten sätts. För Outlook: New Flagged Email.
Välj åtgärd. Todoist, Create Task, eller Trello, Create Card.
Fyll i fälten. Titel: ett verb och ämnet, eller formulärets namnfält. Beskrivning: avsändare, svar och ett par rader text. Plats: Inkorg. Etikett: välj en. Zapiers fältlista för Todoist har bland annat innehåll, anteckning, projekt, sektion, datum som text, prioritet och etiketter, och för Trello board, lista, namn, beskrivning, etiketter, medlem, förfallodatum och bilaga.
Datum. Fältet heter date string i Zapiers fältlista, vilket tyder på fri text som i Todoist. Todoists datumartikel säger att datum på naturligt språk stöds på många språk, utom tjeckiska och turkiska, men det är inte uttryckligen sagt för fältet i Zapier, så börja med ett engelskt uttryck som in 3 days och kontrollera i testet. Trellos förfallodatum är ett riktigt datum. Räknar du ut det från dagens datum behövs troligen ett extra steg, som gratisplanen inte rymmer, så lämna det tomt tills vidare.
Slå på Zapen och skicka ett riktigt prov. Du ska se uppgiften eller kortet i Inkorg.

C. Veckorutinen

Tjugo minuter, samma tid varje vecka. Gå igenom Inkorg uppifrån och ned. Varje post blir en av fyra saker: gör nu, sätt datum, delegera eller radera. Ta bort Fwd: i titeln. I Todoist hjälper filtren overdue och no date. Beginner har enligt prissidan tre filter.

Så vet du att det fungerar

Skicka tre prov: ett formulärsvar, ett etikettmärkt mejl och ett vidarebefordrat. Kontrollera titel, beskrivning, datum och etikett. Svara sedan i den märkta tråden. Ska inget nytt kort komma har du rätt trigger.

Vanliga fel

Datumet blir inte ett datum. I Todoist saknas ordet date (på den svenska hjälpsidan datum), eller så tolkade mejlfunktionen inte dina svenska ord. Testa på engelska.
Etiketten fastnar inte. Todoist skriver att den måste finnas först. I Trello tar mejlen bara den första av flera etiketter med samma namn eller färg.
Dubbla kort. Du använde New Labeled Email, som startar på svar i tråden.
Fwd: i alla titlar. Åtgärda i veckorutinen.
Adressen sprids. Trello skriver att den som har din adress kan skapa kort som du, och att du kan återställa den under Email-to-board. Todoists artikel säger inget om det, så behandla den likadant.
Alldeles för många uppgifter. Märk bara det som ska bli en uppgift.

När du inte ska automatisera det här

Får du ett par förfrågningar i veckan räcker det att vidarebefordra för hand eller lägga till i Gmail-tillägget. Ligger du i Microsoft, se To Do eller Planner. Formulär: Google Forms med bekräftelse och lista.

Uppgifterna innehåller namn, mejladresser och ofta mejltext, alltså personuppgifter. IMY skriver att du behöver ett biträdesavtal med den som behandlar uppgifterna åt dig. Todoists Email Assist läser mejlinnehållet för att hitta datum, och finns bara i Pro och Business. Läs GDPR-checklistan för AI-verktyg innan du slår på något som läser texten. Det här är inte juridisk rådgivning. IMY:s vägledning avgör vad som gäller för dig.

Källor

Vanliga frågor

Kan jag mejla uppgifter till Todoist?

Ja. Varje projekt och Inbox har en unik adress, och när du vidarebefordrar ett mejl dit blir ämnet uppgiftens namn. Funktionen ingår enligt Todoist i Beginner, Pro och Business.

Hur lägger jag till ett kort i Trello via mejl?

Öppna tavlans meny, välj Email-to-board och kopiera adressen. Mejlets ämne blir kortets titel och texten beskrivningen. Bilagor följer med, upp till 10 MB totalt.

Hur sätter jag förfallodatum från ett mejl?

I Todoist skriver du ordet date och datumet inom vinkelparenteser i ämnet. I Trello finns enligt hjälpsidan ingen vanlig inställning för det i mejl. Då sätter du datum i Zapier eller i veckorutinen.

Kan Zapier skapa Todoist-uppgifter från formulär?

Ja. Zapier listar Create Task som åtgärd i Todoist och New Form Response som trigger i Google Forms. Gratisplanen räcker för två steg.

Räcker gratisversionerna?

Ofta. Todoists Beginner och Trellos gratisplan täcker en egen lista. Zapiers gratisplan har 100 uppgifter i månaden, så räkna hur många formulär du får.

Fastnar du?

Det här är ett av de flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken "Fastnat: Uppgifter från mejl till Todoist eller Trello". Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Skapa uppgifter automatiskt från mejl och formulär i Todoist eller Trello