Automatisera bussbolag: sex flöden för buss och resor

Som bussbolag eller researrangör automatiserar du först det som upprepas för varje förfrågan och varje avgång: offertförfrågningar i mejlen, ett ja som ska bli ett uppdrag, bekräftelser och påminnelser, listan till föraren, kvitton från resan och frågan om ett omdöme. Prissättning, körplanering och allt som rör säkerhet och trygghet gör du själv.

Det här är en översikt för dig som driver bolaget ensam eller i ett litet team och har Outlook eller Gmail, ett kalkylark och Fortnox, Visma eller Bokio. Varje flöde får två eller tre meningar och en länk till receptet som bygger det steg för steg. De flesta bygger på Zapier, ett verktyg som kopplar ihop program utan kod (se så bygger du din första zap), och tar en till tre timmar första gången. Flöden med fler än två steg kräver en betald plan, se aktuell prislista.

Sex flöden som lönar sig först

1. Offertförfrågan i mejlen blir en kontakt och en affär

Förfrågningarna kommer som fritext, och datum, antal personer och destination står någonstans mellan raderna. Ett AI-steg läser ut uppgifterna, flödet skapar kontakt och affär i HubSpot, sparar en rad i ett ark och lägger ett svarsutkast i inkorgen. Det skickar ingenting själv. Bilagor läses inte, så önskemål som ligger i en PDF måste du själv ta del av. Receptet: Offertförfrågningar i mejlen: låt AI läsa dem.

2. Ett ja på offerten blir ett uppdrag och ett fakturaunderlag

När kunden accepterar flyttar flödet affären, lägger resan i kalendern, skapar en checklista och förbereder kund och order i Fortnox eller Visma. Du får ett mejl, ”klart att granska”, och fakturerar själv. Kunden hittas på kundnummer, och Fortnox-receptet släpper bara igenom svenska affärer där organisationsnummer finns, så resor åt privatpersoner kräver att du ändrar filtret. Receptet sätter dessutom momstypen SE för svenska affärer, och för resor kan det vara fel. Skatteverket beskriver ett särskilt system, vinstmarginalbeskattning, för researrangörer som säljer resor i eget namn, där fakturan har särskild text och momsen på inköpta delar inte kan dras av. Om det gäller dig avgör din redovisning. Recepten: Offert accepterad: skapa uppdrag, kalender och fakturaunderlag och, för kunden och ordern i Fortnox, Fortnox och Zapier: skapa kund och offert.

3. Bokningsbekräftelse och påminnelser till resenärerna

En bekräftelse i dina egna ord, med avgångstid, uppsamlingsplats och hur man ändrar sig, plus ett sms eller mejl dagen före, minskar frågorna i sista minuten. Recepten bygger på en gäst per kalenderhändelse. För en buss med många resenärer ska bokningssystemet äga platserna, och då är dess egna påminnelser ofta enklast. Recepten: Bokningar från webben till kalendern och Påminnelser via sms och mejl före en bokning.

4. Deltagarlistan till föraren

Har ditt branschprogram en körlista, använd den. Annars kan arket från bokningsrecepten bli listan. Zapier körs varje morgon, hämtar raderna för morgondagens avgång och mejlar föraren listan eller en länk. Sökningen matchar exakta värden, så du behöver en hjälpkolumn som visar JA för avgångar i morgon. Det finns inget eget recept för förarlistan, men mönstret är dagsmejlet i kundregister i Sheets eller Excel. Ta bara med det föraren behöver: namn, påstigningsplats och antal, som du lägger som frågor i bokningsformuläret.

5. Kvitton från resan till bokföringen

Färjor, hotell, parkering och bränsle: kvitton som redan kommer som mejl kan en regel i Gmail eller Outlook vidarebefordra till bokföringsprogrammets inkorgsadress. Fortnox, Spiris och Bokio har alla en, och alla kräver att du godkänner avsändaren. Kvittot hamnar i kön, men någon måste fortfarande bokföra det, och momsavdraget på inköp som ingår i en resa kan skilja sig åt. Receptet: Kvitton från mejlen rakt in i bokföringen.

