Som hantverkare automatiserar du först det som ligger mellan att kunden hör av sig och att jobbet är fakturerat: förfrågan in i ett kundregister, ett första utkast till offerten, en bokad tid med påminnelse, bilderna i rätt mapp, underlaget till bokföringen och frågan om ett omdöme. Själva jobbet, priset och ROT-underlaget är dina.
Det här är en översikt för dig som är ensam eller har några anställda och sköter offerter och fakturor själv, ofta på kvällen. Varje flöde får två eller tre meningar och en länk till receptet som bygger det. De flesta bygger på Zapier, ett verktyg som kopplar ihop program utan kod (se Zapier steg för steg), och tar en till tre timmar första gången. Flöden med fler än två steg kräver en betald plan, se aktuell prislista. Börja med ett.
Sex flöden mellan förfrågan och faktura
1. Förfrågan från hemsidan till ett kundregister
Formuläret på hemsidan skickar varje förfrågan till Zapier. Zapier lägger personen och en affär i ett CRM, alltså ett kundsystem, som HubSpot eller Pipedrive, skickar en bekräftelse från din egen mejladress och ger dig en notis. Har du inget CRM räcker ett kundregister i Google Sheets eller Excel länge, om Status är en listruta och du har en vy som visar vem du ska höra av dig till i dag. Får du en förfrågan i veckan räcker en mejlnotis från formuläret. Recepten: Kontaktformulär på hemsidan rakt in i CRM och Kundregister i Sheets eller Excel.
2. Offertmall med AI
AI är bra på första utkastet av texten: vad arbetet omfattar, vad som ingår och inte ingår, och villkoren. Den ska inte räkna mängder eller sätta priser, för de kommer från platsbesöket och din kalkyl. Ett bra första steg är att låta AI läsa förfrågningsmejlet och lista det som saknas, så att du ställer rätt frågor vid besöket. Det beskrivs i Offertförfrågningar i mejlen. Prompter för själva offerttexten finns i promptbiblioteket för offerter och kundsvar. Läs offerten som om kunden skrev under den, för det kan kunden göra.
3. Bokning och sms-påminnelse
En bokningssida i Google Kalender ger varje bokad tid en kalenderhändelse, och Zapier skickar en bekräftelse i dina ord: när du kommer, vad kunden ska ha framme och hur man ändrar tiden. Dagen före går ett sms via 46elks eller ett mejl. Lägger du in tiderna själv behöver kundens e-post finnas på kalenderhändelsen, för det är den receptet letar efter. Testa med en egen tid först. Lägg aldrig reklam i påminnelsen. Recepten: Bokningar från webben till kalendern och Påminnelser via sms och mejl före en bokning.
4. Fotodokumentation till kundmappen
När ett uppdrag startar skapar Zapier en mapp i Google Drive med kundens namn eller nummer och lägger länken på uppdragets rad i arket. Zapiers Drive-app har åtgärderna Create Folder och Find or Create Folder. Du tar bilderna som vanligt och laddar upp dem i mappen från Drive-appen i mobilen. Det finns inget eget recept för det här, det är ett extra steg i flödet Offert accepterad: skapa uppdrag, kalender och fakturaunderlag. Bilder från kundens hem kan visa personer och privata ting, så spara bara det du behöver, dela mappen med få och bestäm när den raderas. Foton ersätter inte den dokumentation som din bransch eller ditt försäkringsbolag kräver, så kolla vad det är.
5. Faktureringsunderlag till Fortnox eller Visma
När kunden säger ja skapar Zapier kunden och ett orderutkast i Fortnox eller Visma eEkonomi, som hos Spiris numera heter Bokföring & Fakturering. Du läser utkastet och fakturerar själv. Tre saker gäller särskilt dig. Fortnox-receptet hittar kunden på kundnummer och släpper bara igenom svenska affärer där organisationsnummer finns, så privatkunder stoppas och filtret måste ändras. IMY anser att personnummer bör exponeras så lite som möjligt, så skicka dem inte genom ett flöde i onödan. Och säljer du vissa byggtjänster till ett företag som själv säljer byggtjänster gäller enligt Skatteverket i regel omvänd betalningsskyldighet, alltså faktura utan moms. Det fångar flödet inte, så titta på momstypen i varje utkast. Recepten: Fortnox och Zapier: skapa kund och offert, Visma eEkonomi och Zapier och Offert accepterad: skapa uppdrag.