6. Företagsprofilen och omdömen efter resan

Profilen på Google är ett förmiddagsjobb, resten är rutin: be den som bokade om ett omdöme när resan är klar, med en länk. Google tillåter inte betalning eller rabatt för omdömen, och du får inte bara fråga de nöjda. Zapier har triggern Event Ended för Google Kalender, som startar när en händelse tar slut, så utskicket kan byggas efter samma mönster som påminnelserna. Börja gärna för hand. Receptet, med färdigt meddelande: Google Företagsprofil: checklistan för lokal synlighet.

Det här gör du själv

Pris och offert. Kalkylen utgår från sträcka, väntetid, övernattning och förarens arbetstid. AI kan skriva utkast till texten, aldrig siffrorna.
Körplanering. Vilken förare och vilken buss, och kör- och vilotider. Transportstyrelsen har tillsyn över företagens kör- och vilotider, och sidan riktar sig också till den som arrangerar transporter. Det hör inte hemma i ett automatiskt flöde.
Paketresor. Kombinerar du transport med boende eller annan resetjänst kan resan vara en paketresa. Då ska du enligt Konsumentverket bland annat lämna information före bokning och ha en resegaranti. En enbart bussresa är enligt Konsumentverket inte en paketresa, men andra passagerarregler kan gälla, så fråga dem om du är osäker. Texterna och villkoren skriver och godkänner en människa.
Hjälpbehov. Rullstolsplats och liknande är uppgifter om hälsa, som IMY räknar som känsliga. Föraren ska få dem tydligt och direkt, inte som en kolumn bland andra.
Ändrade planer. Inställda avgångar, förseningar och avbokningar kräver ett samtal, inte ett mall-sms. En flyttad bokning uppdaterar du dessutom för hand.
Fakturan. Flödet förbereder, du skickar.

Det här är inte skatte-, redovisnings- eller juridisk rådgivning. Skatteverket, Konsumentverket och din redovisningskonsult avgör vad som gäller.

Så börjar du

Min tumregel är att börja med offertförfrågningarna. De kommer hela tiden, och du kan testa på riktiga mejl. Beskriv först hur en förfrågan går från mejl till faktura i Processkartläggning. Fler recept finns samlade under Gör det själv, och vardagsflöden från andra branscher bland exemplen på processautomatisering.

Källor

Vanliga frågor

Vad kan ett bussbolag automatisera?

Det som upprepas: att läsa in förfrågningar, starta uppdrag, bekräfta och påminna, skicka förarlistan, samla kvitton och be om omdömen. Pris, körplan och säkerhet gör du själv.

Finns det bokningssystem för bussbolag och researrangörer?

Ja. Vitec beskriver Travelize som ett system för små och medelstora resebyråer, med bokningar, webbpublicering och administration. Anolla har ett program för bussuthyrning med bokningar och planering av bussar och förare. Jag har inte jämfört dem eller kontrollerat om de har Zapier-koppling, så fråga leverantören vad de kan exportera och skicka.

Är en bussresa en paketresa?

Inte i sig. Konsumentverket skriver att en bussresa ensam bara är en resetjänst. Kombineras den med till exempel boende kan det bli en paketresa. Fråga Konsumentverket om du är osäker.

Måste resenärerna godkänna sms-påminnelser?

För en påminnelse om en resa de själva bokat räcker det enligt min tolkning med avtal som grund och tydlig information. Reklam till privatpersoner kräver enligt 19 § marknadsföringslagen förhandssamtycke, så lägg inga erbjudanden i påminnelsen.

Fastnar du?

Det här är flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar per flöde tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Automatisera bussbolag”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.

Så automatiserar du som bussbolag eller researrangör