6. Omdömen efter jobbet
Be varje kund om ett omdöme på Google när jobbet är klart, med en länk eller QR-kod, och erbjud ingenting i utbyte. Google tillåter inte betalning eller rabatt för omdömen, och du får inte bara fråga de nöjda. Besöker du kunder hos dem döljer du adressen och anger ett serviceområde. Receptet har både checklistan för profilen och ett färdigt meddelande: Google Företagsprofil: checklistan för lokal synlighet. Skicka gärna meddelandet för hand först, och automatisera när rutinen sitter.
Det här gör du själv
- Platsbesök, uppmätning och pris. Det är där jobbet bedöms. Varken AI eller ett flöde ska sätta ett pris.
- Ändringar och tillägg under jobbet. Skriv ned dem och låt kunden godkänna innan du gör arbetet.
- ROT. Enligt Skatteverket drar du av avdraget på fakturan och ansöker själv om utbetalning, i e-tjänsten Rot och rut – företag, när arbetet är utfört och kunden har betalat. Ansökan bygger på faktiska timmar och materialkostnader. Flödet kan samla underlaget, aldrig skicka ansökan.
- Fakturan och momsen. Flödet förbereder, du skickar.
- Reklamationer. Ett missnöjt samtal är inget för ett mall-sms. Läs också När du inte ska använda AI i företaget.
Det här är inte skatte- eller juridisk rådgivning. Skatteverket och din redovisningskonsult avgör vad som gäller.
Så börjar du
Min tumregel är att börja med förfrågningarna. De kommer hela tiden, du kan testa på riktiga mejl och märker direkt att det fungerar. Beskriv gärna hur en förfrågan går från första mejl till faktura i Processkartläggning först. Fler recept finns samlade under Gör det själv, och åtta vardagsflöden i exempel på processautomatisering.
Källor
- Skatteverket – Så fungerar rotavdraget för företag
- Skatteverket – Omvänd betalningsskyldighet inom byggsektorn
- IMY – Personnummer och samordningsnummer
- Zapier – Google Drive
- Zapier – Fortnox
Vanliga frågor
Vad kan en hantverkare automatisera?
Det som sker mellan förfrågan och faktura: fånga förfrågningar i ett register, skriva ett första utkast till offerten, bekräfta och påminna om bokade tider, lägga bilder i rätt mapp, förbereda underlag till bokföringen och be om omdömen. Platsbesök, pris, ROT och själva jobbet ligger kvar hos dig.
Kan AI skriva offerter åt mig?
Den kan skriva utkast till texten utifrån dina tidigare offerter, men inte räkna mängder eller sätta priser. Läs allt innan det går iväg, och läs GDPR-checklistan för ChatGPT, Gemini och Copilot innan kundens uppgifter når ett AI-verktyg.
Kan jag skicka sms-påminnelser till kunder före ett besök?
Ja, med Zapier och en sms-tjänst som 46elks, om kundens mobilnummer finns med i bokningen. En påminnelse om en tid kunden själv bokat kan enligt min tolkning ha avtal som grund. Reklam i samma sms kräver samtycke.
Kan Zapier sköta ROT-ansökan?
Jag bygger inget som gör det. Skatteverket kräver att arbetet är utfört och betalt innan du ansöker, och ansökan bygger på faktiska timmar och material. Flödet kan samla underlaget, du granskar och ansöker.
Behöver jag ett CRM som hantverkare?
Inte till en början. Ett kundregister i Google Sheets eller Excel med en statuslista räcker länge. Tecknen på att du vuxit ur det står i artikeln om kundregister i Sheets eller Excel.
Fastnar du?
Det här är flöden jag bygger åt enmansföretag och små team, ofta på en eller två timmar per flöde tillsammans på skärmen. Om du har fastnat på ett steg, eller hellre vill att jag sätter upp det och lämnar över det dokumenterat, mejla mig med rubriken ”Fastnat: Automatisera hantverkare”. Skriv vilka verktyg du använder och var det tog stopp, så svarar jag med vad jag tror det tar. Jag sitter i Stockholm och jobbar med hela Sverige på distans. Vill du först se om flödet alls är värt att automatisera finns Automationskollen.